Evalúe las prácticas actuales de viajes de negocios de su empresa.
¿Con qué frecuencia envía a sus empleados al extranjero, cuánto gasta por viaje y qué consiguen estos viajes?
Más importante aún: ¿qué problemas y quejas suelen tener sus empleados cuando viajan por negocios? He aquí uno: puede que le resulte difícil seguir el paradero del viajero durante el viaje. O tal vez pueda mejorar la coordinación entre la oficina y el viajero cuando los vuelos se retrasan. Tal vez sus gastos de transporte sigan superando el presupuesto porque siempre está reservando billetes reembolsables, aunque sólo un pequeño porcentaje de sus viajes se reprograma o se cancela.
Para averiguarlo, tendrá que reunir los datos de los viajes de negocios de su empresa e identificar las tendencias. Evalúe las prácticas que funcionan y las que no.
Identifique los objetivos de los viajes de negocios de su empresa.
¿Qué busca lograr con cada viaje? Justifican los resultados el tiempo y el coste del viaje?
Al redactar o revisar su política de viajes corporativos, asegúrese de que le ayuda a alcanzar los objetivos de su empresa. Es una buena idea hablar con los empleados -especialmente con los más nuevos y jóvenes- para averiguar si comprenden el panorama general de cómo sus viajes de negocios contribuyen a la empresa.
Identifique también qué es lo que más quiere lograr al elaborar la política. Por ejemplo, ¿es su máxima prioridad ahorrar dinero? Es ofrecer a los empleados más flexibilidad cuando viajan? Deje que las prioridades -las de la empresa y las de los viajeros- guíen su política.
Determine el grado de flexibilidad que desea tener.
¿Cuánto margen de maniobra dará a los empleados? Por ejemplo, puede darles libertad para elegir los vuelos y el alojamiento siempre que se ajusten a su presupuesto. Puede especificar líneas aéreas y hoteles asociados, y dejar que los empleados elijan entre ellos.
Tenga en cuenta que los viajeros de negocios asiáticos son dos veces más propensos que sus homólogos europeos a incluir los fines de semana cuando reservan fechas de viaje, según McKinsey. Esta tendencia se denomina viaje de «bleisure», es decir, prolongar los viajes de negocios para el ocio. Si lo permite -lo que probablemente debería hacer si está redactando una política de viajes corporativos para los viajeros modernos-, puede utilizar la política para trazar una línea clara entre el área de responsabilidad de la empresa y la del empleado.
Mide las alternativas.
Si sus prácticas de viaje actualmente limitan a los empleados a los hoteles, considere alternativas como Airbnb. Dicho esto, tendrá que valorar los pros y los contras de utilizar servicios compartidos. Entre ellos, el coste, la comodidad y la seguridad.
Si tiene empleados que prefieren utilizar servicios compartidos cuando viajan por negocios, pregúnteles sobre sus experiencias, tanto los aspectos positivos como los negativos.
Decida cómo hará cumplir la política.
¿Los viajes de negocios serán gestionados por una agencia externa o por su propio equipo administrativo? Si es lo primero, compruebe si tiene suficiente presupuesto, ya que los paquetes de gestión de viajes externos suelen beneficiar más a las grandes empresas que a las pymes. Si es lo segundo, averigua de cuánto ancho de banda dispone tu equipo administrativo o de RRHH para gestionar la organización de los viajes.
Por otro lado, hoy en día hay más empresas que utilizan herramientas digitales para aplicar automáticamente sus políticas, así que puedes comprobar si eso también te sirve. Esto se suele hacer subiendo las políticas a una app o sistema de gestión, que también se encarga de las reservas y otros arreglos de viaje e implementa el control para el cumplimiento de las políticas. Las herramientas digitales también funcionan bien para las pequeñas empresas, que suelen confiar en que sus empleados reserven sus propios vuelos y alojamientos.
Prueba también la facilidad o complejidad de hacer cumplir la política. No la hagas demasiado complicada si quieres que los empleados la cumplan.
Piensa en tu audiencia cuando redactes y formatees la política.
No tiene por qué ser un documento sólo de texto escrito en un lenguaje muy formal. Su objetivo, después de todo, es que los empleados lean y entiendan la política. ¿Quién quiere leer un documento sin espacios en blanco y que no parece haber sido escrito para seres humanos?
Haga que su política de viajes corporativos sea fácil de recordar manteniéndola corta y sencilla. Para obtener los mejores resultados, utilice un lenguaje claro, directo y específico. Utilice fotos, diagramas y gráficos si es necesario. Asegúrese de que los subtítulos tengan un formato claro para que a los empleados les resulte fácil consultarlos cuando los necesiten.
Una vez que haya seguido las directrices anteriores, es el momento de escribir (o revisar) su política.