Una carta comercial es una carta formal. A diferencia de un currículum o una carta de presentación, puede tener más de una página y es probable que contenga seis partes:
El encabezamiento
El encabezamiento contiene la dirección del remitente con la fecha en la última línea. A veces es necesario incluir una línea antes de la fecha con un número de teléfono, un número de fax o una dirección de correo electrónico. A menudo se salta una línea entre la dirección y la fecha. No es necesario escribir la dirección del remitente si se utiliza papel de carta con la dirección del remitente ya impresa, pero siempre se debe utilizar la fecha. Asegúrese de que el encabezamiento está en el margen izquierdo.
Ejemplo:
Sra. Jane Doe
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Tel:
Fax:
Email:
28 de junio de 2011
Dirección del destinatario
Esta es la dirección a la que envía su carta. Asegúrate de hacerla lo más completa posible para que llegue a su destino. Incluye siempre los nombres de los títulos (como Dr.) si los conoces. Al igual que la otra dirección, se encuentra en el margen izquierdo. Si un papel estándar de 8 ½» x 11″ se dobla en tercios para que quepa en un sobre comercial estándar de 9″, la dirección interior debe aparecer a través de la ventana del sobre (si hay una). Asegúrese de omitir una línea después del encabezamiento y antes de la dirección del destinatario, y de omitir otra línea después de la dirección interior antes del saludo. Para ver un ejemplo, consulte un ejemplo de carta al final de esta hoja.
El saludo
El saludo en una carta comercial es siempre formal. Suele comenzar con «Estimado {nombre de la persona}». Una vez más, asegúrate de incluir el título de la persona si lo conoces (como Sra., Sr. o Dr.). Si no estás seguro del título o del género de la persona, utiliza simplemente su nombre de pila. Por ejemplo, sólo usarás el nombre de la persona si la persona a la que escribes es «Jordan» y no sabes si se identifica como hombre, mujer o no binario.
El saludo siempre termina con dos puntos.
El cuerpo
El cuerpo es la carne de tu carta. Para los formatos de carta de bloque y de bloque modificado, haz un solo espacio y justifica a la izquierda cada párrafo. Sin embargo, asegúrese de dejar una línea en blanco entre cada párrafo, sin importar el formato. Asegúrese también de omitir una línea entre el saludo y el cuerpo, así como entre el cuerpo y el cierre.
El cierre de cortesía
El cierre de cortesía es un comentario breve y cortés que termina su carta. El cierre comienza en la misma justificación que su fecha y una línea después del último párrafo del cuerpo. Escriba en mayúsculas la primera palabra del cierre (Gracias) y deje cuatro líneas para la firma entre el cierre y el nombre del remitente. Una coma debe seguir al cierre.
La línea de la firma
Salte al menos cuatro líneas después del cierre para su firma, y luego escriba el nombre a firmar. Si va a imprimir esta carta y enviarla por correo, firmará con bolígrafo. Esta línea incluirá su nombre y apellido, y a menudo incluye la inicial del segundo nombre, aunque no es obligatorio. Puede poner su título antes para indicar cómo desea que se dirijan a usted (Sra., Sra., Dr.).
La firma debe ser en tinta azul o negra.
Anexos
Si tiene algún documento adjunto, como un currículum, puede indicarlo escribiendo «Anexos» una línea debajo del listado. También puede incluir el nombre de cada documento.
Formato y fuente
Muchas organizaciones tienen su propio estilo para escribir una carta comercial, pero aquí hay algunos ejemplos comunes.
Bloque
El diseño más común para una carta comercial se llama formato de bloque. En este formato, toda la carta está justificada a la izquierda y a espacio simple, salvo un doble espacio entre párrafos.
Bloque modificado
El bloque modificado es otro tipo popular de carta comercial. El cuerpo de la carta y las direcciones del remitente y del destinatario están justificados a la izquierda y a espacio simple. Sin embargo, en este formato, la fecha y el cierre se tabulan al punto central.
Semibloque
El estilo menos utilizado es el llamado semibloque. En él cada párrafo está sangrado en lugar de justificado a la izquierda.
Fuente
La fuente estándar para las cartas comerciales es Times New Roman, tamaño 12. Sin embargo, se pueden utilizar fuentes que sean claras de leer como Arial.
Muestra de carta
{NOTA: su nombre va sólo en la parte inferior}
Su dirección de retorno (sin abreviaturas de calle, avenida, etc.))
Su Ciudad, YC zip
Fecha (escriba como el 4 de junio de 2004 o el 4 de junio de 2004)
Nombre y Apellido de la Persona a la que escribe
Dirección
Ciudad, ST zip
Señor./En el primer párrafo, introduzca el motivo por el que escribe y lo que quiere de ellos. En el último párrafo, agradece al destinatario el tiempo y los esfuerzos que ha dedicado a ti. Además, hágale saber que se pondrá en contacto con él o que puede ponerse en contacto con usted si tiene alguna pregunta.
Sinceramente,
{cuatro espacios para que aparezca su firma aquí}
Jane Doe