La primera impresión: nunca se tiene una segunda oportunidad para darla, y en Ruby® Recepcionistas, nos dedicamos a hacerla genial.
Para nuestras recepcionistas virtuales, responder al teléfono es una oportunidad para mostrar nuestro material súper amable. El saludo de una empresa juega un papel fundamental a la hora de causar una impresión impecable en la persona que llama, y nos encanta ayudar a los nuevos clientes a elaborar saludos que sorprendan:
Sin más preámbulos, aquí hay tres elementos aprobados por Ruby para usar al contestar el teléfono:
Un saludo.
Lo sé, estás sorprendido.
Pero, lo primero es lo primero: no basta con decir el nombre de tu empresa. Comienza el saludo de tu empresa con «Hola», o «Gracias por llamar», o, si la mayoría de tus interlocutores están en la misma zona horaria, prueba con «Buenos días/tardes». Mejor aún, ¡combine dos o tres de estas opciones en su saludo!
Dé la bienvenida a sus interlocutores con unas palabras cálidas antes de decir nada más. Un poco de cortesía hace mucho!
¿No quieres contestar tu propio teléfono?
¡Descubre el poder de una recepcionista virtual en nuestro ebook gratuito!
El nombre de tu empresa.
Ahora, «Hola» es una gran manera de comenzar un saludo, pero no hace un saludo. Si su empresa contesta el teléfono sólo con «Hola», convoque una reunión de empresa pronto y deje de lado esa tontería. De hecho, un simple «Hola» puede confundir a las personas que llaman y es probable que les haga preguntarse si han marcado el número correcto. Cuando reciba llamadas, diga siempre el nombre de su empresa. No le gustaría que un cliente potencial le colgara porque piensa que ha marcado mal, ¿verdad?
Una oferta de asistencia.
«¿En qué puedo ayudarle?» Ah, qué palabras más bonitas. Deje que sus interlocutores sepan que está dispuesto a alegrarles el día completando su saludo con una pregunta. «¿En qué puedo ayudarle hoy?» y «¿En qué puedo ayudarle?» son dos opciones sólidas. ¿Dirige las llamadas en lugar de responder a las preguntas cuando contesta al teléfono? Tal vez pruebe con «¿Cómo puedo dirigir su llamada?». ¿Hay alguna pregunta que deba hacer a cada persona que llama? Hágala. («¿Me da su número de cuenta, por favor?»)
Porque todos los clientes quieren sentirse considerados, terminar su saludo con una pregunta útil hace que la experiencia del cliente sea excelente en todo momento.
Su saludo brillante:
Después de todo lo dicho, esto es lo que debería parecer el producto final, er… sonar, más bien: «¡Buenos días! Gracias por llamar a la empresa ABC. En qué puedo ayudarle hoy?».
Me siento bien sólo con leerlo. Por supuesto, su saludo es sólo una parte de la ecuación de manejo de llamadas increíblemente memorable e insuperable. Obtenga una guía completa en nuestro manual de atención de llamadas.