Otro mes en los libros… pero ahora es el momento de conciliar y cerrar el mes anterior. Para cuando su equipo de contabilidad haya resuelto y finalizado el mes anterior, ya habrá pasado al siguiente.
Otro mes en los libros… pero ahora es el momento de conciliar y cerrar el mes anterior. Para cuando su equipo de contabilidad ha planificado y finalizado el mes anterior, ya está en marcha el siguiente. El ciclo de cierre del mes es un área en la que las empresas pueden tener dificultades para encontrar el equilibrio entre dedicar demasiados recursos y no hacer lo suficiente. Identificaremos y explicaremos los dos enfoques básicos fundamentales para cerrar los libros de un período: 1) el cierre duro, & 2) el cierre blando, así como esbozaremos algunas consideraciones clave a tener en cuenta a la hora de elegir qué enfoque implementar.
El enfoque de cierre duro:
Con el cierre duro, una empresa pretende tratar ese mes casi como un «fin de año». Su personal de contabilidad concilia las cuentas del balance (cuentas a cobrar, cuentas a pagar, otros devengos, ingresos diferidos/no devengados, etc.) y se centra en el corte de ingresos/gastos correspondiente que se aplica a la cuenta de resultados. Cualquiera que sea la duración de su proceso de cierre de fin de mes, los libros del mes anterior permanecen abiertos en el sistema contable, de modo que se pueden hacer las entradas apropiadas con carácter retroactivo para ajustar el final de ese mes. La ventaja de hacer esto todos los meses es que la empresa, en última instancia, produce estados financieros basados en los principios contables generalmente aceptados («GAAP») para cada mes. La dirección puede utilizar esta información para tomar importantes decisiones empresariales. El inconveniente es la naturaleza de este proceso, que requiere mucho tiempo, y los recursos dedicados a su ejecución.
El enfoque de cierre suave:
En cambio, una empresa puede utilizar un proceso de cierre suave, en el que el equipo de contabilidad elimina una parte importante del proceso de conciliación del cierre del mes. Bajo el cierre suave, la gerencia generalmente no permitirá que los libros del mes anterior permanezcan abiertos por mucho tiempo, en lugar de bloquearlos para su edición. Cinco días después de finalizar el mes, llega una factura de un proveedor por los servicios del mes anterior y ese mes está bloqueado… ¿qué se hace? Con el cierre suave, simplemente se contabiliza en el período actual.
Consideraciones clave:
- ¿Cuán importante es para la dirección y los propietarios tener estados de cuentas completos según GAAP en base al devengo en el intermedio? ¿Puede vivir con el hecho de saber que los ingresos y los gastos pueden contabilizarse en el mes siguiente debido a cuestiones de calendario?
- ¿Qué pasa con los terceros? ¿Exige el banco estados financieros mensuales o trimestrales conforme a los PCGA?
- Si bien un proceso de cierre suave puede funcionar en el período intermedio, es importante tener en cuenta que, posteriormente al cierre del año, es probable que aún deba realizar un cierre duro.
- Si su empresa opta por un cierre suave los primeros once meses del año y luego un cierre duro para el cierre del año, ¿existe algún inconveniente que dificulte la conciliación de los números de fin de año al no haber realizado ese trabajo en el período intermedio? Si esto supone un problema, quizás realizar una opción es un cierre duro al final de cada trimestre y un cierre suave para los ocho meses restantes.
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