Durante el ciclo de vida del proyecto, tendrá muchas reuniones con los interesados. La mayoría de las reuniones implican que usted y los miembros de su equipo discutan el estado del proyecto, los problemas y los planes. Otras reuniones incluyen a la dirección y al cliente.
Estas reuniones tienen su importancia, sin embargo, la reunión de inicio es única.
El PMI introdujo la reunión de inicio en la 6ª edición de la Guía del PMBOK. Es una herramienta y técnica del proceso «Desarrollar el plan de gestión del proyecto».
¿Qué es una reunión de inicio?
Es la primera reunión que se celebra entre los interesados en el proyecto cuando se inicia un nuevo proyecto o una nueva fase.
Esta reunión puede incluir a los interesados de alto nivel, como el patrocinador del proyecto, la dirección, el director del proyecto y algunos miembros del equipo. Sin embargo, dentro del equipo del proyecto, implica al director del proyecto y a los miembros del equipo. Esta reunión da al director del proyecto la oportunidad de definir los objetivos comunes y crear un consenso.
Una reunión de inicio es una herramienta valiosa para motivar a los miembros del equipo para lograr los objetivos del proyecto.
¿Cuándo tiene lugar la reunión de inicio?
Para los proyectos pequeños, la reunión de inicio tiene lugar inmediatamente después de la fase de iniciación e incluye a todos los miembros del equipo. Para muchos miembros del equipo, esta será la primera reunión con otros miembros y, por lo tanto, es una oportunidad para conocer a los demás.
Los proyectos más pequeños sólo tienen una reunión de inicio.
En los proyectos más grandes, realizará la reunión de inicio cuando la planificación se haya completado y la ejecución esté a punto de comenzar. Si el proyecto tiene varias fases, puede realizar una reunión de inicio al principio de cada fase.
Si el proyecto se extiende a través de una gran área geográfica, tendrá una reunión de inicio virtual para que los miembros del equipo puedan comunicarse a través de Internet.
El propósito de una reunión de inicio
Un equipo de proyecto está compuesto por nuevos miembros del equipo, por lo que una sesión de familiarización es esencial. Esta sesión proporciona una oportunidad para que los miembros del equipo se conozcan, generen confianza y promuevan el entendimiento mutuo.
En la sesión se pueden discutir los objetivos del proyecto, los supuestos, las limitaciones, los entregables, los retos, las metodologías, los procedimientos, los planes, el entorno de trabajo y las funciones de cada parte interesada, etc.
Una reunión de lanzamiento exitosa puede marcar el tono del proyecto. Garantiza que las partes interesadas estén en la misma página y tengan un entendimiento común de los objetivos del proyecto. Les ayuda a llegar a un acuerdo sobre cómo trabajar en equipo.
Una reunión de lanzamiento ayuda a los clientes a establecer una relación con el equipo del proyecto y a entender cómo se desarrollará el proyecto.
¿Cómo llevar a cabo una reunión de lanzamiento exitosa?
Los proyectos grandes pueden tener reuniones de lanzamiento internas y externas.
Las reuniones de inicio internas se celebran entre los miembros del equipo y la dirección para entender el proyecto.
Ayudan a los miembros del equipo a prepararse para la reunión con el cliente y a evitar hacer preguntas innecesarias. Aumenta la confianza de los miembros del equipo.
Después de llevar a cabo la reunión inicial interna, realizará la reunión inicial externa con el cliente. Esta es una oportunidad para entender al cliente y sus expectativas, aclarar cualquier duda y explicar el proceso de realización del proyecto.
Para llevar a cabo una reunión de lanzamiento con éxito, siga estos pasos:
- Fijar el orden del día
- Dirigir la reunión
- Cerrar la reunión
Fijar el orden del día
Debe decidir los temas que se tratarán en la reunión.
Incluirás una sesión introductoria, presentarás el proyecto y sus objetivos, hitos, supuestos, limitaciones, y al final tendrás una sesión de preguntas y respuestas.
Utiliza las presentaciones para explicar tu razonamiento.
Envíe esta agenda antes de realizar la reunión para que los asistentes puedan prepararse y contribuir activamente.
Dirija la reunión
Preséntese y pida a los demás que hagan lo mismo. A continuación, presenta el orden del día y explica los temas que se van a tratar en la reunión.
A continuación, explique el proyecto, sus objetivos, un breve resumen sobre el alcance del proyecto y las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo.
Discuta el sistema de comunicación y presentación de informes: por ejemplo, cómo comunicar la información a las partes interesadas. Establecerás la agenda que se discutirá con el cliente. Por último, tendrás una sesión de preguntas&A.
Explica la carta del proyecto y su contenido. Dígales que esta es la fase inicial y que necesitará su ayuda para desarrollar un plan de gestión del proyecto detallado.
Establezca las expectativas. Por ejemplo, explique las asignaciones de trabajo, la rotación, los procedimientos de licencia, etc.
Discuta las partes interesadas críticas, así como sus necesidades y funciones. Explique el sistema de comunicación y presentación de informes. Por ejemplo, especifique los formatos de los informes y la frecuencia de la comunicación.
Por último, explique el proyecto, sus necesidades de negocio y por qué es vital para el cliente y la empresa. Dirige esta parte con el cliente. Debes informar al cliente con antelación para que pueda prepararse para la reunión.
Puedes hablar de los riesgos o limitaciones importantes a los que puede enfrentarse el proyecto y de cómo los superarás.
Cierre la reunión
Al final, realiza una sesión de preguntas y respuestas y anima a los participantes a que aclaren cualquier duda que tengan.
Por último, agradezca a los participantes y pídales que se pongan en contacto con usted si necesitan alguna aclaración.
Tras la finalización de la reunión, prepara el acta de la misma y envíala a los asistentes, así como a los que no hayan acudido a la reunión.
Beneficios de una reunión de inicio
La reunión de inicio tiene los siguientes beneficios:
- Ayuda a los miembros del equipo a conocerse.
- Muestra la autoridad y la capacidad de liderazgo del director del proyecto.
- Ayuda a los miembros del equipo a entender los objetivos del proyecto.
- Permite a las partes interesadas comprender los hitos, los riesgos, las suposiciones y las limitaciones del proyecto.
- Ayuda al director del proyecto a obtener el apoyo de las partes interesadas.
- Proporciona a los asistentes la oportunidad de aclarar dudas.
- Consigue que las partes interesadas estén en la misma página.
Resumen
Una reunión de lanzamiento es una parte importante para completar el proyecto con éxito. Le ayuda a ejecutar y completar el proyecto con la mínima obstrucción. Es un momento en el que puede demostrar sus habilidades y fomentar la confianza de los interesados en su proyecto. Aquí es donde se establecen las expectativas de las partes interesadas para el proyecto.