¿A veces sientes que te pasas todo el tiempo gestionando crisis? Que tu vida se pasa básicamente apagando un fuego proverbial tras otro?
¿Al final del día te sientes completamente agotado y sin energía, y sin embargo no puedes señalar nada que hayas logrado de verdadera importancia?
¿Sí?
Entonces, amigo mío, probablemente estés confundiendo lo urgente con lo importante.
Hemos hablado antes de las muchas lecciones de liderazgo que se pueden extraer de la vida de Dwight D. Eisenhower. Hoy vamos a hablar de otra: un principio que le guió a lo largo de toda su exitosa carrera como general y presidente:
«Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante.»
A continuación analizamos la distinción que el viejo Ike hizo entre esas dos cosas tan diferentes, y exploramos cómo la comprensión del «Principio de Decisión de Eisenhower» puede ayudarte a convertirte en el hombre que quieres ser.
La diferencia entre urgente e importante
Urgente significa que una tarea requiere atención inmediata. Son las tareas pendientes que gritan «¡Ahora!». Las tareas urgentes nos ponen en un modo reactivo, uno marcado por una mentalidad defensiva, negativa, apresurada y de enfoque estrecho.
Las tareas importantes son cosas que contribuyen a nuestra misión, valores y objetivos a largo plazo. A veces las tareas importantes también son urgentes, pero normalmente no lo son. Cuando nos centramos en las actividades importantes operamos en un modo de respuesta, que nos ayuda a mantener la calma, la racionalidad y la apertura a nuevas oportunidades.
Es una distinción bastante intuitiva, sin embargo, la mayoría de nosotros caemos con frecuencia en la trampa de creer que todas las actividades urgentes son también importantes. Esta propensión tiene probablemente sus raíces en nuestra historia evolutiva; nuestros antepasados se concentraban más en las preocupaciones a corto plazo que en la estrategia a largo plazo, ya que atender a los estímulos inmediatos (como un gato de dientes de sable cargando) podía significar la diferencia entre la vida y la muerte.
Las tecnologías modernas (noticias 24 horas, Twitter, Facebook, mensajes de texto) que nos bombardean constantemente con información no han hecho más que aumentar esta mentalidad profundamente arraigada. Nuestra tecnología productora de estímulos trata toda la información como igual de urgente y apremiante. El Twerk-gate de Miley Cyrus tiene la misma importancia que las discusiones políticas importantes de D.C.
Estamos, como afirma el autor Douglas Rushkoff, experimentando un «shock del presente», una condición en la que «vivimos en un ‘ahora’ continuo y siempre activo» y perdemos nuestro sentido de la narrativa y la dirección a largo plazo. En ese estado, es fácil perder de vista la distinción entre lo verdaderamente importante y lo meramente urgente.
Las consecuencias de esta ceguera ante las prioridades son tanto personales como sociales. En nuestras propias vidas, sufrimos de agotamiento y estancamiento, y en un nivel más amplio nuestra cultura es incapaz de resolver los problemas verdaderamente importantes de nuestro tiempo.
La Matriz de Decisión de Eisenhower
El pensador empresarial Stephen Covey popularizó el Principio de Decisión de Eisenhower en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. En ese libro, Covey creó una matriz de decisión para ayudar a los individuos a distinguir entre lo que es importante y lo que no lo es, y entre lo que es urgente y lo que no lo es. La matriz consiste en un cuadrado dividido en cuatro casillas, o cuadrantes, etiquetados así 1) Urgente/Importante, 2) No urgente/Importante, 3) Urgente/No importante y 4) No urgente/No importante:
A continuación entramos en detalle en cada cuadrante y explicamos a cuál deberíamos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo si queremos ser lo mejor posible y aprovechar al máximo nuestra vida.
Cuadrante 1: Tareas urgentes e importantes
Las tareas del cuadrante 1 son tanto urgentes como importantes. Son tareas que requieren nuestra atención inmediata y también trabajan para cumplir nuestros objetivos y misiones a largo plazo en la vida.
Las tareas del Cuadrante 1 suelen consistir en crisis, problemas o plazos.
Aquí hay algunos ejemplos concretos de tareas Urgentes e Importantes:
- Ciertos correos electrónicos (podría ser una oferta de trabajo, un correo electrónico para una nueva oportunidad de negocio que requiere una acción inmediata, etc.)
- Fecha de entrega del trabajo de fin de curso
- Fecha de entrega de los impuestos
- Esposa en urgencias
- Motor del coche se apaga
- Tareas del hogar
- Tienes un ataque al corazón y acabas en el hospital
- Te llama el director de tu hijo para decirte que tienes que ir a una reunión sobre su comportamiento
- Planificación semanal
- Planificación a largo plazo
- Hacer ejercicio
- Tiempo con la familia
- Lectura de vida-libros enriquecedores de la vida
- Hacer un diario
- Tomar una clase para mejorar una habilidad
- Dedicar tiempo a un pasatiempo gratificante
- Estudiar
- Meditar
- Servicio
- Mantenimiento del coche y del hogar
- Cita nocturna con la esposa
- Crear un presupuesto y un plan de ahorro
- No sabes qué es lo verdaderamente importante para ti. Si no tienes ni idea de qué valores y objetivos te importan más, ¡obviamente no sabrás a qué cosas deberías dedicar tu tiempo para alcanzar esos objetivos! En su lugar, te aferrarás a cualquier estímulo y tarea que sea más urgente. Si sientes que te falta una misión de vida o no estás seguro de cuáles son tus valores fundamentales, te recomiendo encarecidamente que leas nuestros artículos sobre el desarrollo de un plan de vida, así como sobre la definición de tus valores fundamentales.
- Prejuicio del presente. Como acabamos de comentar, todos tenemos una inclinación a centrarnos en lo que es más urgente en el momento. Hacerlo es nuestro modo por defecto. Es difícil motivarse para hacer algo cuando no hay una fecha límite que se cierne sobre nuestra cabeza. Salir de esta posición de repliegue requiere fuerza de voluntad y autodisciplina, cualidades que no surgen de forma natural y que deben cultivarse y expresarse de forma activa.
- Llamadas telefónicas
- Mensajes de texto
- La mayoría de los correos electrónicos (algunos correos pueden ser urgentes e importantes)
- Colaborador que pasa por su mesa durante su hora de máxima actividad para pedirle un favor
- Solicitud de un antiguo empleado para que escriba una carta de recomendación en su nombre (probablemente sea importante para él, pero seamos sinceros, probablemente no sea tan importante para ti)
- Mamá se presenta sin avisar y quiere que le ayudes con una tarea
- Ver la televisión
- Navegar sin parar por la web
- Jugar a videojuegos
- Desplazarse por Facebook, Twitter, Instagram
- Apostar
- Salir de compras
Con un poco de planificación y organización, muchas tareas de la Q1 pueden hacerse más eficientes o incluso eliminarse por completo. Por ejemplo, en lugar de esperar hasta el último minuto para trabajar en un trabajo trimestral (convirtiéndolo así en una tarea urgente), podrías programar tu tiempo para terminar el trabajo con una semana de antelación. O en lugar de esperar a que algo en tu casa se caiga a pedazos y haya que arreglarlo, puedes seguir un calendario de mantenimiento periódico.
Aunque nunca podremos eliminar por completo las tareas urgentes e importantes, podemos reducirlas significativamente con un poco de proactividad y pasando más tiempo en el cuadrante 2.
Lo que, por supuesto, nos lleva a…
El Cuadrante 2: Tareas no urgentes pero sí importantes
Las tareas del Cuadrante 2 son las actividades que no tienen una fecha límite apremiante, pero que, sin embargo, te ayudan a alcanzar tus objetivos personales, escolares y laborales importantes, así como a cumplir tu misión general como hombre.
Las tareas del Cuadrante 2 suelen estar centradas en el fortalecimiento de las relaciones, la planificación del futuro y la mejora de ti mismo.
Aquí hay algunos ejemplos específicos de Tareas No Urgentes pero Importantes:
Según Covey, deberíamos tratar de dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a las actividades del Q2, ya que son las que nos proporcionan una felicidad duradera, satisfacción y éxito. Por desgracia, hay un par de retos clave que nos impiden invertir suficiente tiempo y energía en las tareas Q2:
Dado que las actividades de la Q2 no son urgentes para nuestra atención, solemos mantenerlas para siempre en un segundo plano de nuestras vidas y nos decimos a nosotros mismos: «Ya me ocuparé de esas cosas ‘algún día’ después de haberme ocupado de estas cosas urgentes». Incluso posponemos la tarea de averiguar qué es lo más importante en la vida, lo que, por supuesto, sólo perpetúa un ciclo en el que lo único que hacemos es ocuparnos de las cosas más urgentes de nuestra lista.
Pero ese «algún día» nunca llegará; si esperas a hacer las cosas importantes hasta que tu agenda se aclare un poco, créeme cuando te digo que no será así. Siempre te sentirás tan ocupado como ahora y, en todo caso, la vida se vuelve más ajetreada a medida que envejecemos (al menos hasta que nos jubilemos).
Para superar nuestro inherente sesgo hacia el presente que nos impide centrarnos en las actividades del Cuadrante 2, debemos vivir nuestras vidas de forma intencionada y proactiva. No puedes dirigir tu vida en modo predeterminado. Tienes que decidir conscientemente: «Voy a sacar tiempo para estas cosas pase lo que pase»
Cuadrante 3: Tareas urgentes y no importantes
Las tareas del Cuadrante 3 son actividades que requieren nuestra atención ahora (urgentes), pero no nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos o a cumplir nuestra misión (no importantes). La mayoría de las tareas del cuadrante 3 son interrupciones de otras personas y a menudo implican ayudarles a alcanzar sus propios objetivos y cumplir con sus propias prioridades.
Aquí hay algunos ejemplos concretos de actividades del Cuadrante 3:
Según Covey, muchas personas dedican la mayor parte de su tiempo a las tareas Q3, mientras piensan que están trabajando en Q1. Como las tareas Q3 sí ayudan a los demás, definitivamente se sienten importantes. Además, suelen ser tareas tangibles, cuya finalización te da esa sensación de satisfacción que se obtiene al tachar algo de tu lista.
Pero mientras las tareas Q3 pueden ser importantes para otros, no lo son para ti. No son necesariamente malas, pero deben estar equilibradas con tus actividades Q2. De lo contrario, terminarás sintiendo que estás haciendo mucho del día a día, mientras que eventualmente te das cuenta de que en realidad no estás haciendo ningún progreso en tus propios objetivos a largo plazo. Esa es una receta para la frustración personal y el resentimiento hacia otras personas.
Los hombres que pasan la mayor parte de su tiempo trabajando en Tareas Urgentes pero No Importantes a menudo sufren del «Síndrome del Buen Tipo», y quieren complacer constantemente a los demás a expensas de su propia felicidad.
Si ese es tu caso, la solución es sencilla: Vuélvete más asertivo y empieza a decir firmemente (pero con educación) que no a la mayoría de las peticiones.
Cuadrante 4: Tareas no urgentes y no importantes
Las actividades del Cuadrante 4 no son urgentes y no son importantes. Son lo que a mí me gusta llamar actividades «de pacotilla». Las actividades del cuadrante 4 no son urgentes ni te ayudan a conseguir objetivos a largo plazo ni a cumplir tu misión como hombre. Son principalmente distracciones.
Ejemplos específicos de Tareas No Urgentes y No Importantes incluyen:
Creo que si la mayoría de nosotros hiciéramos una auditoría de tiempo sobre nosotros mismos, descubriríamos que pasamos una cantidad desmesurada de tiempo en actividades de la Q4. Estoy seguro de que la mayoría de nosotros tenemos esos momentos de «estoy desperdiciando mi vida» después de haber pasado horas navegando por la web y nos damos cuenta de que podríamos haber utilizado ese tiempo para perseguir nuestros objetivos vitales más ennoblecedores. ¿No? ¿Sólo yo? Dang.
Como pragmático, no creo que tengas que eliminar por completo las actividades del Q4 de tu vida. Después de un día particularmente agitado y ocupado, navegar al azar por Internet o ver un programa de televisión favorito durante media hora es exactamente lo que mi cerebro necesita para descomprimirse.
En lugar de aspirar a deshacerse por completo de las tareas No Urgentes y No Importantes, trata de dedicarles sólo una cantidad muy limitada de tiempo. Un 5% o menos de tus horas de vigilia es un buen objetivo.
Sé como Ike; dedica más tiempo a las tareas importantes
En nuestro actual mundo de sobresaltos, la capacidad de filtrar la señal del ruido, o de distinguir entre lo urgente y lo verdaderamente importante, es una habilidad esencial que hay que tener.
Mi reto para ti esta semana es aplicar la Matriz de Decisiones de Eisenhower a todos los aspectos de tu vida que puedas. Cuando te enfrentes a una decisión, detente y pregúntate: «¿Estoy haciendo esto porque es importante o lo estoy haciendo porque es meramente urgente?»
Te prometo que a medida que pases la mayor parte de tu tiempo trabajando en tareas No Urgentes pero Sí Importantes, sentirás una renovada sensación de calma, control y compostura en tu vida. Sentirás que estás haciendo verdaderos progresos. Al invertir tu tiempo en las actividades de planificación/organización de la T2, podrás prevenir y eliminar muchas de las crisis y problemas de la T1, equilibrar las peticiones de la T3 con tus propias necesidades y disfrutar de verdad de las salidas de la T4, sabiendo que te has ganado el descanso. Si haces de las tareas de la Q2 tu máxima prioridad, no importa la emergencia, la molestia o el plazo que se te presente, tendrás los medios mentales, emocionales y físicos para responder positivamente, en lugar de reaccionar a la defensiva.
Herramientas para ayudarte
Para ayudarte a aplicar la Matriz de Decisiones de Eisenhower, te sugerimos que consultes las siguientes herramientas.
Eisenhower App. Se trata de una aplicación para iPhone que te permite organizar fácilmente tus tareas según la Matriz de Decisión Eisenhower. Tuve la oportunidad de jugar un poco con ella y me gustó lo que vi. No he podido encontrar nada similar para Android.
Descarga la hoja de trabajo de la matriz de decisiones de Eisenhower. He creado un pequeño y elegante PDF de la Matriz de Decisiones de Eisenhower que se puede descargar gratuitamente. Imprime uno esta noche y reserva 30 minutos para la reflexión personal. Haz una lista de las tareas a las que dedicas la mayor parte de tu tiempo y asígnales un cuadrante apropiado en la matriz. Hacerlo te dará una idea aproximada de si estás dedicando tiempo a actividades que son realmente importantes.
Después de hacerlo, piensa en formas de reducir la cantidad de tiempo que dedicas a las tareas Q1, Q3 y Q4 y de aumentar la cantidad de tiempo que dedicas a las actividades Q2.