10 valores predeterminados que puedes cambiar para que Outlook 2016 funcione a tu manera

Con la potencia y la flexibilidad de Outlook vienen muchas opciones. Puedes utilizarlas para eliminar parte de la pesadez y trabajar de forma más productiva configurando Outlook para que se adapte a tus hábitos de trabajo. En este artículo, te mostraré cómo cambiar 10 de las configuraciones de Outlook listas para usar para complementar tu forma de trabajar.

Estoy utilizando Outlook 2016 (escritorio) en un sistema Windows de 64 bits. No hay ningún archivo de demostración descargable, y ninguno de estos ajustes es apropiado para 365 Mail.

Nota: este artículo también está disponible en el PDF gratuito Haz que Office 2016 funcione a tu manera cambiando estas configuraciones predeterminadas.

1: Abrir carpeta

Cuando inicias Outlook por primera vez, muestra la vista Hoy, que mucha gente no utiliza. En su lugar, van directamente a una carpeta de correo y empiezan a trabajar. Sólo son unos pocos clics, pero puedes cambiar esta configuración y hacer que Outlook se abra justo donde quieres empezar. Para especificar la carpeta que Outlook selecciona al iniciarse, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones.
2. En el panel izquierdo, elija Avanzadas.
3. En la sección Inicio y salida de Outlook, utilice el botón Examinar para localizar la carpeta o la ventana en la que desea comenzar a trabajar (Figura A).
4. Seleccione la carpeta o ventana. Yo empiezo en la bandeja de entrada de la cuenta que más uso.
5. Haga clic en Aceptar dos veces.

Figura A

Selecciona la carpeta que quieres que abra Outlook al iniciarse.

VEA: 20 consejos profesionales para que Windows 10 funcione como usted quiere (PDF gratuito de TechRepublic)

2: Libreta de direcciones personalizada

Outlook utiliza una lista de direcciones global, y eso funciona bien para la mayoría de nosotros. El valor predeterminado es Iniciar con la lista global de direcciones. Si estás en Exchange, la GAL suele ser de miembros de tu organización. Las direcciones que añadas tú mismo estarán en tu lista de contactos personales. Si quieres que Outlook se dirija por defecto a tu lista de contactos, haz lo siguiente:

1. En la pestaña Inicio, haz clic en Libreta de direcciones en el grupo Buscar.
2. En el cuadro de diálogo resultante, seleccione Opciones en el menú Herramientas.
3. Haga clic en la opción Iniciar con las carpetas de contactos (Figura B). Asegúrese de que la opción de apertura en la parte inferior muestra Elegir automáticamente (debería). También puede hacer clic en Personalizado para elegir por defecto otra lista. Al elegir Personalizada, también debe especificar la libreta de direcciones específica.
4. Haga clic en Aceptar y cierre el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

Figura B

Controlar la libreta de direcciones que Outlook abre por defecto.

3: Formato de los mensajes

Puedes enviar mensajes en tres formatos:

• Texto sin formato
• HTML
• Texto enriquecido

Los clientes de correo y los dispositivos móviles se están adaptando, y el HTML se está convirtiendo en un estándar. Sin embargo, el texto plano da menos problemas cuando se trata de lo desconocido. Por ejemplo, yo sigo utilizando texto plano por defecto porque muchas de las listas a las que me suscribo todavía no pueden manejar HTML. Para establecer este valor por defecto, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Opciones.
2. En el panel izquierdo, haga clic en Correo.
3. En la sección Redactar mensajes, elija Texto sin formato en el menú desplegable Redactar mensajes en este formato (Figura C).
4. Haga clic en Aceptar.

Figura C

Configura el formato de mensaje por defecto.

4: Intervalo de citas

Si el promedio de sus citas es de 15 minutos en lugar de los 30 minutos predeterminados, cambiar el valor predeterminado de la siguiente manera le ahorrará tiempo:

1. En la ventana del Calendario, haga clic con el botón derecho del ratón en la barra de tiempo en la vista de Día o en una de las vistas de Semana.
2. Elija un intervalo en el submenú resultante (Figura D).

Figura D

Selecciona el intervalo de citas por defecto en este menú.

5: Recordatorios de citas

Los recordatorios tienen una configuración por defecto de 15 minutos. Puede cambiar la hora del recordatorio cuando crea la cita o puede cambiar la configuración predeterminada de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones.
2. Seleccione Calendario en el panel izquierdo.
3. En la sección Opciones de calendario, elija una hora de recordatorio en el desplegable Recordatorios predeterminados (Figura E).
4. Haga clic en Aceptar.

Figura E

No vuelvas a perder una cita: establece una hora de recordatorio razonable.

Si el intervalo que desea no está disponible, introdúzcalo manualmente.

SEA: 10 consejos para ahorrar tiempo y agilizar su trabajo en Outlook (TechRepublic)

6: Orden de los nombres de los contactos

Cuando se introducen direcciones en el campo Para, Outlook muestra los nombres de los contactos en el orden Nombre Apellido. Si prefiere verlos ordenados alfabéticamente por el apellido, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Configuración de la cuenta en el menú desplegable Configuración de la cuenta.
2. Haga clic en la pestaña Libretas de direcciones.
3. Seleccione la libreta de direcciones y haga clic en Cambiar.
4. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la opción Archivo como (Smith, John) en la sección Mostrar nombres por (Figura F).
5. Haga clic en Cerrar dos veces.
6. Salga y vuelva a abrir Outlook para aplicar el cambio.

Figura F

Muestra los contactos alfabéticamente por el apellido.

7: Panel de lectura

El panel de lectura es flexible y fácil de personalizar, lo que es importante si los mensajes son largos. Para liberar espacio para más texto, desactive el panel de navegación haciendo clic en la pequeña flecha izquierda de la parte superior del panel. O desactívalo por completo eligiendo Desactivar en el desplegable Panel de carpetas del grupo Diseño. Si la lista de tareas pendientes está visible, elimínela eligiendo Desactivar en el menú desplegable de la Barra de tareas pendientes en el grupo Diseño. Estos son cambios sencillos de implementar, pero liberan rápidamente mucho espacio y se quedan pegados; debes restablecerlos cuando los necesites.

8: Semana laboral

Somos una sociedad versátil con todo tipo de horarios, y la semana laboral por defecto de cinco días, de lunes a viernes, no representa a muchos de nosotros. Si tienes una semana laboral no tradicional, cambia el valor por defecto de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones.
2. Seleccione Calendario en el panel izquierdo.
3. En la sección Tiempo de trabajo, marque los días que desea incluir en su semana de trabajo. La figura G muestra a un afortunado empleado que trabaja de lunes a jueves, de 10:00 a 2:00, ¡qué no es tradicional!
4. Haga clic en Aceptar.

Figura G

Tu calendario debe adaptarse a tu horario de trabajo.

9: Frecuencia de descarga del correo

Outlook descarga el correo regularmente, pero puedes controlarlo si quieres y hay varias opciones para elegir. Para cambiar el tiempo de intervalo de descarga, haz lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Enviar/Recibir.
2. Haga clic en el desplegable Grupos de envío/recepción y elija Definir grupos de envío/recepción.
3. La opción Programar un envío/recepción automático cada debe estar marcada; introduzca el intervalo en minutos (Figura H). 30 es el valor predeterminado. Si desmarca la opción, deberá descargar (y enviar) manualmente utilizando las opciones de Envío/Recepción. (Yo prefiero hacer las cosas manualmente.)
4. Haga clic en Cerrar.

Figura H

Determina la frecuencia con la que Outlook descarga el correo.

10: Fuente y tamaño de la fuente

De forma predeterminada, Outlook utiliza texto Calibri de 11 puntos en los mensajes que redacta y envía. Si prefiere un formato diferente, cambiar este valor predeterminado es fácil:

1. Haga clic en la ficha Archivo y elija Opciones.
2. Seleccione Correo en el panel izquierdo.
3. En la sección Redactar mensajes, haga clic en Papelería y fuentes.
4. En la sección Nuevos mensajes de correo, haga clic en Fuente, realice los cambios que desee en el cuadro de diálogo resultante (Figura I) y haga clic en Aceptar.
5. Para cambiar la fuente y el tamaño de la fuente de las respuestas y los mensajes reenviados, haga clic en Fuente en la sección Mensajes de respuesta o reenvío.
6. Haga clic en Aceptar dos veces.

Figura I

Envía los mensajes y las respuestas utilizando la fuente y el tamaño de fuente que elijas.

Trabaja a tu manera

Hemos visto sólo 10 valores predeterminados que puedes personalizar. No te detengas con estos. Si no te gusta algo, revisa las Opciones a través de la pestaña Archivo para ver qué hay disponible.

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