Una plantilla de factura de servicios es un tipo de documento comercial que proporcionan las empresas a los clientes. Sirve como indicación de una transacción y está destinada a solicitar el pago de los servicios que la empresa ha prestado al cliente. Esta factura es una herramienta de comunicación muy poderosa que garantiza un pago puntual. Además, la emisión de este documento da a los clientes una buena impresión que, a su vez, sienta las bases para una relación profesional a largo plazo.
Plantillas de facturas de servicios
Tipos de plantillas de facturas
Muchos negocios, profesionales y autónomos pueden utilizar una plantilla de factura de servicios. Una plantilla de factura de consultoría o una plantilla de factura personal de servicios ofrecidos proporcionan a los clientes toda la información que necesitan para realizar su pago en el momento oportuno.
Desgraciadamente, mucha gente percibe las facturas como una molestia, pero esto no tiene por qué ser siempre así. Puedes crear una plantilla de factura de Microsoft Word que se adapte a tu negocio o descargar una y utilizarla para todos tus clientes. Hay diferentes tipos de plantillas de facturas que puede crear, incluyendo:
- Básica. Este es uno de los tipos de plantillas más simples que puedes crear. La gran parte de ella es que usted puede utilizar la plantilla para diferentes propósitos. Debido a su simplicidad, es adecuada para autónomos, profesionales y más. Al crear la plantilla, incluye todos los campos básicos para introducir la información requerida por tus clientes.
- Facturación. A la hora de crear este tipo de plantilla, hazla lo más sencilla posible. Incluya todos los campos necesarios que necesite para facturar a sus clientes. También puedes incluir el logotipo de tu negocio o empresa pero no añadas nada más. No tiene sentido añadir demasiados campos o gráficos que puedan desordenar la plantilla y dificultar su comprensión.
- En blanco. Este tipo de plantilla de factura de servicios es la más versátil porque puedes utilizarla para diferentes fines. Si estás creando la plantilla desde cero, diséñala como quieras. Hazla tan simple o tan complicada como quieras. Solo asegúrate de que la plantilla contenga toda la información relevante relativa a los servicios que has prestado.
- Consultora. Una plantilla de factura de consultoría funciona para diferentes tipos de negocios y profesionales. Tanto si eres un autónomo, como un empresario o un consultor profesional, puedes utilizar este tipo de factura para informar a tus clientes de cuánto deben pagar por tus servicios. En este tipo de factura, puedes incluir secciones para tus cargos por hora y otros honorarios.
- Asistente de facturación. Con este tipo de factura, puedes echar un vistazo a tu lista completa de facturas. Con él, también puedes ver todos los clientes con los que estás trabajando. Al crear esta plantilla, incluye toda la información o campos que necesites para gestionar todas tus relaciones financieras con tus clientes. Puedes crear y gestionar esta plantilla en Microsoft Excel.
- Rastreador de facturas. Se trata de un tipo especial de plantilla de factura que puedes utilizar para llevar un control de todas las facturas que has enviado a los clientes. Es muy útil tener este tipo de plantilla, especialmente si tienes que tratar con varios clientes al mismo tiempo.
- Proforma. Utiliza este tipo de factura para establecer el coste de los servicios y bienes antes de entregarlos a tu cliente. Este tipo de plantilla varía ligeramente al tipo estándar en cuanto al formato. Indica la transacción prevista en lugar de la transacción realizada.
- Ventas. Al hacer este tipo de plantilla de factura de Microsoft Word, asegúrate de que sea limpia, profesional y sencilla. Diseñe la plantilla pensando en sus clientes. Al emitir una factura de este tipo a tus clientes, ellos también realizarán sus propios cálculos para comprobar si el pago que has anotado coincide con la cantidad que han calculado.
- Servicio. Por último, esta la plantilla de factura de servicios es muy popular entre los autónomos, consultores y diferentes tipos de empresas también. Cuando crees esta plantilla, asegúrate de que incluye toda la información relativa a los servicios que has prestado. También puede incluir un campo para la tarifa que está cobrando y cuántas horas ha prestado el servicio a su cliente.
- Con las horas y la tarifa. Crea una plantilla de aspecto profesional para que tus clientes se lleven una buena impresión. Para este tipo, incluye las horas facturables y tu tarifa para informar al cliente de cuánto debe pagar exactamente. Asegúrate de que tu plantilla de factura de consultoría contiene tu logotipo para que el cliente sepa que proviene de ti.
Plantillas de factura de consultoría
Cosas a tener en cuenta antes de hacer una plantilla de factura de servicios
Si estás pensando en crear una plantilla de factura de servicios para tu negocio o una plantilla de factura personal, debes tener en cuenta un par de cosas primero. En primer lugar, asegúrate de que la plantilla que crees no esté desordenada y tenga un aspecto profesional. Esto significa que debe ser muy fácil de leer y entender.
Recuerda que vas a emitir estas facturas a tus clientes. Por lo tanto, siempre debes asegurarte de que la factura dé una buena impresión a tus clientes. Puede optar por descargar una plantilla y utilizarla para crear su propia plantilla de factura de servicios que sea legible y profesional.
Al pensar en el diseño y el formato de su plantilla, asegúrese de que sea fácil de usar. No querrás pasar tanto tiempo escribiendo la información en la plantilla porque tenga demasiados campos. Piensa en todos los campos que quieres incluir y haz que sólo los más importantes formen parte de tu plantilla.
Además, decide si quieres utilizar una plantilla de factura de servicios impresa o una plantilla de factura digital de Microsoft Word que editas en tu ordenador y sólo imprimes después de haber introducido toda la información. Esto último es ideal si tienes una oficina donde emites tus facturas a tus clientes.
Si prestas cualquier tipo de servicio ya sea de forma individual o en una empresa, debes crear una plantilla de factura. Asegúrate de crear una plantilla que sea adecuada para tu propio negocio o marca. No importa el tipo de plantilla que hagas, úsala siempre que necesites pedir un pago a tus clientes.
Plantillas de facturas personales
Consejos para crear una plantilla de factura de servicios
Ahora que sabes qué debes tener en cuenta antes de crear tu plantilla de factura de servicios, es el momento de aprender más sobre cómo crear la plantilla en sí. Tanto si necesitas crear una plantilla de factura personal si eres autónomo como una plantilla para tu empresa, los pasos son los mismos.
Las plantillas de factura son muy útiles para transmitir información importante a los clientes. Después de rellenar toda la información requerida en la plantilla, entregar una copia a tu cliente sirve como prueba de que le has informado de su obligación financiera. También informa a tu cliente de cuánto te debe por los servicios que le has prestado.
Para guiarte, aquí tienes algunos consejos para crear una plantilla de factura de servicios y toda la información básica que debes incluir en el documento:
El nombre de la empresa
En la parte superior de la plantilla, incluye el nombre de tu empresa y la dirección de la misma. Si trabajas de forma independiente, escribe tu título como quien presta el servicio a tus clientes
El nombre del cliente
Incluye un campo para el nombre y la dirección de tu cliente. Este es uno de los aspectos más importantes, sobre todo porque vas a facturar a tu cliente.
La descripción de los servicios prestados
La extensión de este apartado depende del tipo de servicio que prestes. Por ejemplo, si prestas servicios legales o de consultoría, es posible que tengas que incluir una descripción extensa. A veces, también puede necesitar proporcionar los detalles sobre cómo calcula los totales de pago o un desglose de los honorarios que cobra a sus clientes.
En esta sección, incluya otra información relevante como las condiciones de pago, la fecha de vencimiento del pago, y más.
Métodos de pago
Ya que quiere recibir el pago por los servicios que ha proporcionado, asegúrese de que sea fácil para su cliente darle el pago. Este es otro apartado importante ya que los clientes, sobre todo los más ocupados, siempre quieren una solución cómoda.
La moneda que aceptas
Si trabajas en una oficina y solo tratas con clientes de tu zona, entonces no tienes que incluir esto en tu plantilla de factura de servicios. Pero si eres un autónomo o tratas con gente de todo el mundo, entonces este apartado es muy importante. De esta forma, tus clientes podrán pagarte solo en la moneda que aceptes.
Después de crear tu plantilla, revísala primero antes de empezar a usarla. Guarda la plantilla en tu ordenador para no tener que seguir creando una plantilla cada vez que tengas que facturar a tus clientes. Luego puedes imprimir la plantilla y tenerla copiada o tenerla a la vista para cuando necesites imprimir una factura para tus clientes.
Puedes utilizar una única plantilla para todos tus clientes o diferentes plantillas para los distintos clientes o servicios que prestas. Para esto último, asegúrate de tener un sistema de gestión de todas tus facturas para poder llevar un control de qué clientes han pagado ya y cuáles no.