No faltan las noticias sobre las consecuencias que puede tener el acoso. Incluso si tiene lugar fuera del lugar de trabajo, el acoso puede afectar a la reputación y a los resultados de un empleador. Cuando un empleado presenta una queja por acoso que incluye alegaciones específicas, es necesario realizar una investigación. (Puede que no se requiera una investigación si un empleado se limita a presentar una queja vaga sobre descortesía, por ejemplo). Los tribunales han dictaminado que no investigar equivale a discriminación. Sin embargo, la ley ofrece refugios seguros: políticas y procedimientos que, si se siguen correctamente, pueden tomarse como prueba de que el demandante y el sujeto de la queja fueron tratados de forma justa.
Un refugio seguro es el que ofrece la llamada defensa Faragher/Ellerth. Faragher contra la ciudad de Boca Ratón y Burlington Industries, Inc. contra Ellerth son dos casos de 1998. En estos casos, el tribunal dictaminó que los empleadores no pueden ser declarados responsables del acoso hostil en el lugar de trabajo bajo tres condiciones. Una de ellas es que el empleado denunciante no haya sufrido una acción adversa en su empleo, por ejemplo un descenso de categoría o un despido. Otra es que cualquier comportamiento de acoso haya sido remediado con prontitud. La tercera condición es la más conocida por la defensa Faragher/Ellerth: el empleado denunciante no aprovechó los procedimientos de denuncia establecidos que habrían dado a su empleador la oportunidad de remediarlo. En pocas palabras: como no nos lo dijiste, ¿cómo podríamos haberlo sabido?
Esta tercera condición es una buena razón para tener un procedimiento de denuncia de acoso por escrito en un manual del empleado. Normalmente, el procedimiento requiere que los empleados lleven una queja de acoso a un supervisor o al departamento de recursos humanos o, si el empleado lo considera necesario, a alguien de mayor rango que su supervisor inmediato. Un empleador puede protegerse aún más haciendo que los empleados firmen acuses de recibo que demuestren que han recibido una copia del procedimiento de denuncia.
Además de una política de denuncia correctamente redactada y un medio para asegurarse de que los empleados conocen su contenido, un empleador también debe haber establecido políticas y procedimientos para lo que viene después: una investigación. La ley ofrece un puerto seguro también en este paso. Cotran contra Rollins Hudig Hall International, Inc, otro caso de 1998 de California, suele servir de ejemplo.
En ese caso, un empleado fue acusado de acoso sexual. Tras realizar una investigación, su empleador lo despidió y él lo demandó. Una de las cuestiones que se planteó al tribunal fue si la investigación se había realizado correctamente. Finalmente, el tribunal dictaminó que la investigación (que halló pruebas de las infracciones del empleado) se había realizado correctamente y que, por tanto, el empresario no había tratado al empleado despedido de forma injusta. Por lo tanto, un segundo puerto seguro para los empleadores es llevar a cabo una investigación adecuada. Otra forma de pensar en Cotran es que no exige al empresario que pruebe el acoso con la misma minuciosidad que en un tribunal. Una investigación en el lugar de trabajo no tiene que atenerse a las mismas normas estrictas de una investigación policial, por ejemplo. Pero esa norma más relajada sigue dejando mucho espacio para los errores.
Lo que no se debe hacer en una investigación
Por suerte para los empresarios, hay algunas orientaciones sobre lo que se debe hacer cuando se presenta una denuncia. He aquí una breve lista:
- No retrasar o no completar una investigación. Una vez que se presenta una queja, el reloj comienza a correr. Si no se hace nada después de la denuncia, es probable que un tribunal saque conclusiones implacables. Una investigación también debe terminar rápidamente, o un tribunal puede inferir que la investigación se dejó deliberadamente sin resolver.
- No haga pasar al denunciante por el aro. El procedimiento de denuncia debe ser sencillo. No tiene por qué requerir una declaración escrita ni siquiera la cooperación continua del denunciante. Una vez que se presenta una denuncia concreta, debe comenzar una investigación.
- No deje de realizar una investigación honesta. Incluso si la queja parece cuestionable, es mejor que el empleador lleve a cabo una investigación. Pida documentos y comunicaciones electrónicas. Entreviste a los testigos. Compruebe la asistencia, la vigilancia, los calendarios, los registros informáticos, etc. Obtenga todas las pruebas pertinentes y revíselas.
- No filtre. Es importante mantener la confidencialidad. El denunciante, los testigos y la persona acusada de mala conducta deben poder presentar sus pruebas sin preocuparse de que usted se lo diga a otros. Tenga en cuenta que los empleados pueden no estar obligados a guardar silencio, por lo que, aunque se corra la voz, no debe salir de usted.
- No tome represalias. Las represalias son una violación independiente de la ley.
- No deje de llegar a una conclusión. Después de hacer una investigación, el empleador está obligado a hacer algo, incluso si las pruebas no van más allá de «él dijo, ella dijo». Haga una determinación de lo sucedido basándose en las pruebas que tenga, incluida la credibilidad de las partes, y actúe de acuerdo con esa determinación.
- Como deja claro esta lista, la mayoría de los «don’ts» equivalen a no tomar medidas en respuesta a una queja. Entonces, ¿qué acciones deben tomarse?
Las cosas que hay que hacer en una investigación
La mejor manera de llevar a cabo una investigación es según los procedimientos establecidos en un manual preparado. Si una queja llega a los tribunales, un empleador puede demostrar que actuó de buena fe siguiendo un procedimiento adecuado. He aquí algunos consejos:
- Mantenga un registro. Registre la fecha en la que recibió la queja, los detalles de la misma y las fechas en las que se llevaron a cabo las acciones de investigación hasta que se resolvió la queja. Las leyes varían en cuanto a la duración de los registros; compruebe las leyes locales. Tres años es una regla general.
- Siga el procedimiento indicado en el manual preparado.
¿Cuáles son algunos de los procedimientos recomendados para llevar a cabo una investigación? Una cosa a tener en cuenta es que los procedimientos para las investigaciones en el lugar de trabajo no están tan estrictamente establecidos como lo están para las investigaciones policiales. Un empleador puede llevar a cabo una investigación interna o puede contratar a un investigador externo. Si un empleado es miembro de un sindicato, o si se dan otras circunstancias especiales, hay procedimientos adicionales que deben seguirse. En general, sin embargo, se permite la discreción, siempre que la investigación se lleve a cabo de buena fe. Teniendo esto en cuenta, he aquí un breve resumen de cómo puede llevarse a cabo una investigación.
Mantenga la confidencialidad de la investigación
Use una sala privada donde pueda mantenerse la privacidad y la confidencialidad. La persona que lleve a cabo la investigación debe ser buena para tomar notas precisas. Esto se debe a que, a menudo, las personas son más comunicativas si no se las graba. Sin embargo, si se utiliza un dispositivo de grabación, todas las grabaciones deben comenzar y terminar con una enumeración de la hora, la fecha, las personas presentes, el asunto que se está tratando y una declaración de consentimiento para ser grabado.Mantenga la imparcialidad
Las notas pueden aparecer como pruebas en los tribunales más adelante, por lo que deben estar libres de comentarios poco profesionales y no deben ser editadas o «arregladas» después del hecho. El investigador puede iniciar una cronología de los hechos, preparar una lista de personas a las que entrevistar y fijar una fecha deseada de finalización de la investigación. El investigador debe ser imparcial. Puede ser un gerente, un miembro del departamento de recursos humanos o un investigador externo.Sea honesto
El entrevistador debe ser sincero con los entrevistados. El entrevistador no debe hacer promesas, ni decir que se ha llegado a ninguna conclusión, ni hacer amenazas. El entrevistador también debe ser honesto sobre a quién representa, en la mayoría de los casos, al empleador. El entrevistador debe hacer saber a los entrevistados que pueden terminar la entrevista en cualquier momento.Realice entrevistas exhaustivas
Las entrevistas suelen comenzar con el denunciante. El investigador puede hacer preguntas abiertas, como: «En sus propias palabras, ¿qué ocurrió?» y utilizar preguntas de seguimiento para tratar de averiguar fechas, horas y otros detalles. Se puede pedir a cada entrevistado que aporte pruebas como correos electrónicos, textos y otros documentos. El investigador puede mantener el rumbo pidiendo a los entrevistados que se ciñan a los detalles. Otras preguntas que se pueden hacer son: «¿Qué dijo/hizo en ese momento?» «¿Habló con alguien al respecto?» (incluidos médicos y terapeutas), y «¿Qué medidas quiere que tome la empresa?»La siguiente entrevista puede ser la persona acusada o acosada. A esta persona se le debe explicar por qué se le entrevista y se le hace el mismo tipo de preguntas que al denunciante. «¿Qué sucedió?», seguido de preguntas específicas sobre los momentos y lugares.
Algunas preguntas adicionales que se deben hacer deben abordar si alguien más puede hablar de la supuesta conducta. «¿Había alguien más allí?». «¿Sabe de alguien más que pueda haber estado involucrado?» «¿Sabe de alguien más que pueda tener información relevante?»
A partir de estas entrevistas se puede preparar una lista de testigos, si los hay, y los testigos pueden ser entrevistados de la misma manera imparcial. Mientras esto ocurre, se puede rellenar la línea de tiempo y preparar un resumen de los hechos acordados. A medida que este proceso continúa, puede surgir la necesidad de realizar segundas entrevistas a medida que se comparan los diferentes relatos.
Recoger pruebas
Recoger todos los documentos y registros que puedan ser relevantes para la investigación, incluyendo, entre otros, correos electrónicos, textos y calendarios. Estos documentos pueden ayudar a llenar las lagunas en la línea de tiempo, llenar los agujeros en las declaraciones de los testigos, y establecer la credibilidad de los testigos.Tome una decisión razonable y de buena fe
Por último, después de revisar las pruebas recogidas en la entrevista, el empleador debe tomar una decisión sobre qué acción tomar, ponerla por escrito, e incluirla en su informe de investigación. La ley desaprueba no hacer nada.Además, la decisión debe ser razonable. Si bien es posible resolver la cuestión con algo de formación y memorandos, una investigación de buena fe puede terminar con la credibilidad de una de las partes en mejor estado que la de la otra, con las consiguientes consecuencias. Sin embargo, los empleadores no pueden rehuir de tomar una decisión razonable y de buena fe simplemente porque la reputación de un empleado puede sufrir sin perder posiblemente la protección de puerto seguro.
Conclusión
A medida que el enfoque a nivel nacional sobre el acoso continúa, los empleadores deben estar preparados para responder y protegerse de las reclamaciones dentro de su lugar de trabajo. Esta preparación incluye tener una política de denuncia por escrito y procedimientos de investigación bien establecidos. Al estar preparados, los empleadores pueden aprovechar las normas de puerto seguro que limitan su responsabilidad frente a las demandas por acoso.