En realidad, usted ha hecho $4,000 de su proyecto de abril; no es una mala ganancia. Sus estados contables basados en el devengo lo muestran en forma de una cuenta por cobrar de 5.000 dólares. En cambio, si utilizaras el criterio de caja, parecería que has perdido 1.000 dólares por los materiales, ya que aún no has contabilizado ningún ingreso en efectivo. Cuando cobres ese pago en mayo, el cash-basis mostraría un gran beneficio, aunque no hayas hecho el proyecto en mayo.
Si bien es cierto que la contabilidad de caja es más sencilla, el método de devengo ofrece una «imagen» más precisa de lo que realmente ocurre en su empresa. Hace que sea mucho más fácil hacer coincidir los ingresos con sus gastos relacionados -incluso si fueron pagados en diferentes meses- para que pueda hacer un seguimiento de su verdadera rentabilidad.
¿Qué requiere el IRS?
Tal vez te preguntes cómo estos dos métodos se apilan cuando se trata de tiempo de impuestos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, el método de contabilidad utilizado es opcional. En virtud de la reciente Ley de Recortes y Empleos Fiscales, las pequeñas empresas pueden presentar los impuestos sobre la renta en base a efectivo hasta un ingreso de 25 millones de dólares por año. Dado que la mayoría de las pequeñas empresas entran dentro de ese límite, parece otra victoria para la base de efectivo. Pero, ¿lo es?
Desgraciadamente, la contabilidad a base de efectivo comienza a quedarse corta mucho antes de llegar a la marca de los 25 millones de dólares. En realidad, está más cerca del millón de dólares al año. A medida que las empresas crecen más allá de este punto, necesitan tomar algunas decisiones estratégicas importantes. Necesitan que sus estados financieros proporcionen una visión del negocio que los estados a base de efectivo no ofrecen.
Desarrollaremos esto en un segundo, pero aquí hay algo a tener en cuenta por ahora: Hacienda te permite utilizar un método diferente para calcular los impuestos que el que utilizas para tu propio seguimiento interno. En otras palabras, su contador de impuestos puede hacer algunas conversiones y presentar sus impuestos sobre una base de efectivo, mientras que usted disfruta de los conocimientos más profundos de la contabilidad devengada para ayudarle a manejar su negocio.
Por qué todo el mundo necesita ambos
La verdad es que tanto la contabilidad de caja como la de devengo tienen sus ventajas. Sea cual sea el método que utilices, es probable que acabes usando en secreto un poco de ambos. Deja que te explique a qué me refiero.
Una de las mayores ventajas de la contabilidad de caja es que te da una imagen precisa de cuánto dinero está cambiando realmente de manos. Si no ingresas dinero en efectivo con la misma rapidez con la que lo distribuyes, vas a tener problemas. Si tiene que pagar a los vendedores y proveedores de inmediato, pero espera a que sus propios clientes paguen en 30 días, estará siempre persiguiendo facturas y esperando que las luces se mantengan encendidas.
Es por eso que las empresas basadas en el devengo necesitan utilizar un estado de flujos de efectivo. Es una forma de hacer un seguimiento del efectivo sin dejar de reconocer los ingresos y gastos devengados. Al hacer un seguimiento del flujo de caja, usted prevé cualquier déficit en el que pueda quedarse sin dinero antes de que lleguen sus próximos pagos.
Las empresas que utilizan el método de caja a veces se basan en los principios de devengo, incluso si no los registran en los libros. ¿Recuerdas las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar? Si tienes un cliente que te debe dinero, cuentas los días que faltan para recibir ese cheque, aunque no haya ningún lugar donde registrar una cuenta de cobro en tus libros. Lo mismo ocurre si tienes un pago de alquiler inminente.
El mayor defecto de la contabilidad de caja es la dificultad para medir el rendimiento de su empresa. Para tener realmente una buena visión de cómo lo estás haciendo, necesitas establecer y hacer un seguimiento de los KPI (indicadores clave de rendimiento). Piense en ellos como el colesterol, la presión arterial y el ritmo cardíaco de su empresa. Estos indicadores varían de una empresa a otra, pero es necesario poder hacer un seguimiento de los mismos y ver cómo cambian para entender realmente la salud de su negocio. Desafortunadamente, esto es casi imposible en una base de efectivo.
Para hacer un seguimiento de su rentabilidad, necesita saber no sólo cuánto dinero entra y sale, sino cómo están conectadas estas cantidades. Necesitas saber cuánto está ligado a cada periodo y a las transacciones de ese periodo. Este es el principio de correspondencia del que hablamos antes. Hay que relacionar los gastos con los ingresos que han contribuido a generar. Los devengos hacen esto posible.
¿Cuál es el adecuado para usted?
Entonces, ¿qué método de contabilidad es el adecuado para su negocio? Si tiene un negocio pequeño y muy sencillo, como una empresa unipersonal de servicios, el método de contabilidad de caja puede estar bien para usted. Puede agilizar su proceso de contabilidad y ahorrarle tiempo.
Por otro lado, el método de devengo es una necesidad si:
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Tienes inventario. La mayoría de los negocios con inventario necesitarán una contabilidad de devengo incluso para los impuestos. También la necesitarás para ver el valor de tu inventario en el balance y reflejar el coste de los bienes vendidos en tu cuenta de resultados. De lo contrario, tendrá un mes muy bajo cuando compre su inventario y un mes irrealmente alto cuando lo venda.
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Has pagado por adelantado un servicio o tu alquiler y necesitas distribuir ese gasto en los meses que realmente lo vas a utilizar (como dividir una cuota de suscripción anual en 12 entradas de gastos mensuales).
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Tus clientes te han pagado por adelantado por un trabajo que aún no has realizado. Necesita saber cómo le afecta esto, ya que deberles servicios es una forma de pasivo.
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Su empresa posee un activo fijo y quiere reconocer y hacer un seguimiento de la depreciación durante la vida útil del activo.
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Su empresa busca financiación bancaria en el futuro (la mayoría de los bancos exigirán estados financieros basados en el devengo que sigan los principios de contabilidad generalmente aceptados para evaluar su riesgo y su potencial como prestatario.)
Conclusión
Si este rápido resumen le hace pensar que el método de devengo puede ser mejor para su negocio, probablemente tenga razón. No tenga miedo de hacer el cambio y empezar a cosechar los beneficios.
Puede ponerse en contacto con los profesionales de Basis 365 para programar su consulta gratuita. Hablaremos de los detalles de su modelo de negocio y le haremos saber exactamente lo que podría obtener del método de devengo.