Acaba de comprar o abrir una pequeña empresa y conoce su oficio. Pero cuando se trata de la contabilidad -y más específicamente, del presupuesto- su conjunto de habilidades es escaso. La buena noticia es que es posible elaborar un presupuesto (o al menos una buena estimación de lo que se necesitará en términos de dólares y centavos) con bastante facilidad.
Estimar y ajustar los gastos a los ingresos (reales o previstos) es importante porque ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a determinar si tienen suficiente dinero para financiar las operaciones, ampliar el negocio y generar ingresos para sí mismos. Sin un presupuesto o un plan, una empresa corre el riesgo de gastar más dinero del que ingresa o, por el contrario, no gastar lo suficiente para hacer crecer el negocio y competir.
Los puntos clave
- Un presupuesto empresarial ayuda a los propietarios a determinar si tienen suficiente dinero para financiar las operaciones, expandirse y generar ingresos.
- Sin un presupuesto, una empresa corre el riesgo de gastar el dinero que no tiene, no gastar lo suficiente para competir o no construir un fondo de emergencia sólido.
- Para crear un presupuesto, compruebe los estándares de la industria para determinar los costes medios de hacer negocios y cree una hoja de cálculo que estime la cantidad de dinero que necesitará asignar a sus costes.
- Incluya en su presupuesto algo de holgura para cubrir costes inesperados y revise las áreas en las que podría recortar costes si los tiempos se ponen difíciles.
- Revise su presupuesto cada pocos meses y busque nuevos proveedores para ahorrar dinero en productos o servicios para su negocio.
Cómo empezar con un presupuesto empresarial
Cada propietario de una pequeña empresa suele tener un proceso, una situación o una forma de presupuestar ligeramente diferente. Sin embargo, hay algunos parámetros que se encuentran en casi todos los presupuestos que se pueden emplear.
Por ejemplo, muchos propietarios de negocios deben hacer pagos de alquiler o hipoteca. También tienen facturas de servicios públicos, gastos de nómina, gastos de costo de los bienes vendidos (materias primas), intereses y pagos de impuestos. La cuestión es que todo propietario de un negocio debe tener en cuenta estas partidas y cualquier otro coste específicamente asociado al negocio cuando se establece o se adquiere un negocio existente.
6 pasos para un mejor presupuesto empresarial
Con un negocio que ya está en marcha, puede hacer suposiciones sobre los ingresos futuros basándose en las tendencias recientes del negocio. Si el negocio es una empresa nueva, tendrá que hacer suposiciones basadas en su área geográfica, las horas de operación y mediante la investigación de otros negocios locales. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo pueden hacerse una idea de lo que pueden esperar visitando otros negocios que están a la venta y haciendo preguntas sobre los ingresos semanales y los patrones de tráfico.
Una vez que haya investigado esta información, debe cotejar los ingresos del negocio con los gastos. El objetivo es averiguar cómo sería un gasto semanal promedio para los gastos generales, los servicios públicos, la mano de obra, las materias primas, etc. Basándose en esta información, podrá estimar o prever si tendrá suficiente dinero extra para ampliar el negocio o para guardar algo de dinero en ahorros. Por otro lado, los propietarios pueden darse cuenta de que para tener tres empleados en lugar de dos, el negocio tendrá que generar más ingresos cada semana.
Estos seis sencillos consejos le ayudarán a elaborar un presupuesto de primera para su pequeña empresa:
1. Comprueba los estándares del sector
No todos los negocios son iguales, pero sí hay similitudes. Por lo tanto, haga algunos deberes y busque en Internet información sobre el sector, hable con los propietarios de negocios locales, pásese por la biblioteca local y consulte el sitio web del IRS para hacerse una idea del porcentaje de los ingresos que entran que probablemente se destinará a las agrupaciones de costes.
Las pequeñas empresas pueden ser extremadamente volátiles, ya que son más susceptibles a las caídas del sector que los competidores más grandes y diversificados. Por lo tanto, sólo hay que buscar un promedio aquí, no los detalles.
2. Haga una hoja de cálculo
Antes de comprar o abrir un negocio, construya una hoja de cálculo para estimar qué cantidad total en dólares y qué porcentaje de sus ingresos tendrá que destinar a materias primas y otros costes. Es una buena idea ponerse en contacto con los proveedores con los que tendrías que trabajar antes de seguir adelante. Haz lo mismo con el alquiler, los impuestos, los seguros, etc. También es importante que entiendas los diferentes tipos de presupuestos que necesitarás establecer para tu pequeña empresa y cómo implementarlos.
3. Factorizar un poco de holgura
Recuerda que aunque estimes que el negocio generará una cierta tasa de crecimiento de los ingresos en el futuro o que ciertos gastos serán fijos o pueden ser controlados, estas son estimaciones y no están grabadas en piedra. Por ello, es aconsejable tener en cuenta una cierta holgura y asegurarse de que tiene dinero más que suficiente guardado (o entrando) antes de ampliar el negocio o contratar a nuevos empleados.
4. Busque reducir los costes
Si los tiempos son ajustados y hay que encontrar dinero en alguna parte para pagar una factura crucial, hacer publicidad o aprovechar una oportunidad, considere la posibilidad de reducir los costes. En concreto, fíjese en las partidas que pueden controlarse en gran medida. Otro consejo es esperar a hacer compras hasta el comienzo de un nuevo ciclo de facturación o aprovechar al máximo las condiciones de pago que ofrecen los proveedores y cualquier acreedor. Unas maniobras meditadas en este sentido podrían proporcionar al propietario del negocio el respiro y el margen de expansión que tanto necesita.
5. Revise el negocio periódicamente
Aunque muchas empresas elaboran un presupuesto anualmente, los propietarios de pequeñas empresas deberían hacerlo más a menudo. De hecho, muchos propietarios de pequeñas empresas se encuentran planificando sólo uno o dos meses por adelantado porque el negocio puede ser bastante volátil y los gastos inesperados pueden echar por tierra las suposiciones de ingresos. Establecer un calendario de planificación presupuestaria puede ser una herramienta eficaz para que los propietarios de negocios se aseguren de tener suficiente capital para satisfacer sus necesidades empresariales.
6. Busque servicios/proveedores
No tenga miedo de buscar nuevos proveedores o de ahorrar dinero en otros servicios que se realizan para su negocio. Esto puede y debe hacerse en varias etapas, incluyendo la compra o la puesta en marcha de un negocio, al establecer los presupuestos anuales o mensuales, y durante las revisiones periódicas del negocio.
El resultado final
La elaboración de un presupuesto es un proceso fácil, pero esencial que los propietarios de negocios utilizan para prever (y luego hacer coincidir) los ingresos actuales y futuros con los gastos. El objetivo es asegurarse de que hay suficiente dinero disponible para mantener el negocio en funcionamiento, para hacer crecer el negocio, para competir y para asegurar un fondo de emergencia sólido.