Si contrata empleados domésticos -o empleados del hogar- como niñeras, jardineros o cuidadores de ancianos, está obligado a pagar y retener los impuestos de la seguridad social y de Medicare.
Tendrá que obtener un número de identificación de empleador (EIN), así como proporcionar a cada empleado un W-2 a más tardar el 31 de enero.Si tiene un contador o un servicio de nóminas para ayudarle, la presentación de impuestos para los empleados domésticos debería ser fácil. Sin embargo, si es la primera vez que trabaja con empleados domésticos, las normas y reglamentos pueden ser muy difíciles de asimilar. Asegúrese de evitar estas situaciones comunes y considere la posibilidad de trabajar con un asesor experimentado para asegurarse de que la presentación de sus impuestos va sin problemas.
Los contratistas independientes difieren de los empleados domésticos. Estos incluyen a personas como fontaneros o reparadores que prestan servicios al público en general. Los contratistas independientes proporcionan sus propias herramientas y controlan cómo realizan el trabajo. En cambio, usted controla quién, qué, cuándo, dónde y cómo realiza su trabajo un empleado doméstico. Con este control viene la responsabilidad de identificar correctamente a sus empleados y pagar los impuestos adecuados.
Esto es importante porque los contratistas independientes manejan sus impuestos de manera diferente a los empleados. Mientras que un contratista independiente recibe un formulario 1099 al final del año fiscal, sus empleados domésticos recibirán un W-2. Los contratistas independientes son responsables del 100% de sus impuestos, mientras que los impuestos de los trabajadores domésticos se dividen entre el empleador y el empleado.
¡No confunda a un empleado doméstico con un contratista independiente! Clasificar erróneamente a los trabajadores puede llevar a multas y cargos por evasión de impuestos.
No reclame a sus empleados en sus deducciones de impuestos de negocios
Si ya es dueño de un negocio, no puede reclamar a sus empleados domésticos en sus deducciones de impuestos de negocios. El IRS dice que como los empleados domésticos no son miembros contribuyentes de su negocio, usted debe manejar sus salarios a través del proceso de impuestos personales. Funciona así porque las empresas tienen derecho a deducciones fiscales sobre los gastos de nómina, pero los trabajadores domésticos no están operando como parte de su negocio.
Sólo puede presentar sus declaraciones de impuestos a través de su negocio si es dueño de una empresa unipersonal o si dirige una granja con fines de lucro.
No ignore las horas extras
Los trabajadores domésticos, como las niñeras, son considerados trabajadores no exentos bajo la Ley de Normas Laborales Justas. Eso significa que los empleadores deben pagar las horas extras cuando los empleados trabajan más de 40 horas por semana laboral de siete días. Las horas extraordinarias deben pagarse como mínimo 1,5 veces más que la tarifa salarial habitual. La excepción a esto es si su empleado vive con usted, como una niñera que vive en su casa.
Tratar de eludir esta regla ofreciendo un salario en lugar de un salario por hora es ilegal, y puede enfrentar repercusiones mucho después de despedir a un empleado. Los empleados pueden acudir a usted y presentar una disputa salarial, lo que significa que tendrá que pagar salarios atrasados, impuestos atrasados, multas e intereses.
Establezca un acuerdo de pago que tenga en cuenta las horas extras, y no debería tener problemas para presentar la cantidad adecuada de impuestos cuando llegue la temporada de impuestos.
Si acuerda una cantidad de salario que se basa en más de 40 horas por semana, incluya los cálculos de horas extras en su acuerdo de empleo. Por ejemplo, podría acordar pagar a su niñera 550 dólares por semana por 50 horas de trabajo. En su acuerdo, usted podría señalar que está de acuerdo en pagar $10/hora con $15/hora por horas extras.
No retenga los cálculos de su empleado
Al igual que en el mundo comercial, los empleados tienen derecho a ver los detalles de su cheque de pago. Para cada período de pago, los empleados domésticos deben recibir un cheque de pago que detalle las tarifas por hora y las horas extras, así como el número de horas que se pagan para ese período. También debe detallar cualquier deducción para la Seguridad Social, Medicare y los impuestos federales y estatales sobre la renta que está reteniendo.
No espere hasta la época de impuestos para abordar los impuestos
Si es la primera vez que contrata a un trabajador doméstico, puede sentir que está demasiado ocupado para abordar las cuestiones fiscales al contratar a un nuevo empleado. Sin embargo, si espera hasta la época de impuestos, es muy probable que ya haya cometido varios errores que su CPA tenga que resolver, creando un proceso largo y costoso para todos.
En su lugar, contacte con un asesor fiscal experto en empleados del hogar en el momento de la contratación. Esto le ayudará a prepararse para la temporada de impuestos con menos baches en el camino.
No pague fuera de los libros
Pagar fuera de los libros se refiere a no reportar los salarios pagados. Algunas personas tratan de evitar esto pagando en efectivo, ya que este es un medio de transferencia de dinero difícil de rastrear. Sin embargo, esto puede meterlos en un gran problema. Tanto si dejas todo fuera de los libros como si sólo una parte, esto es un gran no-no. Puede dar lugar a cargos por fraude fiscal. Si los impuestos no se pagan, puedes enfrentarte a cargos por delitos graves que te afectarán el resto de tu vida.
No es tan fácil salirse con la suya como podrías pensar. Por ejemplo, si usted despide a una niñera y ella solicita posteriormente el desempleo, puede declarar la cantidad de dinero que realmente ganó para maximizar sus beneficios. Si mantuviste parte de sus ingresos fuera de los libros, ahora te han pillado, y no hay prescripción para los impuestos laborales no pagados.
Recuerde que tiene que declarar lo siguiente como salarios de empleados del hogar:
- Salario y gratificaciones
- Horas extras
- Paga de vacaciones y enfermedad
- Impuestos no retenidos en la nómina
- Asignaciones para el coche
- Tarjetas de regalo
- Otros beneficios en efectivo
Sea honesto, y lleve un registro detallado, y no debería tener que enfrentarse a ninguna multa o cargo penal en el futuro.
Con estas precauciones en mente, puede abordar los impuestos de los empleados domésticos de la manera correcta para evitar problemas o disputas que puedan surgir en el futuro. Si está confundido o simplemente no tiene tiempo para tratar estos temas por su cuenta, consulte con un abogado con licencia, o trabaje con un servicio de nóminas para aprender más sobre cómo manejar su situación personal.
Kathleen Webb cofundó HomeWork Solutions en 1993 para proporcionar servicios de nóminas e impuestos a las familias que emplean trabajadores domésticos. Kathy tiene una amplia experiencia en la preparación de los impuestos sobre las nóminas «nanny tax». Es autora de numerosos artículos sobre este tema y ha aparecido en el Wall Street Journal, Kiplinger’s Personal Finance y el Congressional Quarterly. También fue consultora del personal del Senado en la redacción de la Ley del Impuesto sobre la Niñera de 1994.
Webb se graduó magna cum laude en el Boston College. Fue presidenta de la Asociación Internacional de Niñeras, la principal asociación profesional del sector del cuidado de niños en el hogar.