La diferencia entre la comunicación interna y la externa (+ejemplos)

Las empresas prosperan gracias a una comunicación sólida.

Dar información actualizada sobre los proyectos, programar reuniones y enviar un mensaje instantáneo de que hay una tarta de cumpleaños en la cocina, todo ello da a las personas dentro de una organización el conocimiento que necesitan para avanzar (o disfrutar de un dulce).

¿Pero qué pasa con la gente de fuera? Los clientes, los proveedores y los inversores también necesitan información para decidir si hacen o no negocios con una organización. Están igualmente implicados en el éxito de la empresa y hay que comunicarse con ellos para mantener una relación y una reputación positivas.

Toda la comunicación empresarial se produce entre dos entidades con la intención de enviar y recibir información. Sin embargo, las partes implicadas determinan si la comunicación se produce de forma interna o externa.

Independientemente del tipo de comunicación o del canal específico que se utilice, la comunicación empresarial se produce de forma interna o externa.

La comunicación interna y externa eficaz son ambas cruciales para el éxito de una empresa. Vamos a profundizar en cada una de ellas, cuándo se utilizan y algunos ejemplos de cada una.

Comunicación interna

La comunicación interna tiene lugar cuando las personas que forman parte de una organización se envían y reciben información entre sí. Es exclusiva para colegas, compañeros de trabajo o cualquier otra persona que sea miembro de la empresa. No se comparte nada con el público.

Hay muchas situaciones que requieren comunicación interna. Algunas son más graves que otras, pero nunca se debe subestimar el éxito de la transferencia de información. Una comunicación adecuada puede marcar una gran diferencia en cualquier situación.

La comunicación interna puede enviarse entre una variedad de personas en una amplia gama de canales de comunicación. Puede utilizar el software de comunicación interna para enviar un mensaje instantáneo a un compañero de trabajo sobre la reunión de personal, mientras que simultáneamente recibe un correo electrónico de su jefe sobre las nuevas contrataciones que comienzan la próxima semana. Las empresas utilizan principalmente las comunicaciones internas para mantener un entorno de trabajo funcional. En este caso, la palabra «funcionamiento» abarca tanto las actividades simples del día a día de un lugar de trabajo como las funciones a gran escala.

A continuación se muestra un ejemplo de comunicación interna en forma de correo electrónico. Alguien se dirige al equipo y les proporciona una información sencilla pero útil sobre la inscripción a un puesto de trabajo. Se trata de una función completamente interna y no se ha divulgado ninguna información a nadie fuera de la organización.

La comunicación interna es también una gran herramienta para reiterar los objetivos, la misión, la visión y los valores de una empresa a gran escala. Aunque todo el mundo tiene objetivos personales y una idea general de lo que representa la empresa, las declaraciones reales pueden olvidarse a menudo.

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Abajo hay un ejemplo de actualización de objetivos para el mes. Los proyectos de gran envergadura son importantes para que los empleados los tengan en cuenta mientras realizan su trabajo. Proporcionar un recordatorio en una presentación, un memorándum o un archivo adjunto de correo electrónico es una buena práctica de comunicación interna.

Una sólida estrategia de comunicación interna puede marcar la diferencia entre que una empresa funcione como una máquina bien engrasada o que se hunda como un barco.

Comunicación externa

La comunicación externa es la transferencia de información entre una empresa y otra entidad fuera de la organización. Las personas dentro de la organización pueden seguir teniendo acceso al mensaje, pero está destinado a un público externo.

La comunicación externa es una función de un plan de marketing. Los mensajes enviados se elaboran hacia un público específico con el objetivo de ganar nuevos clientes y aumentar los ingresos. El desarrollo del mensaje correcto puede hacerse dentro de la organización o por medio de proveedores de servicios de marketing que adaptarán los materiales para usted.

La comunicación externa incluye muchos tipos de mensajes diferentes. Los anuncios, los comunicados de prensa, las publicaciones en las redes sociales e incluso el sitio web de su empresa entran en la categoría de comunicación externa.

A continuación se muestra un ejemplo de un tuit de G2 que estaba destinado a una audiencia pública. La información recopilada dentro de la organización fue recopilada y luego divulgada a las audiencias externas. Se espera que mantener a estas entidades externas informadas haga que se familiaricen con la empresa y se interesen por lo que ofrecen.

Los métodos de comunicación masiva son útiles cuando los miembros de una gran audiencia podrían beneficiarse de la misma información, pero las empresas también tienen métodos para comunicarse directamente con los individuos. A continuación se muestra un ejemplo de ventana de chat, en la que cualquier persona puede enviar una pregunta y, finalmente, recibir la información que necesita.

La comunicación externa es lo que mantiene a los consumidores al día. Tanto si buscaban la información en un principio como si no, asegurarse de que la información que merece la pena llega al público externo puede hacer que entiendan tu negocio y se conviertan en clientes fieles.

Háblalo

Las empresas necesitan habilidades activas de comunicación interna y externa para sobrevivir. Una persona desinformada no puede añadir valor a un negocio. Los empleados no pueden hacer su trabajo si no conocen los objetivos de la empresa, y la gente no puede comprar tu nuevo producto si no les dices primero que existe. Encuentra las herramientas de comunicación adecuadas para el público interno y externo y haz que la información fluya.