Ya sea que necesite definir los objetivos de comunicación, o identificar a las partes interesadas y los canales, puede utilizar esta plantilla de plan de comunicación para programar las comunicaciones del proyecto y establecer un ciclo de retroalimentación que mantenga a todos al día. Al formular su plan de comunicación con antelación al proyecto, se asegura de que la información se difundirá de forma clara y correcta a quien la necesite.
Descargue la plantilla de plan de comunicación gratuita:
Por qué necesita una plantilla de plan de comunicación
La comunicación es la columna vertebral de cualquier proyecto. Bueno, una buena comunicación, eso es. Con esta plantilla gratuita de plan de comunicación puedes asegurarte de que la documentación, los mensajes, los datos y los informes de tu proyecto sean lo más claros y eficaces posible.
Esta plantilla describe la forma en que compartirás la información con tus equipos de proyecto y las partes interesadas para que se escuchen correctamente y se dirijan a la parte adecuada. También establece el calendario en el que lo harás. No sólo eso, sino que esta plantilla de plan de comunicación le permitirá anotar los objetivos, las partes interesadas, las estrategias y las actividades en relación con sus comunicaciones.
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Piensa en esta plantilla de plan de comunicación como:
- Un repositorio para tus objetivos de comunicación;
- Cómo planeas llevar a cabo esos objetivos;
- En qué plazo y el esfuerzo que supone cumplir esos objetivos; y finalmente,
- Las métricas para medir si tienes éxito.
- Visión y objetivos: Tenga claro por qué hay un plan de comunicación. Puede haber varias razones: ¿cuáles son? Asegúrese de anotar las metas y los objetivos de esas comunicaciones, para que todo quede claro desde el principio.
- Metas y plazos: A medida que detalla las metas, también querrá ponerlas dentro de un marco de tiempo determinado. Nada se hace sin una fecha límite.
- Personal y herramientas de comunicación: Para que las comunicaciones funcionen, es necesario que haya una persona o un grupo que se haga cargo del proceso. ¿Quiénes son y qué herramientas utilizan para distribuir esas misivas, correo electrónico, texto, etc.?
- Revisar la eficacia: No hay forma de saber si sus comunicaciones están llegando de hecho si no está midiendo los resultados. Disponga de métricas para ver lo bien que está funcionando su plan de comunicación, y conserve esos datos para que sirvan de precedente histórico.
- Elabore un plan: No hace falta decir que hay que planificar todo esto, pero quizás hay que decirlo, de forma clara y definitiva. Usted no empezaría un proyecto sin planificarlo primero, así que siga su propio consejo y consiga un plan antes de establecer un proceso de comunicación.
- Registre los resultados: Como parte de su proceso de medición, después de que el proyecto se haya cerrado, tómese el tiempo para ver qué tan efectivo fue el plan de comunicación en general. Aprenderá mucho: qué repetir la próxima vez y qué cambiar.
Algunos momentos son mejores que otros en lo que respecta a cuándo utilizar su plantilla de plan de comunicación. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto grande, con muchos recursos, proveedores, gerentes, etc., entonces querrás una entrega más estructurada para las comunicaciones. De este modo, te asegurarás de que se satisfacen las necesidades de todos.
La necesidad de comunicaciones informales también es crucial para el éxito de un proyecto. Es inteligente considerar que, por muy útil que sea esta plantilla de plan de comunicación, es necesario que haya una partida en la que te acuerdes de hablar informalmente con los miembros del equipo, las partes interesadas e incluso los proveedores.
Esta plantilla gratuita, sin embargo, es sólo un documento estático. Si quiere llevar su planificación, seguimiento y elaboración de informes al siguiente nivel, entonces querrá comprometerse con un software de gestión de proyectos online y colaborativo.
ProjectManager.com está basado en la nube y es accesible en cualquier momento y lugar. Nuestras galardonadas herramientas han sido clasificadas repetidamente como número 1 por GetApp de Gartner en su categoría de gestión de proyectos. Incorporadas en el software hay muchas maneras de comunicarse individualmente y en chats de grupo, adaptadas para llegar sólo a las personas con las que quieres hablar.
Cómo usar esta plantilla de plan de comunicación
Ahora que has descargado tu plantilla de excel de plan de comunicación, es el momento de ponerla en práctica en tu proyecto. Aunque este documento es ideal para proyectos de mayor envergadura, (ya que las comunicaciones en los más pequeños son menos complejas), incluso si estás trabajando en un proyecto más pequeño, es bueno tener una idea de cómo organizar y ejecutar las comunicaciones para cuando eventualmente gestiones un proyecto más grande.
Para empezar, rellena las siguientes secciones de la plantilla:
Antecedentes
Esta sección te pide que describas tu plan de comunicación en contexto para conseguir la aceptación de las partes interesadas y los miembros del equipo por igual. Entre las cosas que abordará aquí están:
Análisis de la situación
Aquí aborda las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas inherentes al plan de comunicación. Los puntos fuertes pueden incluir los aspectos en los que su equipo destaca en materia de comunicación, mientras que los puntos débiles señalan las áreas en las que la comunicación no está siendo bien atendida. En cuanto a las oportunidades, son áreas que se encuentran que pueden ser mejoradas. Una amenaza es un problema que puede echar abajo todo el proceso de comunicación. Asegúrate de tener claras estas cuatro áreas y anótalas en detalle aquí.
Lecciones aprendidas
Ahora es el momento de esbozar un historial de comunicaciones en tu organización para tener una idea de las tendencias y de cómo apoyar lo positivo y alejarse de lo negativo. Empiece por enumerar las comunicaciones básicas que ya se han realizado. ¿Cómo se han realizado estas comunicaciones y en qué medida han tenido éxito? Por último, documente lo que ha aprendido de esta investigación.
Objetivos
Ha esbozado los antecedentes, ahora quiere avanzar hacia el futuro y expresar lo que logrará con este plan de comunicación.
Comience con una lista sencilla de sus tres principales objetivos. Asegúrese de que son muy específicos, medibles, procesables, relevantes y oportunos. Puedes recordar este criterio con el acrónimo S.M.A.R.T.
Directrices
Ahora que tienes objetivos, ¿cómo vas a conseguirlos? Unas pautas que te ayuden a sacar tus comunicaciones te ayudarán. Haz una lista de cómo quieres que se difundan las comunicaciones. Eso puede incluir comentarios o reuniones periódicas, aprobación antes del envío, comunicar sólo la información pertinente, etc.
Partícipes
Haz una lista del personal clave del proyecto por su nombre, seguido de su función y, a continuación, la información que necesitan conocer. Después, puedes indicar la frecuencia con la que hay que comunicarse con ellos. Haz que esta lista sea aprobada por las personas que la componen para asegurarte de que has conseguido lo que quieren y cuando lo quieren correctamente.
Mensajes
¿Cuáles son tus mensajes clave? Algunas comunicaciones regulares para proyectos incluyen: estado del proyecto, problemas del proyecto, riesgo del proyecto, entregables del proyecto y recursos del proyecto. Estos son marcadores que se incluirán en la mayoría de sus mensajes de comunicación.
Canales de entrega
¿Por qué mecanismo difundirá sus comunicaciones? Cuál es el canal de preferencia de su público objetivo? Puede ser el correo electrónico o el texto o incluso el material impreso, pero averigua cuál es y utiliza ese punto de acceso que sí llegará a tu lector.
Recogida de información
Una vez que hayas decidido el canal, querrás crear un documento que recoja la información que vas a enviar a través de este canal. Escribe el nombre del canal, la información requerida, quién es el proveedor de la información y el calendario.
Calendario de comunicación
Ahora estás listo para el plan de comunicación, que comienza con un calendario. Puede crear un cronograma en un diagrama de Gantt para visualizar la frecuencia de las comunicaciones, incluidas las reuniones, el boletín informativo, los eventos sociales, las conferencias, los seminarios, las alertas, etc.
Eventos de comunicación
Por último, quiere describir los eventos de su cronograma de comunicación en detalle para ayudar a los miembros del equipo a completar estos eventos a tiempo. Así que numere los eventos, nómbrelos, descríbalos, escriba cuál es su propósito, la frecuencia y luego la fecha.
Plantillas para complementar su plan de comunicación
Los planes de comunicación tocan casi todos los aspectos de su proyecto. Cuanto mejor se comunique, más probabilidades tendrá de conseguir un resultado satisfactorio. Para avanzar en su plan de comunicación, consulte nuestra página de plantillas gratuitas de gestión de proyectos en nuestro sitio web. Allí encontrará herramientas que le ayudarán en cada etapa del proyecto. Aquí tienes algunas para ayudarte con tu plan de comunicación.
Plan de proyecto
La plantilla gratuita de plan de proyecto te ayuda a reunir todas las partes de tu plan de proyecto, incluyendo la lista de tareas, recursos y un proceso de comunicación. Las comunicaciones son la forma de entregar el plan a su equipo, para que sepan cómo ejecutarlo, pero también son cruciales para las partes interesadas. Ellos tienen un interés personal en el plan y necesitan estar al tanto.
Cuadro RACI
La comunicación está dirigida. Puedes ser claro en tu redacción, pero si se entrega a la parte equivocada la información es inútil o incluso perjudicial. Para saber quién recibe qué, debe utilizar la plantilla gratuita del gráfico RACI. Te ayuda a determinar quién tiene que oír qué definiendo a las personas del proyecto por RACI o responsables, rendidores de cuentas, consultados, informados. La plantilla enumera todo el personal del proyecto y sus departamentos, y luego codifica por colores su necesidad mediante el uso del gráfico RACI para que sus comunicaciones sean más precisas.
Informe de estado
Un informe de estado captura el proyecto en un momento determinado. Es una gran manera de hacer un seguimiento de su rendimiento y asegurarse de que su progreso real se ajusta a lo que había planeado en este momento. En otras palabras, un informe de estado es una herramienta de comunicación para que los gestores de proyectos supervisen el trabajo y también comuniquen ese trabajo a las partes interesadas. Esta plantilla gratuita de informe de estado es una herramienta de comunicación que te permite asegurarte de que recoges toda la información pertinente y la presentas de forma clara, para que se entienda fácilmente.
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Se ha escrito sobre la comunicación en todas sus formas, desde un plan estructurado hasta un pilar fundamental del liderazgo, y ha sido objeto de videotutoriales en ProjectManager.com. Nuestro sitio no es sólo un portal de grandes herramientas de software de gestión de proyectos, sino un centro donde los profesionales y los novatos por igual pueden venir a repasar todos los aspectos de la conducción de un proyecto, grande o pequeño, a una terminación exitosa.
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(Este post fue actualizado en octubre de 2020)