Un aviso anticipado de envío o advance shipping notice (ASN) es una notificación de entregas pendientes, similar a una lista de empaque. Suele enviarse en formato electrónico y es un documento EDI común. En el sistema EDI X12, se conoce como documento EDI 856 y el equivalente EDIFACT es el mensaje DESADV (Aviso de envío). El ASN puede utilizarse para enumerar el contenido de un envío de mercancías, así como información adicional relativa al envío, como la información del pedido, la descripción del producto, las características físicas, el tipo de embalaje, las marcas, la información del transportista y la configuración de las mercancías dentro del equipo de transporte. El ASN permite al remitente describir el contenido y la configuración de un envío con varios niveles de detalle y proporciona una flexibilidad ordenada para transmitir la información.
El ASN destaca por ser un nuevo concepto en logística, posibilitado por el avance de los modernos métodos de comunicación. Aunque proporciona información similar al conocimiento de embarque, su función es muy diferente. Mientras que el conocimiento de embarque está destinado a acompañar a la carga en su recorrido, el objetivo de la ASN es proporcionar información a las operaciones de recepción del destino con mucha antelación a la entrega. Esto tiende a afectar al flujo logístico en tres áreas: coste, precisión y flexibilidad.
Coste. Las operaciones de recepción modernas rara vez tienen tiempo para desglosar una unidad de envío (caja de cartón o palé) e identificar sus componentes, dependiendo en cambio de los rápidos escaneos de los códigos de barras de las etiquetas de envío. Un ASN puede proporcionar una lista de todos los números de identificación con código de barras de las unidades de envío y el contenido de cada una. Se cree que los costes de recepción se reducen en un 40% aproximadamente.
Exactitud. Al recibir el ASN, el receptor es informado inmediatamente de cualquier diferencia entre lo que se esperaba y lo que realmente se ha enviado.
‘Flexibilidad’. El conocimiento de los porcentajes reales de llenado de los pedidos da al receptor la oportunidad de reasignar las mercancías en envíos posteriores.
El ASN y las finanzas El ASN puede utilizarse para pagar a los proveedores directamente por las mercancías recibidas. Esto puede lograrse recibiendo el ASN en el sistema informático de la empresa (ERP), imprimiendo etiquetas de la empresa para cada contenedor recibido, colocando las etiquetas en los contenedores y transmitiendo luego cualquier discrepancia al proveedor a través de EDI.