Was ist der Zweck von Einzelgesprächen?
- Ermitteln Sie den aktuellen Stand der Moral, des Stresses usw. des Mitarbeiters.
- Verfolgen Sie den Status von Leistungs- und Entwicklungszielen
- Erfahren Sie, ob es Hindernisse für die Zielerreichung gibt, die beseitigt werden müssen
- Besprechen Sie spezifische Probleme – entweder die des Mitarbeiters, des Vorgesetzten oder beides
- Mehrwertiges Feedback geben
- Coaching anbieten
- Formelle und informelle Informationen über die Einheit und die Organisation austauschen
Warum sind One-on-One-Meetings wichtig?
Die Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehung ist die grundlegende Organisationseinheit innerhalb der County-Struktur. Alle Teams, Bereiche und Abteilungen sind auf diesen Beziehungen aufgebaut. One-on-One-Meetings sind ein Forum für die Kommunikation vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter sowie vom Mitarbeiter zum Vorgesetzten. Wenn die Mitarbeiter informiert sind, steigt das Gefühl der Beteiligung, zusammen mit dem Gefühl der Eigenverantwortung, was zu Arbeitszufriedenheit und Produktivität führt. Die Rolle des Mitarbeiters ist es, die Verantwortung dafür zu übernehmen, was er von Ihnen als Vorgesetztem braucht. Ihre Verantwortung ist es, Unterstützung zu bieten und einen Mehrwert zu schaffen, der dem Mitarbeiter hilft, gute Leistungen zu erbringen.
Wie oft sollten Einzelgespräche stattfinden?
Es wird empfohlen, Einzelgespräche alle zwei Wochen anzusetzen. Dies ermöglicht eine häufige, individuelle Kommunikation. Wenn ein Treffen aufgrund einer dringenden Verpflichtung entweder des Vorgesetzten oder des Mitarbeiters abgesagt werden muss, sollte nicht mehr als ein Monat zwischen den Treffen vergehen.
Welche Dauer ist für One-on-One-Meetings am besten geeignet?
Die meisten Meetings sollten etwa 30 Minuten dauern. Längere oder häufigere Meetings können nach Bedarf angesetzt werden. Eine gute Faustregel sind 10 Minuten für die Mitteilungen des Mitarbeiters, 10 Minuten für Ihre Mitteilungen und 10 Minuten für den Informationsaustausch.
Wie sollte sich der Mitarbeiter auf One-on-One-Meetings vorbereiten?
Sie sollten dem Mitarbeiter im Vorfeld Fragen oder eine Gliederung für die Bereiche schicken, die Sie während des Meetings behandeln möchten. Noch besser ist es, wenn Sie den Mitarbeiter die „One-on-One Meeting Template“ verwenden lassen, um die spezifischen Inhalte/Agenda für jedes Meeting vorzubereiten. Bitten Sie den Mitarbeiter, zwei Kopien zum Treffen mitzubringen – eine für jeden von Ihnen, um sie zu überprüfen und zu befolgen. Dies ist ein effektiver Weg, um Ihre Mitarbeiter zu entwickeln, indem sie die Einzelgespräche vorantreiben, indem sie die spezifischen Probleme, Herausforderungen, Möglichkeiten und Ideen mitbringen, die sie besprechen möchten. Sie können jederzeit Ihre eigenen Themen für jedes Treffen hinzufügen, wenn es nötig ist. Sowohl Sie als auch Ihr Mitarbeiter sollten Kopien dieser Besprechungspläne aufbewahren, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können.
Welche Themen sollten behandelt werden?
Verbindung
Sie sollten jede Besprechung mit der gleichen Eröffnungsfrage beginnen, um dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, mitzuteilen, was ihm auf dem Herzen liegt, etc. Eine Frage wie „Wie läuft es?“, die bei jedem Treffen gestellt wird, gibt Ihnen einen Hinweis auf positive oder negative Muster, die sich entwickeln und auf die Sie achten sollten.
Status/Aktualisierung von Leistungs- und Entwicklungszielen
Dies sollten kurze, hochrangige Status/Aktualisierungen für jedes Ziel sein, die Folgendes ansprechen:
- Ist das Ziel auf dem richtigen Weg? Wenn nicht, warum nicht?
- Welche Herausforderungen gibt es bei der Zielerreichung?
- Was hat sich geändert und warum?
- Gibt es neue Prioritäten, die sich auf die weitere Relevanz oder Erreichung des Ziels auswirken können?
- Was sind die Erfolge in Bezug auf das Ziel?
Erfahren Sie, was Sie brauchen, um auf dem Laufenden zu bleiben und bieten Sie Hilfe an, wo sie benötigt wird.
Wichtige Aktionspunkte oder Projekte
Nehmen Sie sich bei Bedarf Zeit, um Einzelheiten zu besprechen. Dazu gehören alle wichtigen Informationen, die Sie wissen sollten, um als informiert zu gelten, einschließlich Problemen oder Änderungen, die sich auf die Fertigstellung auswirken werden oder könnten. Sie sollten die Regel „keine Überraschungen“ bekräftigen. Dies ist eine weitere Gelegenheit, Hilfe und Unterstützung, Ressourcen usw. anzubieten. Wenn mehr Zeit benötigt wird, vereinbaren Sie ein weiteres Treffen.
Wertvolles Feedback
Geben Sie je nach Bedarf positives und/oder negatives Feedback, um Erwartungen zu bekräftigen. Nutzen Sie diese Zeit, um den Mitarbeitern bewusst zu machen, worin sie gut sind und wie sie ihre Stärken zum Nutzen des Teams und der Organisation einsetzen können. Wenn sie Anpassungen oder Änderungen an ihrem Verhalten vornehmen müssen, sollten sie wissen, welche das sind und warum sie sich ändern müssen, damit sie die notwendigen Schritte unternehmen können, um erfolgreicher zu sein.
Coaching-Unterstützung
Das Treffen sollte auch genutzt werden, um das Lernen des Mitarbeiters zu erleichtern. Sie sollten den Mitarbeiter coachen, um ihm zu helfen, alle Fähigkeiten zu entwickeln, die er oder Sie identifiziert haben, die zu seinem Erfolg und/oder seiner Arbeitszufriedenheit beitragen würden. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, andere arbeitsbezogene Probleme zu besprechen oder dem Mitarbeiter zu helfen, diese zu lösen, oder persönliche Probleme zu identifizieren, die derzeit oder potenziell die Arbeitsleistung beeinträchtigen. Wenn persönliche Probleme Teil des Gesprächs werden, ist dies eine gute Gelegenheit, den Mitarbeiter daran zu erinnern, dass er die Vorteile des Employee Assistance Program (EAP) in Betracht ziehen sollte. Das übergeordnete Ziel ist es, dem Mitarbeiter zu verdeutlichen, wie Sie ihm helfen können – in Worten und in Taten. Für einige Coaching-Bedürfnisse sollten Sie ein separates Treffen einplanen.
Sonstiges
Sie und der Mitarbeiter sollten beide Informationen oder Updates über die Einheit, Abteilung oder Organisation austauschen. Diese Informationen können beinhalten, was informell durch den „Flurfunk“ gehört wurde und was über formelle Kanäle wie Management-Meetings kommuniziert wurde. Beispiele sind Gerüchte über bevorstehende Änderungen und sachliche Neuigkeiten über neue Richtlinien usw. Effektive Vorgesetzte halten alle Kommunikationswege offen – sowohl die informellen als auch die formellen.
Vereinbarungen/Nächste Schritte
Dies ist der Punkt im Meeting, an dem der Mitarbeiter zusammenfassen sollte, was besprochen und vereinbart wurde. Dies ist eine gute Entwicklungsmaßnahme für den Mitarbeiter, die Ihnen auch zeigt, wie effektiv die Kommunikation zwischen Ihnen ist. Es sollte klar sein, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Der Mitarbeiter sollte wissen, was von ihm erwartet wird und bis wann er es tun soll. Sie sollten den Mitarbeiter auch wissen lassen, was Sie nachverfolgen werden und sich dazu verpflichten, dies innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu tun.
Welche Fragen könnten Sie während des Gesprächs stellen?
Die folgenden Fragen können nützlich sein:
- Erzählen Sie mir von Ihrer Woche – wie war sie?
- Erzählen Sie mir, woran Sie gearbeitet haben.
- Wo kann ich Ihrer Meinung nach am meisten helfen?
- Sind Sie auf dem richtigen Weg, um den Termin einzuhalten?
- Welche Bereiche liegen vor dem Zeitplan?
- Welche Fragen haben Sie zu diesem Aufgabenbereich oder Projekt?
- Wie wollen Sie das angehen?
- Was haben Sie über diesen Verantwortungsbereich oder dieses Projekt gelernt?
- Was ist nicht so gelaufen, wie Sie gehofft hatten? Warum?
- Was können Sie/wir beim nächsten Mal anders machen?
- Welche Vorschläge haben Sie?
Wie können Sie das Meeting dokumentieren?
Ihr Mitarbeiter könnte zu jedem Meeting zwei Kopien eines Updates mitbringen und dabei die von Ihnen zur Verfügung gestellte Agenda-Vorlage verwenden – eine für Sie, eine für ihn. Dies könnte die Grundlage für Ihre Dokumentation des Meetings bilden. Sie könnten Ihre Kopie verwenden, um Notizen, Beobachtungen, nächste Schritte usw. festzuhalten. Am Ende der Besprechung könnte Ihre Kopie gespeichert, eingescannt und in „Mein Team“ hochgeladen werden oder für ausgewählte Notizen herangezogen werden, die zu „Mein Team“ hinzugefügt würden.