Si tiene una empresa, probablemente haya emitido una factura proforma a un cliente. Sin embargo, las facturas proforma difieren mucho de una factura estándar. En este artículo, te explicaré qué son las facturas proforma, en qué se diferencian de las facturas estándar y si puedes aceptar el pago de una factura proforma.
La respuesta sencilla es no, no se puede realizar un pago en una factura proforma. Sin embargo, para entender el porqué tendremos que sumergirnos en el tema de cómo se diferencian las facturas proforma y las facturas estándar.
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura estándar?
Una factura proforma es un documento que se envía al cliente antes de que se hayan concretado los detalles de la venta. Normalmente tendrá el mismo formato que una factura estándar, sin embargo, incluirá una etiqueta de «factura proforma».
La factura, en cambio, es un documento que se emite al cliente una vez que se han ultimado todos los detalles y se ha fijado una fecha de pago. Es un documento legal que describe los productos y servicios que se venden y el importe que se debe.
Aunque ambos documentos tienen un aspecto muy similar, una factura proforma no incluirá un número de factura, pero sí la etiqueta «proforma».
Una factura proforma es esencialmente un ‘borrador de factura’ por lo que no tiene la misma importancia legal que una factura estándar. Por lo tanto, esto significa que:
- El cliente no está obligado legalmente a pagar el importe de una factura proforma
- Las facturas proforma no pueden utilizarse para reclamar el IVA
- Los importes indicados en una factura proforma no se incluirán en los informes contables
Por qué no se pueden realizar pagos con facturas proforma
Para empezar, una factura proforma no es un documento legal. Esto significa que el cliente no tiene ninguna obligación legal de pagar el importe de la factura proforma.
Es necesario emitir una factura completa para poder aceptar pagos, vincular el pago a la factura y que el pago quede registrado en sus informes contables como el balance y la cuenta de resultados.
Otro motivo es que una factura proforma no cumple los requisitos de una factura. Una factura debe incluir un número de factura, y una etiqueta de factura, que no aparecen en una factura proforma.
¿Por qué iba a emitir una factura proforma si no puedo aceptar el pago?
Puede que se pregunte por qué tendría que emitir una factura proforma si el cliente no está obligado legalmente a pagarla. La razón es que el cliente se ha comprometido a la venta, pero aún no ha confirmado los detalles finales. En otras palabras, se producirá una venta, pero la factura puede cambiar.
Las facturas proforma se emiten en una fase diferente del proceso de venta. Las facturas proforma se emiten cuando la venta está «a la espera de ser finalizada», mientras que las facturas estándar se emiten cuando la venta está «confirmada».
¿Por qué debo emitir una factura proforma en lugar de un presupuesto?
De nuevo, la respuesta se reduce a la fase en la que se encuentra la venta. Un presupuesto se emite normalmente cuando un cliente está haciendo una consulta pero no se ha comprometido a la venta, y puede no hacer una compra en absoluto. Con una factura proforma, el cliente ya se ha comprometido a la venta pero aún no ha confirmado los detalles.
Utilizando el software de facturación para crear y editar facturas proforma
El software de facturación puede ayudarle a crear facturas proforma y estándar, enviarlas a sus clientes y ayudarle a aceptar pagos.
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Aquí tienes un ejemplo de factura proforma creada con Debitoor:
Si la factura proforma necesita ser editada en el caso de que los detalles hayan cambiado, esto se puede hacer rápidamente en unos pocos clics.
Si el cliente confirma los detalles de la factura proforma, puedes convertirla en una factura completa y enviarla a su correo electrónico.
También puede conectar ciertos proveedores de pago para añadir un botón de «Pagar ahora» directamente a la factura para que pueda aceptar el pago al instante una vez que el cliente introduzca de forma segura los datos de su tarjeta de crédito.
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