Das Formular für Mitarbeitergespräche kann helfen, ein Mitarbeitergespräch zu führen und zu dokumentieren. Ein Mitarbeitergespräch ist eine Gelegenheit für einen Vorgesetzten, sich mit einem Mitarbeiter zu treffen und einen Aspekt der Leistung des Mitarbeiters zu besprechen. Es ist keine Form der Bestrafung an sich, sondern eher ein Weg, die Leistung zu verbessern. Die Sitzung kann sich auf eine bestimmte Sache beziehen, die der Mitarbeiter getan oder erlebt hat, auf eine Aufgabe, die der Mitarbeiter erledigt oder nicht erledigt hat, auf eine Tendenz oder Gewohnheit des Mitarbeiters oder auf die gesamte Arbeit des Mitarbeiters für das Unternehmen. Unabhängig vom Zweck der Sitzung kann die Verwendung eines vorbereiteten Formulars sowohl dem Vorgesetzten als auch dem Mitarbeiter helfen, mehr aus der Beratung herauszuholen, indem klar wird, welche Informationen besprochen und aufgezeichnet werden müssen. Die Verwendung des Formulars und die Aufbewahrung können dem Unternehmen helfen, nachzuweisen, dass es angemessene Maßnahmen ergriffen hat, sollten sich im weiteren Verlauf Probleme entwickeln.
- Vor der Sitzung
- Was in einem Mitarbeiterberatungsformular enthalten sein sollte
- Schritt-für-SchrittSchritt für Schritt durch die Mitarbeiterberatung
- Vorteile der Mitarbeiterberatung
- Auswahl des richtigen Beraters
- (Video) Wie man die Mitarbeiterberatung dokumentiert
Vor der Sitzung
Der Vorgesetzte sollte den Mitarbeiter im Voraus informieren, um einen geeigneten Zeitpunkt für die Sitzung zu finden, und es so einrichten, dass es unter vier Augen und ohne Unterbrechung stattfinden kann. Insbesondere wenn der Grund für die Sitzung ein Vorfall ist, in den der Mitarbeiter verwickelt war, oder ein Problem mit seiner Leistung, sollte der Vorgesetzte Folgendes tun:
- Sammeln Sie die notwendigen Unterlagen, die mit dem Vorfall oder dem Problem in Verbindung stehen;
- formulieren Sie eine klare Erklärung, warum das Verhalten des Mitarbeiters nicht den Erwartungen entspricht; und
- erläutern Sie, wie dieses Manko der gesamten Arbeit des Unternehmens schadet.
Dabei sollten Hilfsmittel, Richtlinienkommunikation oder Schulungen, die der Mitarbeiter erhalten hat, berücksichtigt werden, die Beweise liefern oder Lücken aufzeigen, die das Problem verursacht haben könnten. Wurde der Mitarbeiter richtig unterwiesen?
Der Vorgesetzte sollte dem Mitarbeiter den Grund für die Einberufung des Beratungsgesprächs mitteilen, aber betonen, dass es sich nicht um ein disziplinarisches Verfahren handelt, obwohl das Versäumnis, das besprochene Problem zu beheben, letztendlich zu einer Disziplinierung führen kann. Irgendwann vor Beginn der Sitzung sollte der Arbeitgeber erklären, dass die Sitzung dokumentiert wird. Was mit dem Formular geschehen soll, wenn es ausgefüllt ist, sollte ebenfalls vorher vom Vorgesetzten entschieden und dem Mitarbeiter erklärt werden. Einige befürworten ein dreistufiges Vorgehen. In der ersten Stufe verbleibt das Dokument bei dem Vorgesetzten, der die Sitzung durchgeführt hat. Im zweiten Schritt, wenn die erste Sitzung nicht das angesprochen hat, was der Arbeitgeber für nötig hielt, kann ein neues Beratungsformular erstellt und an die Personalabteilung des Unternehmens weitergeleitet werden. Im dritten Schritt, wenn immer noch Probleme bestehen, kann ein zusätzliches Formular ausgefüllt werden, das bestimmte Konsequenzen für das Ausbleiben von Verbesserungen umreißt, und das Formular kann der Personalakte des Mitarbeiters hinzugefügt werden. Unabhängig davon, welche Phase des Gesprächs das Beratungsformular dokumentiert, sollte der Arbeitgeber dem Mitarbeiter gegenüber offen sein.
Was sollte ein Beratungsformular enthalten?
Wie im Musterformular zu sehen, sollte ein Beratungsformular Folgendes enthalten:
- Der Vor- und Nachname des Mitarbeiters, der beraten wird, zusammen mit dem Datum der Beratung.
- Das Problem, das angesprochen wird. Häufige Beispiele sind unprofessionelles Verhalten im Büro, mangelnde Produktivität oder Qualitätsarbeit, Anwesenheit, Nichteinhaltung der Kleiderordnung, Verstöße gegen die Arbeitssicherheit und Belästigung. Bereiten Sie sich darauf vor, nicht nur das Problem zu erklären, sondern auch, wie es speziell die Leistung des Unternehmens beeinträchtigt
- Relevante Richtlinien oder Verfahren, die der Person zum Zeitpunkt der Einstellung oder danach mitgeteilt wurden.
- Das Datum des fraglichen Vorfalls/der fraglichen Vorfälle, Details des Vorfalls und Namen von Zeugen, falls zutreffend
- Wenn es frühere Beratungsgespräche zu diesem Thema gegeben hat, die Daten dieser Gespräche und was, wenn überhaupt, als Ergebnis dieser Gespräche vereinbart oder beschlossen wurde
- Die vorgeschlagenen Maßnahmen, die der Arbeitgeber vom Mitarbeiter verlangt, und wie schnell der Mitarbeiter damit beginnen sollte
- Alle Kommentare des Mitarbeiters während der Diskussion, einschließlich Meinungsverschiedenheiten
- Das Datum des Inkrafttretens, ab dem das neue Verhalten erwartet wird, und eine Beschreibung, wie überprüft werden kann, ob der Mitarbeiter dies erfolgreich getan hat
- Die Unterschrift des Mitarbeiters, mit der er das Problem anerkennt und zustimmt, das Verhalten zu korrigieren
- Zukünftige Maßnahmen, die der Arbeitgeber als Reaktion darauf ergreifen kann, dass der Mitarbeiter das Verhalten nicht wie gefordert korrigiert
Schritt für Schritt: Prozess der Mitarbeiterberatung
Identifizieren Sie das Problem
Der Arbeitgeber sollte das Problem, das angesprochen werden muss, genau beschreiben. Dies kann weitere Nachforschungen über Instrumente, Richtlinien oder Schulungen, die der Mitarbeiter erhalten hat, erfordern, die Beweise liefern oder Lücken identifizieren, die das Problem verursacht haben könnten.
Mitarbeiter auf die Beratung vorbereiten
Der Arbeitgeber sollte ein Treffen mit dem Mitarbeiter bezüglich der Beratung einrichten, was erwartet wird und was während der Sitzung stattfinden wird.
Mitarbeiter zur Beratung zulassen
Der Arbeitgeber sollte den Mitarbeiter zur Beratung zulassen und den Mitarbeiter in einen offenen Zwei-Wege-Dialog einbinden.
Vorteile der Mitarbeiterberatung
Die Einführung eines robusten Mitarbeiterberatungsprogramms ist mit den folgenden Vorteilen verbunden:
- Höhere Mitarbeiterbindung, was zu reduzierten Betriebskosten und Erschwinglichkeit führt
- Reduzierte Fehlzeiten und Krankenstände
- Verbesserung der Unternehmensleistung durch Beseitigung von Barrieren und Identifizierung von Defiziten sowohl beim Management als auch bei den Mitarbeitern
- Bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, das wahre Potenzial einer Person zu analysieren. Es bietet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, einen Plan für die Person zu erstellen, Maßnahmen zu ergreifen und sie effektiv zu coachen
- Bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, die Moral und das Vertrauen eines Mitarbeiters zu steigern
- Ermutigt den/die Mitarbeiter, mögliche Probleme anzusprechen, insbesondere solche, die dem Vorgesetzten möglicherweise nicht bekannt sind, anzusprechen und die Verantwortlichkeit im Unternehmen zu erhöhen
Wahl des richtigen Beraters
Generell sollte die erste Person, die eine Mitarbeiterberatung durchführt, der Abteilungsleiter des Mitarbeiters sein. Wenn die Sitzung jedoch so weit fortgeschritten ist, dass das ausgefüllte Formular an die Personalabteilung weitergegeben werden soll, kann es ratsam sein, auch jemanden aus der Personalabteilung einzubeziehen. Wenn der Arbeitgeber Grund zu der Annahme hat, dass der Mitarbeiter psychische Probleme oder Drogenmissbrauch hat, kann es ratsam sein, ein separates Beratungsgespräch mit einer Fachkraft vorzuschlagen, die für die Behandlung dieser Probleme ausgebildet ist.