Pautas para llevar a cabo reuniones eficaces

Adaptado de la Guía de campo para el liderazgo y la supervisión en los negocios y de la Guía de campo para el liderazgo y la supervisión del personal sin ánimo de lucro.

Las secciones de este tema incluyen

Selección de los participantes
Desarrollo de la agenda
Apertura de la reunión
Establecimiento de las reglas básicas
Gestión del tiempo en las reuniones
Evaluación del proceso de la reunión
Cierre de la reunión

Varios tipos de grupos
Perspectivas adicionales sobre la conducción de reuniones exitosas

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Temas relacionados de la biblioteca

Planificación de reuniones efectivas

La gestión de reuniones tiende a ser un conjunto de habilidades que a menudo son pasadas por alto por los líderes y gerentes. La siguiente información es una versión más bien «Cadillac» de sugerencias para la gestión de reuniones. El lector puede elegir las sugerencias que mejor se adapten a la cultura particular de su propia organización. Hay que tener en cuenta que las reuniones son actividades muy caras si se tiene en cuenta el coste de la mano de obra de la reunión y lo mucho que se puede o no hacer en ellas. Así que tómese la gestión de las reuniones muy en serio.

El proceso utilizado en una reunión depende del tipo de reunión que se planee tener, por ejemplo, reunión de personal, reunión de planificación, reunión de resolución de problemas, etc. Sin embargo, hay ciertos aspectos básicos que son comunes a varios tipos de reuniones. Estos fundamentos se describen a continuación.

(Tenga en cuenta que puede parecer que hay muchas sugerencias enumeradas a continuación para algo tan aparentemente simple como tener una reunión. Sin embargo, cualquier actividad importante incluiría una larga lista de sugerencias. La lista parece reducirse mucho una vez que se domina la forma de realizar la actividad).

Guías completas

Guía básica para llevar a cabo reuniones eficaces
Planificación de una gran reunión
Gestión de reuniones (una guía)
Cómo llevar a cabo una reunión

Selección de los participantes

La decisión sobre quién debe asistir depende de lo que se quiera conseguir en la reunión. Esto puede parecer demasiado obvio, pero es sorprendente la cantidad de reuniones que se celebran sin la presencia de las personas adecuadas.
– No dependa de su propio juicio sobre quién debe asistir.Pida también la opinión de otras personas.
– Si es posible, llame a cada persona para hablarle de la reunión, de su objetivo general y de por qué es importante su asistencia.
– Haga un seguimiento de su llamada con una notificación de la reunión, que incluya el objetivo de la misma, dónde se celebrará y cuándo, la lista de participantes y a quién deben dirigirse si tienen preguntas.
– Envíe una copia del orden del día propuesto junto con la notificación de la reunión.
– Designe a alguien para que registre las acciones importantes, las tareas y las fechas de entrega durante la reunión. Esta persona debe asegurarse de que esta información se distribuya a todos los participantes poco después de la reunión.

Elaboración del orden del día

– Elabore el orden del día junto con los principales participantes en la reunión. Piense en el resultado general que desea obtener de la reunión y en las actividades que deben llevarse a cabo para alcanzar dicho resultado. El orden del día debe organizarse de manera que estas actividades se lleven a cabo durante la reunión.
En el orden del día, indique el resultado general que desea obtener de la reunión
– Diseñe el orden del día de manera que los participantes se involucren desde el principio, teniendo algo que hacer de inmediato y para que lleguen a tiempo.
– Junto a cada tema principal, incluya el tipo de acción necesaria, el tipo de resultado esperado (decisión, votación, acción asignada a alguien) y el tiempo estimado para tratar cada tema
– Pregunte a los participantes si se comprometen a cumplir el orden del día.
– Mantenga el orden del día publicado en todo momento.
– No diseñe excesivamente las reuniones; esté dispuesto a adaptar el orden del día si los miembros avanzan en el proceso de planificación.
– Piense en la forma de etiquetar un evento para que la gente llegue con esa mentalidad; puede ser útil mantener un breve diálogo en torno a la etiqueta para desarrollar una mentalidad común entre los asistentes, especialmente si entre ellos hay representantes de varias culturas.

Reuniones de apertura

– Empiece siempre a la hora; esto respeta a los que llegaron a tiempo y recuerda a los que llegan tarde que la programación es seria.
– Dé la bienvenida a los asistentes y agradézcales su tiempo.
– Revise el orden del día al principio de cada reunión, dando a los participantes la oportunidad de entender todos los temas principales propuestos, cambiarlos y aceptarlos.
– Tenga en cuenta que, si se utiliza una grabadora de reuniones, se levantará un acta y se entregará a cada participante poco después de la reunión.
– Modele el tipo de energía y participación que necesitan los participantes de la reunión.
– Aclare su(s) papel(es) en la reunión.

Establecer las reglas básicas para las reuniones

No es necesario desarrollar nuevas reglas básicas cada vez que se celebre una reunión, seguramente. Sin embargo, vale la pena tener unas cuantas reglas básicas que puedan utilizarse en la mayoría de sus reuniones. Estas reglas básicas cultivan los ingredientes básicos necesarios para el éxito de una reunión.
– Cuatro poderosas reglas básicas son: participar, concentrarse, mantener el impulso y llegar al cierre. (Es posible que quiera una regla básica sobre la confidencialidad.)
– Enumere sus reglas básicas principales en el orden del día.
– Si tiene nuevos asistentes que no están acostumbrados a sus reuniones, podría repasar cada regla básica.
– Mantenga las reglas básicas publicadas en todo momento.

Cómo intervenir en una reunión

Gestión del tiempo

Una de las tareas de facilitación más difíciles es la gestión del tiempo: el tiempo parece agotarse antes de que se completen las tareas.Por lo tanto, el mayor reto es mantener el impulso para que el proceso siga avanzando.
– Puede pedir a los asistentes que le ayuden a controlar el tiempo.
– Si el tiempo previsto en el orden del día se le escapa de las manos, preséntelo al grupo y pida su opinión para encontrar una solución. (Véase también Gestión del tiempo.)

Evaluaciones del proceso de la reunión

– Es sorprendente la frecuencia con la que la gente se queja de que una reunión es una completa pérdida de tiempo, pero sólo lo dicen después de la reunión. Obtenga sus comentarios durante la reunión cuando pueda mejorar el proceso de la misma de inmediato. Evaluar una reunión sólo al final de la misma suele ser demasiado tarde para hacer algo con los comentarios de los participantes.
– Cada dos horas, realice «comprobaciones de satisfacción» de 5 a 10 minutos.
– En una mesa redonda, pida a cada participante que indique rápidamente cómo cree que está transcurriendo la reunión.

Estimar el coste de una reunión
Evaluar el proceso de la reunión
Evaluar la reunión en general
La reunión ha terminado. Ahora es el momento de evaluar y mejorar

Evaluación de la reunión en general

– Deje de 5 a 10 minutos al final de la reunión para evaluar la reunión; no se salte esta parte de la reunión.
– Pida a cada miembro que clasifique la reunión del 1 al 5, con el 5 como el más alto, y que cada miembro explique su clasificación
– Pida al director general que clasifique la reunión en último lugar.

Clausura de las reuniones

– Termine siempre las reuniones a tiempo e intente terminar con una nota positiva.
– Al final de una reunión, revise las acciones y asignaciones, y fije la hora de la próxima reunión y pregunte a cada persona si puede asistir o no (para obtener su compromiso)
– Aclare que las actas de la reunión y/o las acciones se informarán a los miembros en un plazo máximo de una semana (esto ayuda a mantener el impulso).

Diversos tipos de grupos

Aprendizaje de acción
Comités
Gestión de conflictos
Dialoguing
Facilitación
Grupos de enfoque
Coaching de grupo
Gestión de conflictos de grupo
Dinámica de grupo (sobre la naturaleza de los grupos, etapas de desarrollo del grupo, etc.)
Aprendizaje en grupo
Solución de problemas y toma de decisiones en grupo
Intervenciones a gran escala
Tecnología de espacio abierto
Equipos de trabajo autodirigidos y autogestionados
.Equipos de trabajo autodirigidos
Creación de equipos
Formación y desarrollo
Equipos virtuales

Perspectivas adicionales sobre la realización de reuniones exitosas

Gestión de reuniones
Diez razones por las que las reuniones fracasan
Por qué las reuniones presenciales marcan la diferencia
Mantenga conversaciones, No reuniones
Salvar una reunión condenada
Reuniones de personal: «¡Todos para uno y uno para todos!»
Reuniones eficaces: Los tres principales retos

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