10 valeurs par défaut que vous pouvez modifier pour qu’Outlook 2016 fonctionne à votre façon

Avec la puissance et la flexibilité d’Outlook viennent de nombreuses options. Vous pouvez les utiliser pour supprimer une partie de la corvée et travailler de manière un peu plus productive en configurant Outlook en fonction de vos habitudes de travail. Dans cet article, je vais vous montrer comment modifier 10 des paramètres prêts à l’emploi d’Outlook pour compléter votre façon de travailler à la place.

J’utilise Outlook 2016 (bureau) sur un système Windows 64 bits. Il n’y a pas de fichier de démonstration téléchargeable, et aucun de ces paramètres n’est approprié pour 365 Mail.

Note : Cet article est également disponible dans le PDF gratuit Faites fonctionner Office 2016 à votre façon en modifiant ces paramètres par défaut.

1 : Dossier d’ouverture

Lorsque vous lancez Outlook pour la première fois, il affiche la vue Aujourd’hui, que beaucoup de gens n’utilisent pas. Au lieu de cela, ils vont directement à un dossier de courrier et commencent à travailler. Il ne s’agit que de quelques clics, mais vous pouvez modifier ce paramètre et faire en sorte qu’Outlook s’ouvre directement là où vous voulez commencer. Pour spécifier le dossier qu’Outlook sélectionne lors du lancement, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier et choisissez Options.
2. Dans le volet de gauche, choisissez Avancé.
3. Dans la section Démarrage et sortie d’Outlook, utilisez le bouton Parcourir pour localiser le dossier ou la fenêtre où vous voulez commencer à travailler (Figure A).
4. Sélectionnez le dossier ou la fenêtre. Je commence dans ma boîte de réception pour le compte que j’utilise le plus.
5. Cliquez deux fois sur OK.

Figure A

Sélectionnez le dossier que vous voulez qu’Outlook ouvre au lancement.

SE : 20 conseils de pro pour faire fonctionner Windows 10 comme vous le souhaitez (PDF gratuit de TechRepublic)

2 : Carnet d’adresses personnalisé

Outlook utilise une liste d’adresses globale, et cela fonctionne bien pour la plupart d’entre nous. La valeur par défaut est Démarrer avec la liste d’adresses globale. Si vous êtes sur Exchange, le GAL est généralement constitué des membres de votre organisation. Les adresses que vous ajoutez vous-même seront dans votre liste de contacts personnels. Si vous voulez qu’Outlook utilise par défaut votre liste de contacts, procédez comme suit :

1. Sur l’onglet Accueil, cliquez sur Carnet d’adresses dans le groupe Rechercher.
2. Dans la boîte de dialogue résultante, choisissez Options dans le menu Outils.
3. Cliquez sur l’option Commencer par les dossiers de contacts (figure B). Assurez-vous que l’option d’ouverture en bas affiche Choisir automatiquement (elle devrait). Vous pourriez également cliquer sur Personnalisé pour choisir par défaut une autre liste. Lorsque vous choisissez Personnalisé, vous devez également spécifier le carnet d’adresses spécifique.
4. Cliquez sur OK et fermez la boîte de dialogue Carnet d’adresses.

Figure B

Contrôlez le carnet d’adresses qu’Outlook ouvre par défaut.

3 : Format du message

Vous pouvez envoyer des messages dans trois formats :

• Texte simple
• HTML
• Texte riche

Les clients de messagerie et les appareils mobiles s’adaptent, et le HTML devient la norme. Cependant, le texte brut pose moins de problèmes lorsqu’on a affaire à l’inconnu. Par exemple, j’utilise toujours le texte brut par défaut parce qu’un grand nombre des listes auxquelles je suis abonné ne savent toujours pas gérer le HTML. Pour définir cette valeur par défaut, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier et choisissez Options.
2. Dans le volet de gauche, cliquez sur Courrier.
3. Dans la section Composer des messages, choisissez Texte brut dans la liste déroulante Composer des messages dans ce format (figure C).
4. Cliquez sur OK.

Figure C

Définir le format de message par défaut.

4 : Intervalle de rendez-vous

Si votre durée moyenne de rendez-vous est de 15 minutes au lieu des 30 minutes par défaut, modifier le défaut comme suit vous fera gagner du temps :

1. Dans la fenêtre du calendrier, faites un clic droit sur la barre de temps dans la vue Jour ou l’une des vues Semaine.
2. Choisissez un intervalle dans le sous-menu résultant (figure D).

Figure D

Sélectionnez l’intervalle de rendez-vous par défaut dans ce menu.

5 : Rappels de rendez-vous

Les rappels ont un réglage par défaut de 15 minutes. Vous pouvez modifier l’heure du rappel lorsque vous créez le rendez-vous ou vous pouvez modifier le paramètre par défaut comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier et choisissez Options.
2. Sélectionnez Calendrier dans le volet de gauche.
3. Dans la section Options du calendrier, choisissez une heure de rappel dans la liste déroulante Rappels par défaut (figure E).
4. Cliquez sur OK.

Figure E

Ne manquez plus jamais un rendez-vous – définissez une heure de rappel raisonnable.

Si l’intervalle que vous souhaitez n’est pas disponible, saisissez-le manuellement.

SE : 10 astuces pour gagner du temps et accélérer votre travail dans Outlook (TechRepublic)

6 : Ordre des noms de contact

Lorsque vous saisissez des adresses dans le champ À, Outlook affiche les noms de contact dans l’ordre Prénom Nom Nom. Si vous préférez les voir classés par ordre alphabétique de nom de famille, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier et choisissez Paramètres du compte dans la liste déroulante Paramètres du compte.
2. Cliquez sur l’onglet Carnets d’adresses.
3. Sélectionnez le carnet d’adresses et cliquez sur Modifier.
4. Dans la boîte de dialogue qui en résulte, cliquez sur l’option File As (Smith, John) dans la section Show Names By (figure F).
5. Cliquez deux fois sur Fermer.
6. Sortez et rouvrez Outlook pour mettre en œuvre la modification.

Figure F

Afficher les contacts par ordre alphabétique de nom de famille.

7 : Volet de lecture

Le volet de lecture est flexible et facile à personnaliser, ce qui est important si les messages sont longs. Pour libérer de l’espace pour plus de texte, désépinglez le volet de navigation en cliquant sur la petite flèche gauche en haut du volet. Vous pouvez également le désactiver complètement en choisissant Désactivé dans le menu déroulant Volet de navigation du groupe Mise en page. Si votre liste de tâches est visible, supprimez-la en choisissant Désactivé dans la liste déroulante Barre de tâches du groupe Disposition. Ce sont des modifications simples à mettre en œuvre, mais elles libèrent rapidement beaucoup d’espace et elles restent en place ; vous devez les réinitialiser lorsque vous en avez besoin.

8 : Semaine de travail

Nous sommes une société versatile avec toutes sortes d’horaires, et la semaine de travail par défaut de cinq jours, du lundi au vendredi, ne représente pas beaucoup d’entre nous. Si vous avez une semaine de travail non traditionnelle, modifiez la valeur par défaut comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier et choisissez Options.
2. Sélectionnez Calendrier dans le volet de gauche.
3. Dans la section Temps de travail, cochez les jours que vous voulez inclure dans votre semaine de travail. La figure G montre un employé chanceux qui travaille du lundi au jeudi, de 10 h à 14 h… voilà qui est non traditionnel !
4. Cliquez sur OK.

Figure G

Votre calendrier devrait s’adapter à votre horaire de travail.

9 : Fréquence de téléchargement du courrier

Outlook télécharge le courrier régulièrement, mais vous pouvez le contrôler si vous le souhaitez et il existe plusieurs options parmi lesquelles choisir. Pour modifier la durée de l’intervalle de téléchargement, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Envoyer/Recevoir.
2. Cliquez sur la liste déroulante Groupes d’envoi/réception et choisissez Définir les groupes d’envoi/réception.
3. L’option Planifier un envoi/réception automatique chaque doit être cochée ; saisissez l’intervalle en minutes (figure H). 30 est la valeur par défaut. Si vous décochez l’option, vous devez télécharger (et envoyer) manuellement en utilisant les options d’envoi/réception. (Je préfère faire les choses manuellement.)
4. Cliquez sur Fermer.

Figure H

Déterminer la fréquence à laquelle Outlook télécharge le courrier.

10 : Police et taille de police

Par défaut, Outlook utilise un texte Calibri de 11 points dans les messages que vous composez et envoyez. Si vous préférez un formatage différent, la modification de ce défaut est facile :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier et choisissez Options.
2. Sélectionnez Courrier dans le volet de gauche.
3. Dans la section Composer des messages, cliquez sur Papeterie et polices.
4. Dans la section Nouveaux messages de courrier, cliquez sur Police, apportez les modifications souhaitées dans la boîte de dialogue résultante (figure I), puis cliquez sur OK.
5. Pour modifier la police et la taille de la police pour les réponses et les messages transférés, cliquez sur Police dans la section Répondre ou transférer des messages.
6. Cliquez deux fois sur OK.

Figure I

Envoyez des messages et des réponses en utilisant la police et la taille de police de votre choix.

Travaillez à votre façon

Nous avons examiné seulement 10 valeurs par défaut que vous pouvez personnaliser. Ne vous arrêtez pas à ceux-ci. Si vous n’aimez pas quelque chose, vérifiez les options via l’onglet Fichier pour voir ce qui est disponible.

Envoyez-moi votre question sur Office

Je réponds aux questions des lecteurs quand je peux, mais il n’y a aucune garantie. N’envoyez pas de fichiers à moins que cela ne soit demandé ; les premières demandes d’aide qui arrivent avec des fichiers joints seront supprimées sans être lues. Vous pouvez envoyer des captures d’écran de vos données pour aider à clarifier votre question. Lorsque vous me contactez, soyez aussi précis que possible. Par exemple, « Veuillez dépanner mon classeur et corriger ce qui ne va pas » n’obtiendra probablement pas de réponse, mais « Pouvez-vous me dire pourquoi cette formule ne donne pas les résultats escomptés » pourrait l’être. Veuillez mentionner l’application et la version que vous utilisez. Je ne suis pas remboursé par TechRepublic pour mon temps ou mon expertise lorsque j’aide les lecteurs, et je ne demande pas non plus d’honoraires aux lecteurs que j’aide. Vous pouvez me contacter à l’adresse [email protected].

Aussi lu…

• Microsoft va ajouter des fonctionnalités premium gratuites à Outlook.com pour les abonnés consommateurs d’Office 365 (ZDNet)
• Cinq façons d’ajouter une note à un message électronique Outlook (TechRepublic)
• Comment créer des rendez-vous Outlook à partir de données Excel (TechRepublic)
• 30 choses que vous ne devriez jamais faire dans Microsoft Office (PDF gratuit de TechRepublic)

.