A lo largo de la duración de un proyecto, las personas involucradas siempre pueden encontrar problemas de los que aprender algo. Estos problemas se discuten con regularidad para que los miembros del equipo puedan aprender algo práctico que aplicar en caso de que se repitan. Estos sucesos suelen registrarse en una plantilla de lecciones aprendidas para que la información obtenida de la experiencia no se pierda.
Plantillas de Lecciones Aprendidas
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¿Por qué son importantes las lecciones aprendidas?
Incluso los proyectos más rentables del mundo tienen sus altibajos y, por lo general, las bajadas tienen un impacto tan grande como las subidas. Para ser un gestor de proyectos de éxito, siempre hay que documentar y analizar las lecciones aprendidas en una plantilla de lecciones aprendidas y aplicarlas posteriormente cuando se necesiten en futuros proyectos.
Escribir estas lecciones aprendidas en un documento de lecciones aprendidas debería convertirse en una parte básica de cualquier proyecto, ya que sirve para varios propósitos. Aunque la documentación completa de un formato de lecciones aprendidas suele realizarse durante el proceso de cierre del proyecto, debe registrar cada lección aprendida a lo largo de la duración del proyecto.
Esto asegura que toda la información se documenta de manera precisa y oportuna. A continuación se enumeran las razones más importantes por las que debería crear sus propias lecciones aprendidas del proyecto:
- Es una herramienta útil y esencial
Todas las lecciones aprendidas de cada proyecto pueden servir como una herramienta esencial, especialmente cuando se le asignan proyectos similares. Los ejemplos de lecciones aprendidas deben describir las cosas que salieron mal durante el proyecto junto con las recomendaciones para evitar que ocurra algo similar en el futuro.
En el lado positivo, el documento también debe describir los aspectos del proyecto que salieron bien y cómo los proyectos similares pueden beneficiarse de esa información. - Ayuda a garantizar la inclusión
Debe enviar el documento de lecciones aprendidas a la oficina de gestión de proyectos (PMO) y al patrocinador del proyecto para que se incluya en los archivos y activos de la organización como una adición a la base de datos de lecciones aprendidas. Si su organización no tiene una PMO, entonces debe haber algún otro medio de comunicación que garantice la inclusión de todos los gerentes de proyecto. - Captura las lecciones aprendidas del proyecto
El propósito principal de las lecciones aprendidas del proyecto es reunir las lecciones aprendidas en un proyecto en un documento oficial que luego puede compartir con otros gerentes de proyecto asignados en proyectos similares en el futuro.
El documento puede incorporarse como parte de un nuevo proceso de planificación del proyecto para proyectos similares. Su uso puede determinar los problemas que se produjeron, cómo resolviste dichos problemas y cómo evitarlos en el futuro. - Describe todo lo que salió bien en el proyecto
El formato de lecciones aprendidas también debe detallar lo que salió bien en el proyecto y las razones para que los otros gerentes de proyecto puedan capitalizar las acciones tomadas. También sería una buena idea que los demás gestores de proyectos se enteraran de quiénes eran los miembros del equipo del proyecto para poder solicitar comentarios y sugerencias para la planificación de futuros proyectos.
Formatos de lecciones aprendidas
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¿Qué son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?
Las lecciones aprendidas pueden convertirse en una discusión informal, especialmente cuando se miran los proyectos en retrospectiva. Por lo general, ocurre después de la finalización de un proyecto en una reunión en la que usted, junto con los representantes clave de la parte del cliente y del contratista están presentes.
La reunión puede ser aún más perspicaz con cierta organización. Durante la reunión para las lecciones aprendidas, todos los involucrados en el proyecto comparten sus perspectivas sobre sus pensamientos sobre el proyecto, lo que les gustaría cambiar, las cosas que han aprendido y lo que hay que mejorar.
Documentos de lecciones aprendidas
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¿Qué es un registro de lecciones aprendidas?
Cada proyecto debe contar con un documento para registrar los conocimientos adquiridos durante el proyecto para su uso en el proyecto actual y, posteriormente, introducirlos en el registro de lecciones aprendidas para su futura consulta. El objetivo principal de este documento es recoger las lecciones aprendidas en toda la organización. La captura de información clave relacionada con el proyecto de forma consistente puede ayudar a otros miembros del equipo a repasar y localizar las lecciones relevantes.
Puede utilizar el registro de lecciones aprendidas y compartirlo a través de una unidad compartida o en la nube. También puede personalizar el formato de las lecciones aprendidas para fomentar la colaboración. Puede adaptar cualquier valor o categoría del documento para que se ajuste a sus necesidades.
Lecciones aprendidas
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¿Cómo hacer una plantilla de lecciones aprendidas?
Otro uso de las lecciones aprendidas de un proyecto es como componente principal de la cultura de una organización que está comprometida con la gestión adaptativa y la mejora continua. En palabras más sencillas, puede utilizar los ejemplos de lecciones aprendidas para comunicar el conocimiento de una manera más eficaz y asegurarse de que la información útil se incluye en los procesos de trabajo, las actividades y la planificación. Aquí están los pasos básicos para hacer una plantilla de lecciones aprendidas:
- Defina su proyecto
Este es el primer paso en el que se identifica la necesidad de lecciones aprendidas y se establece el proceso, así como, el equipo a través del cual se recogen las lecciones. Es esencial establecer el propósito y la necesidad de las lecciones, las personas para el uso del producto y los miembros del equipo del proyecto.
Elija personas para trabajar en el documento de lecciones aprendidas que tengan conocimientos específicos o experiencia en el proyecto y otras habilidades importantes, especialmente en términos de escritura y comunicación. Los miembros deben estar de acuerdo con el formato del producto, las estrategias para la recopilación de datos, los métodos de análisis, las estrategias para la difusión y otras actividades que el proyecto pueda necesitar. - Reunir datos
Esto implica la recopilación de información a través de procesos no estructurados o estructurados como las críticas del proyecto, las reuniones y los formularios escritos. Puede haber muchas fuentes de las que puede recopilar datos para su plantilla de lecciones aprendidas.
Puede basar estas lecciones tanto en las experiencias positivas que logran los objetivos de la organización como en las experiencias negativas que dieron lugar a resultados no deseados. Para algunos proyectos, un proceso de recopilación de lecciones en colaboración puede ser tan importante como el registro del proceso. - Verificación y síntesis
Las lecciones presentadas deben ser verificadas para asegurar su aplicabilidad y precisión. En el proceso participan expertos en la materia y en el dominio que coordinan y realizan revisiones para averiguar si la lección tiene o no:
Relevancia con otros proyectos.
Cualidades únicas en un determinado departamento.
Características aplicables a toda la organización. - Almacenamiento
Este aspecto del documento de lecciones aprendidas tiene que ver con la incorporación de las lecciones a una base de datos compartida con el fin de difundirlas y compartirlas en el futuro. La información debe almacenarse de tal manera que permita a los usuarios buscar e identificar las lecciones utilizando palabras clave. - Difusión
Este último elemento es el más importante e implica la difusión de las lecciones aprendidas. El beneficio sería escaso, o nulo, si las lecciones aprendidas no se utilizan y distribuyen entre quienes podrían beneficiarse de ellas. El proceso de difusión puede incluir la revisión del proceso de trabajo, la distribución rutinaria y la formación.
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Utilizar la plantilla de lecciones aprendidas para realizar reuniones
Utilizar una plantilla de lecciones aprendidas para recoger las recomendaciones del equipo y personales durante y después del proyecto. Debe haber una reunión rápida con su equipo para repasar las lecciones aprendidas a mitad del proyecto.
Dejar estos debriefings hasta el lanzamiento del proyecto podría resultar en la pérdida de información incluso antes de que el lanzamiento ocurra. Estas son las principales razones por las que debería llevar a cabo una reunión con su documento de lecciones aprendidas:
- Para aprender de cualquier error y evitar cometer los mismos errores en el futuro.
- Para determinar las mejores prácticas y pasar este conocimiento a otros proyectos en el futuro.
- Para crear confianza con los miembros de su equipo y los accionistas. Hacer que la gente se involucre en el proceso hace que apoyen más la gestión del proyecto.
- Cuando se lleva a cabo una reunión con todo el equipo, tendrá miembros que se reúnen en pequeños grupos para presentar sus conclusiones al final de la reunión.
- En una reunión de lecciones aprendidas en la que sólo tiene unos pocos asistentes, puede discutir la conclusión de todo el mundo sin necesidad de presentaciones.
Todo esto significa que las reuniones de lecciones aprendidas no son sólo un lugar para que la gente comparta sus sentimientos de ira y frustración, que es a menudo la impresión que se tiene cuando la gente se vuelve demasiado negativa.
Pero las revisiones de proyectos a través de las lecciones aprendidas deben centrarse siempre en compartir comentarios constructivos y útiles para mejorar. Echemos un vistazo más de cerca a un proceso estándar para una reunión de lecciones aprendidas:
El principal desafío de estas reuniones es que la gente puede sentirse indecisa para proporcionar una retroalimentación sincera. Temen parecer duros, tienen miedo de herir los sentimientos de los demás o incluso de ser juzgados por otros.
Pero a menudo, habría un miembro que rompe el hielo y muestra una postura más valiente. Cuando esto ocurre, los demás le siguen y empiezan a compartir sus críticas abiertamente. Este es el tipo de ambiente que debes promover.
Si sientes que los asistentes tienen esa tendencia a sentirse indecisos a la hora de abrirse, puedes considerar la posibilidad de planificar algunos puntos de discusión de antemano, como por ejemplo, colocar un par de auto-absorciones como muestra de humor y humildad. Esto también demuestra que ser autocrítico con ellos mismos y con los miembros del equipo es totalmente aceptable.