Wenn Sie es für wichtig halten, einen Geschäftsplan und eine strategische Vision zu haben, brauchen Sie auch einen Personalplan. Er ist genauso wichtig.
Ein Personalplan bereitet Ihre Mitarbeiter darauf vor, Ihre Geschäftsstrategie und Ziele umzusetzen. Er hilft Ihnen dabei, Ihr aktuelles Personal vorzubereiten und die Mitarbeiter zu antizipieren, die Sie in Zukunft benötigen. Er bereitet Ihr Unternehmen auf Mitarbeiterfluktuation vor und Ihre Manager darauf, zukünftige Einstellungsentscheidungen strategischer zu treffen. Ein guter Personalplan sollte auch eine Nachfolgeplanung beinhalten, damit Sie Störungen in Ihrem Unternehmen begrenzen können, sollte es zu einem Wechsel im Management oder in der Struktur kommen.
Hier sind fünf entscheidende Schritte zur Erstellung eines effektiven Personalplans für Ihr Unternehmen.
1. Bewerten Sie Ihre aktuelle Belegschaft
Der erste Schritt in der strategischen Personalplanung ist die Ermittlung der Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihrer aktuellen Mitarbeiter. Dazu gehört die Bewertung der Stärken, des Ausbildungsniveaus und zusätzlicher Schulungen oder Zertifizierungen Ihrer Mitarbeiter.
Aber Sie sollten nicht dabei stehen bleiben. Sie sollten auch berücksichtigen, welche Talente sie über ihre aktuelle Stellenbeschreibung hinaus haben. Zum Beispiel könnte Ihr Mitarbeiter in der Dateneingabe auch ein Händchen für den Aufbau von Kundenbeziehungen haben. Sie können diese weniger offensichtlichen Talente aufgreifen, indem Sie Ihre Mitarbeiter durch regelmäßige Gespräche kennenlernen – sowohl formell als auch informell.
Und die Chancen stehen gut, dass Ihre Personalakten bereits eine Fülle von Informationen enthalten, die Ihnen helfen, die Talente und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu erkennen, wie z. B.:
- Lebenslauf
- Weiterbildungshistorie
- Leistungsbeurteilungen
- Abgeschlossene Projekte
Ein System (wie ein interaktives Organigramm) zu haben, um die Informationen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu archivieren, kann es einfacher machen, die Talente Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten. Gleichzeitig fühlen sich Ihre Mitarbeiter mehr wertgeschätzt, wenn klar ist, dass Sie ihre Stärken zur Kenntnis nehmen.
Außerdem können Leistungsbeurteilungen Ihnen helfen festzustellen, wann Mitarbeiter bereit und in der Lage sind, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen. Wenn Mitarbeiter in allen Kategorien konstant gut abschneiden, ist das ein guter Indikator dafür, dass sie bereit sind, anspruchsvollere Aufgaben zu übernehmen. Nicht alle Mitarbeiter wollen jedoch in andere Positionen wechseln. Wenn dies der Fall ist, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie in ihren aktuellen Rollen herauszufordern.
2. Erstellen Sie Pläne zur Mitarbeiterentwicklung
Qualifizierte Mitarbeiter zu haben, ist nur ein Schritt beim Aufbau einer langfristigen, erfolgreichen Belegschaft. Um wirklich etwas zu bewirken, muss die Arbeit Ihrer Mitarbeiter die Wachstumsziele des Unternehmens unterstützen.
Sie können dies erreichen, indem Sie einen Mitarbeiterentwicklungsplan für Ihre Mitarbeiter erstellen. Damit schaffen Sie klare Vorgaben, wie sie ihre Fähigkeiten erweitern und ihre Karriere vorantreiben können, damit Ihr Unternehmen vorankommt. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass die Entwicklungspläne Ihrer Mitarbeiter auf dem Punkt sind.
1. Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmensziele – Bevor Sie Ziele für Ihre Mitarbeiter festlegen, sollten Sie versuchen, ihren Entwicklungsplan mit den Anforderungen Ihres Unternehmens abzustimmen.
2. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern – Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass Sie die Fähigkeiten und Karrierewünsche Ihrer Mitarbeiter kennen.
3. Entscheiden Sie, welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter benötigen – Nachdem Sie sich die Fähigkeiten und Erfahrungen jedes einzelnen Mitarbeiters sowie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angesehen haben, entscheiden Sie, welche Fähigkeiten jede Person erwerben muss.
4. Erstellen Sie einen Aktionsplan – Sobald Sie wissen, was die Ziele sind, können Sie herausfinden, wie Ihr Mitarbeiter vorgehen wird, um sie zu erreichen.
5. Wenden Sie die neuen Fähigkeiten am Arbeitsplatz an – Richten Sie einige Gelegenheiten ein, bei denen Ihre Mitarbeiter die neuen Fähigkeiten schnell am Arbeitsplatz anwenden können und Feedback erhalten.
Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen die Mitarbeiter, die Sie bereits haben, nicht vernachlässigt – insbesondere die Leistungsträger. Selbst bei Ihren Leistungsträgern gibt es immer Raum für Verbesserungen, und sie brauchen immer noch entwicklungsorientierte Aufmerksamkeit von Ihnen.
Auch stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterentwicklungspläne eine positive Konnotation in Ihrem Unternehmen haben (und dass sie nicht als eine Form von Korrekturmaßnahmen angesehen werden), indem Sie sie als eine Gelegenheit präsentieren, das Potenzial zu maximieren, zu wachsen und rundum besser zu werden.
Der Hauptgrund, warum Mitarbeiter bei einem Unternehmen bleiben, ist, dass sie sich durch ihre Arbeit herausgefordert fühlen, so ein Bericht von Aberdeen. Tatsächlich gaben 34 Prozent an, dass sie bei ihrem aktuellen Arbeitgeber bleiben, weil sie die Möglichkeit sehen, Teil des zukünftigen Wachstums des Unternehmens zu sein.
3. Erstellen Sie einen Nachfolgeplan
Mit dem Wachstum eines Unternehmens kommen Veränderungen. Das ist unvermeidlich. Ob es sich um einen Wechsel im Führungsteam oder eine Umstrukturierung von Abteilungen handelt, Sie müssen darauf vorbereitet sein. Ein Nachfolgeplan kann Ihnen helfen, Unterbrechungen zu minimieren, indem Sie kritische Rollen in Ihrem Unternehmen und Mitarbeiter identifizieren, die die Fähigkeiten haben, diese Positionen sofort zu übernehmen, sollte jemand ausscheiden.
Sie können sich dafür entscheiden, die Mitarbeiter direkt in die Erstellung Ihres Nachfolgeplans einzubeziehen. Das würde bedeuten, dass Sie Gespräche mit allen Ihren Mitarbeitern führen, um herauszufinden, was ihre Karriereziele sind, wo sie sich in der Zukunft sehen und welche Entwicklung sie ihrer Meinung nach brauchen, um dorthin zu gelangen.
Sie können Ihren Nachfolgeplan auch hinter den Kulissen erstellen. Die Wahl hängt wirklich davon ab, wie die Kultur Ihres Unternehmens ist.
Zudem sollten Sie immer darauf vorbereitet sein, Ihre Mitarbeiter über Veränderungen zu informieren und zu erklären, wie genau sich eine Veränderung auf sie auswirken kann. Transparenz baut Ängste ab und verhindert, dass sich Ihre Mitarbeiter negative Gründe für die Veränderungen ausmalen.
4. Führen Sie eine Gap-Analyse durch
Eine Gap-Analyse hilft Ihnen zu erkennen, welche Ressourcen Ihr Unternehmen hat und welche Sie in Zukunft brauchen werden. Wenn Sie eine Gap-Analyse durchführen, bewerten Sie Ihre HR-Praktiken und Ihre Infrastruktur, um festzustellen, wo Ihr Unternehmen Defizite aufweist. Zum Beispiel können einige Ihrer HR-Praktiken so gestaltet sein, dass sie zu der Situation passen, in der sich Ihr Unternehmen vor fünf Jahren befand, aber sie entsprechen nicht Ihren heutigen Bedürfnissen oder denen, die Sie in naher Zukunft erreichen wollen. Nach einer Gap-Analyse können Sie Ihre aktuellen Verfahren verbessern und neue Praktiken implementieren, die das Wachstum Ihres Unternehmens besser unterstützen.
Wenn Sie eine Gap-Analyse durchführen, werfen Sie einen Blick auf Ihre:
- Stellenbeschreibungen – Stimmen sie mit den Erwartungen überein, die Sie derzeit an Ihre Mitarbeiter haben, und umreißen sie alle notwendigen Fähigkeiten und Anforderungen?
- Mitarbeiterhandbuch – Haben Sie es in den letzten zwei Jahren überprüft und/oder aktualisiert? Überprüfen Sie, ob Ihre Richtlinien noch mit den Arbeitsgesetzen übereinstimmen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in neue Städte oder Staaten expandiert haben, in denen Sie möglicherweise anderen Vorschriften unterliegen. Wann haben Ihre Mitarbeiter das letzte Mal das Handbuch gelesen? Ziehen Sie in Erwägung, sie zu bitten, es erneut zu lesen, sobald Sie Aktualisierungen vornehmen.
- Schulungsprogramme – Werden Ihre Mitarbeiter auf eine organisierte Art und Weise auf ihre Aufgaben vorbereitet, die den geschäftlichen Erfordernissen entspricht?
- Gesundheitsleistungen – Bieten Sie die vom Affordable Care Act (ACA) geforderten Leistungen an und erfüllen Sie gleichzeitig die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter?
- Krankentage – In einigen Bundesstaaten und in einer wachsenden Anzahl von Städten entstehen neue Standards für bezahlte Krankheitstage. Prüfen Sie die aktuellen Gesetze zu Krankheitstagen, um sicherzustellen, dass Sie sie einhalten.
- Geschäftsentwicklung – Wenn der Umsatz steigt, kann es sinnvoll sein, die Beiträge zu den Rentenkonten Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen oder mehr PTO-Tage zu gewähren, was einen Mehrwert für Ihr gesamtes Vergütungspaket bedeutet. Wenn der Umsatz rückläufig ist, sollten Sie überlegen, ob Sie einige dieser Leistungen zurückfahren, um Ihr Geschäft zu stabilisieren.
5. Entscheiden Sie, ob/wie Sie die Ressourcen für die Zukunft aufstocken
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird auch Ihr Personalbedarf steigen. Um die besten Leute für den Job und Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie wissen, wonach Sie suchen.
Prüfen Sie die Informationen, die Sie über Ihre aktuelle Belegschaft gesammelt haben. Haben Sie genügend Mitarbeiter? Haben sie die richtigen Fähigkeiten und das richtige Know-how, um Ihnen zu helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen?
Diese Informationen können Ihnen helfen zu entscheiden, welche Stellen besetzt werden müssen und wer am besten passen würde. Von dort aus können Sie feststellen, ob Sie von innen heraus befördern können oder ob Sie neue Talente rekrutieren müssen, wenn Ihr Unternehmen wächst. An dieser Stelle ist die Bestandsaufnahme Ihrer Fähigkeiten besonders hilfreich. Haben Sie bereits einen potenziellen Mitarbeiter, der zu Ihnen passt? Müssen die Fähigkeiten bereits beherrscht werden, oder könnten sie durch Schulungen erlangt werden? In vielen Fällen ist ein aktueller Mitarbeiter, der bekanntermaßen zur Unternehmenskultur passt, ein zusätzliches Training wert.
Schauen Sie sich nun Ihre potenziellen Herausforderungen bei der Personalbesetzung an. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die es Ihnen erschweren könnten, neue Mitarbeiter zu rekrutieren:
- Ihr aktuelles Gesamtvergütungspaket entspricht nicht den Erwartungen Ihrer idealen Kandidaten.
- Aufkommende technologische Veränderungen oder Verschiebungen innerhalb der Wirtschaft machen es schwierig, hochwertige Talente zu rekrutieren. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen muss eine neue Technologie einführen und es gibt einen Mangel an erfahrenen Kandidaten, die qualifiziert sind, die entsprechenden Positionen zu besetzen (auch bekannt als Qualifikationslücke).
- Ihre Unternehmenskultur ist schlecht, was hochqualifizierte Kandidaten, die wählerisch sein können, wo sie arbeiten, abschreckt.
Diese Dinge zu kennen, kann Ihnen helfen, Rekrutierungsblockaden zu vermeiden, bevor sie zu einem Problem werden. Versuchen Sie, mögliche Probleme zu lösen, bevor Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen. Stellen Sie sicher, dass das Umfeld stimmt, um Top-Talente anzuziehen und zu halten. Andernfalls kann es passieren, dass Sie ständig Mitarbeiter austauschen müssen.
Erinnern Sie sich: Personalplanung ist ein fortlaufender Prozess. Ihre Strategie sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, wenn sich Ihr Unternehmen verändert.
Sind Sie nicht sicher, wie Sie anfangen sollen? Laden Sie sich unser kostenloses E-Book „Die 7 häufigsten HR-Fehler und wie Sie sie vermeiden“
Erfahren Sie, wie Sie eine luftdichte HR-Strategie erstellen, die Sie auf den Weg zum Erfolg bringt.