En casi todas las funciones de una oficina legal, se encontrará creando múltiples documentos para clientes, casos y fines financieros. Cada tipo de documento requerirá a menudo el mismo formato con encabezados, logotipos, tipos de letra, espaciado y más.
Cree plantillas y guárdelas para su uso en toda la empresa para mantener diseños y estilos específicos en su lugar y listos para usar. Este único paso puede recortar varios minutos del tiempo que se tarda en producir cada documento, permitiéndole trabajar más rápido y con menos posibilidades de cometer errores graves.
¿Listo para más formas de mejorar su escritura legal? Descarga nuestra guía gratuita ahora>>
¿Por qué las plantillas son fundamentales para un despacho de abogados?
Tradicionalmente, no es raro «Buscar, Renombrar y Modificar» documentos antiguos para introducir nueva información. Sin embargo, esto deja mucho espacio para el error, y hay un alto riesgo de arrastrar los metadatos del archivo anterior. Por no mencionar que se trata de un proceso lento y poco manejable.
Aquí tiene una guía paso a paso para crear plantillas que le ayudarán a trabajar de forma más eficiente.
Empezar de cero
Puede ser tentador utilizar un documento existente y construir su plantilla a partir de ahí. Resiste la tentación. Los cambios de formato y las incoherencias en ese documento le seguirán en el siguiente y aumentarán la posibilidad de cometer errores.
En su lugar, comience su plantilla de esta manera:
- Haga clic en Archivo > Guardar como
- Haga dobleclic en Equipo o Este PC en los programas de Office 2016
- Nombre de su plantilla
- Elija su tipo de documento
- Guardar y ya está
- Haga clic en Fuente
- Establezca el estilo y el tamaño de fuente que prefiera en el cuadro de diálogo Fuente
- Haga clic en «Guardar como predeterminado» en la esquina inferior izquierda
- Elija si desea establecerlo como predeterminado sólo para esta plantilla, o para todos los documentos
- Haga clic en la pestaña Diseño
- Haga clic en la flecha pequeña debajo de Márgenes
- Establezca los márgenes que prefiera
- Seleccione «Establecer como predeterminado» en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo
- Configurar el texto de la forma que desee, seleccionando la fuente, el tamaño, el color, y mucho más
- Seleccione su texto formateado
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el texto (se abrirá el cuadro de diálogo Fuente)
- Haga clic en la flecha situada junto a la galería de estilos
- Elija la opción Crear un estilo
- Elija un nombre para su estilo y haga clic en Aceptar
Ahora tiene una fresca, nueva plantilla para empezar a perfeccionarla para fines presentes y futuros.
Nota: Este proceso funciona para los siguientes programas: Excel, Word, PowerPoint, ediciones de Access 2016 y 2013 junto con Visio Standard 2016 y Visio 2013.
También puede utilizar plantillas de versiones anteriores de Office en 2013 y 2016 guardando los archivos en la carpeta Plantillas de Office personalizadas. Si trabajas en una versión anterior de Office, utiliza esta guía para las plantillas de Word 2003.
Formatear la plantilla de documento por defecto
Cuando abres Word, hay una variedad de configuraciones, incluyendo la fuente (Calibri), el tamaño (11) y los márgenes básicos (1″ en todo el contorno) en el documento por defecto. Si sabes que tus documentos de trabajo requieren una configuración diferente, puedes cambiarla fácilmente.
Para la fuente por defecto:
Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la página de su flamante plantilla
Para los márgenes por defecto:
Puede abrir y establecer los valores predeterminados de Sangría de párrafo y Espaciado de la misma manera
Para Word 2010, utilice esta guía de espaciado.
Casi todas las opciones de espaciado, fuente o estilo pueden establecerse como predeterminadas, sólo tiene que buscar la opción «Guardar como predeterminado» en el cuadro de diálogo al establecer sus preferencias.
Configuración de estilos
Una vez que tenga la configuración predeterminada, puede configurar sus estilos. La función Estilos le permite crear opciones de formato personalizadas o modificar los formatos existentes que incluyen opciones de fuente, color y sangría aplicadas a los encabezados, títulos, listas, etc.
Para configurar los estilos en Word 2016:
Puede crear tantos estilos como necesite. Luego, cuando llegue el momento de utilizar un tipo de encabezado o texto en su documento, el estilo prediseñado ya estará ahí.
Más consejos rápidos
- Nombre cada plantilla y cambio de estilo que realice con un título muy descriptivo. Por ejemplo, si eres un asistente legal virtual que hace malabares con varios clientes, querrás guardar los títulos y las plantillas según el nombre de cada cliente y el tipo de documento al que va.
- Si, en algún momento, necesitas volver a la plantilla original por defecto de Word, sólo tienes que buscar la plantilla Normal.
- Usa la pestaña Insertar para añadir páginas en blanco y portadas o para modificar las preferencias de Encabezado, Pie de página y Número de página.
***
- .