Los gastos pagados por adelantado no se registran inicialmente en la cuenta de resultados. En su lugar, los gastos pagados por adelantado se registran inicialmente en el balance, y luego, a medida que se realiza el beneficio del gasto pagado por adelantado, o a medida que se incurre en el gasto, se reconoce en la cuenta de resultados.
Cuando una empresa paga por adelantado un gasto, éste se reconoce como un activo pagado por adelantado en el balance, registrándose simultáneamente un asiento que reduce el efectivo (o la cuenta de pagos) de la empresa por el mismo importe. La mayoría de los gastos pagados por anticipado aparecen en el balance como un activo corriente, a menos que el gasto no se vaya a realizar hasta pasados 12 meses, lo cual es una rareza.
Entonces, cuando se realiza el gasto, la cuenta de gastos pagados por anticipado se reduce por el importe del mismo y el gasto se reconoce en la cuenta de resultados de la empresa en el periodo en el que se realizó.
¿Se consideran los seguros como gastos pagados por anticipado?
Una de las formas más comunes de gastos pagados por adelantado son los seguros, que suelen pagarse por adelantado. Por ejemplo, la empresa ABC paga una prima de 12.000 dólares por un seguro de responsabilidad civil de directores y funcionarios para el año siguiente. La empresa paga la póliza por adelantado y luego, cada mes, realiza un asiento de ajuste para contabilizar el gasto de seguro incurrido. El asiento inicial, en el que cargamos la cuenta de gastos pagados por adelantado y abonamos la cuenta utilizada para pagar el gasto, sería así:
Después, al cabo de un mes, la empresa realiza un asiento de ajuste por el seguro utilizado. La empresa realiza un cargo en la cuenta de gastos correspondiente y abona la cuenta de gastos pagados por anticipado para reducir el valor del activo. El ajuste mensual para la empresa ABC sería de 12.000 dólares dividido por 12 meses, o sea 1.000 dólares al mes. El asiento de ajuste al final de cada mes aparecería como sigue:
¿El alquiler como gasto prepagado?
Las empresas pueden pagar el alquiler por adelantado durante meses para obtener un descuento, o tal vez el propietario exige un pago por adelantado dado el crédito del inquilino. En cualquier caso, digamos que la empresa XYZ está pagando por adelantado el alquiler de una oficina durante seis meses, por un total de 24.000 dólares. El asiento inicial es el siguiente:
Entonces, a medida que se acaba el mes, la cuenta de alquileres pagados por adelantado, que está en el balance, se reduce en el importe del alquiler mensual, que es de 24.000 dólares dividido por seis meses, o sea, 4.000 dólares al mes. Al mismo tiempo, la empresa reconoce un gasto de alquiler de 4.000 dólares en la cuenta de resultados. Así, el asiento de ajuste mensual aparecería de la siguiente manera:
Otros gastos pagados por adelantado
Los gastos adicionales que una empresa podría pagar por adelantado incluyen los intereses y los impuestos. Los intereses pagados por adelantado pueden surgir cuando una empresa realiza un pago antes de la fecha de vencimiento. Mientras tanto, algunas empresas pagan los impuestos antes de su vencimiento, como un pago de impuestos estimado basado en lo que podría vencer en el futuro. Otros gastos pagados por adelantado menos comunes podrían incluir el alquiler de equipos o los servicios públicos.
Como ejemplo, considere la empresa Build Inc. que ha alquilado una pieza de equipo para un trabajo de construcción. La empresa pagó 1.000 dólares el 1 de abril de 2019 para alquilar una pieza de equipo para un trabajo que se realizará en un mes. La empresa reconocería la transacción inicial de la siguiente manera:
Entonces, cuando se utilice el equipo y se incurra en el gasto real, la empresa realizaría el siguiente asiento para reducir la cuenta de activo prepagado y que el gasto de alquiler aparezca en la cuenta de resultados:
Independientemente de si se trata de un seguro, alquiler, servicios públicos o cualquier otro gasto que se pague por adelantado, debe registrarse en la cuenta de activos prepagados correspondiente. Luego, al final de cada período, o cuando el gasto es realmente incurrido, se debe hacer un asiento de ajuste para reducir la cuenta de activos prepagados y reconocer (acreditar) el gasto de ingreso apropiado, que luego aparecerá en el estado de resultados.
¿Por qué los gastos prepagados no están inicialmente en el estado de resultados?
Los gastos pagados por adelantado no se incluyen en la cuenta de resultados según los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA). En particular, el principio de correspondencia de los PCGA, que requiere una contabilidad de devengo. La contabilidad por el principio de devengo exige que los ingresos y los gastos se registren en el mismo período en que se producen, independientemente del momento en que el dinero cambie de manos. Es decir, los gastos deben registrarse cuando se producen. Así, los gastos pagados por adelantado no se reconocen en la cuenta de resultados cuando se pagan, porque aún no se han producido.