Comment insérer une signature dans un document Word

Microsoft Word reste le premier logiciel de traitement de texte au monde. Pour beaucoup, c’est le logiciel de choix pour rédiger des propositions, des devis, des contrats et autres docs commerciaux. Il est donc compréhensible que les gens veuillent ajouter rapidement et facilement leur signature à la fin de ces documents, sans les tracas de l’impression, de la signature manuelle et de la numérisation.

La bonne nouvelle est que l’ajout d’une signature à un document Word est faisable. Il existe également de nombreuses fonctionnalités qui vous facilitent la vie – comme l’option d’inclure automatiquement plus de texte sous votre signature (comme votre nom et votre adresse imprimés).

Comment ajouter une signature numérique à un document Word

Note : pour utiliser cette méthode, vous devez d’abord obtenir un certificat numérique et créer une signature numérique.

Vous vous demandez peut-être :  » Une signature numérique et une signature électronique, ce n’est pas la même chose ? « 

Malheureusement, non. Les signatures numériques sont des marques numériques cryptées hautement sécurisées qui nécessitent un logiciel spécial et un certificat numérique de l’expéditeur et du destinataire. Vous devez acheter un certificat auprès d’une société émettrice.

Une signature électronique, en revanche, est simplement une marque virtuelle ajoutée à un document – le plus souvent sous la forme d’une image de signature ou d’un texte tapé à la main. Selon le logiciel dans lequel le document est signé, les signatures électroniques peuvent être accompagnées de dispositifs de sécurité supplémentaires, tels que des certificats qui incluent l’heure et la date de la signature. Les signatures électroniques et numériques sont toutes deux légales, sécurisées et entièrement applicables.

Si vous souhaitez ajouter une signature numérique à un document Word, suivez les étapes suivantes :

1. Déplacez votre curseur sur la zone que vous souhaitez signer dans le document Word.
2. Sélectionnez l’onglet Insertion.
3. Sélectionnez le groupe Texte et ouvrez la liste Ligne de signature.
4. Cliquez sur Ligne de signature Microsoft Office et la boîte de dialogue Configuration de la signature devrait apparaître.
5. Entrez les données appropriées – nom du signataire, titre, adresse électronique et toute autre instruction – et cochez les cases si nécessaire (si vous signez, ce seront vos coordonnées). Cliquez sur OK.
6. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ de signature et tapez votre nom ou téléchargez une image de votre signature.

Comment ajouter une signature électronique aux documents Word

La plupart des gens voudront ajouter des signatures électroniques (par opposition aux signatures numériques) à leurs documents. Heureusement, Microsoft Word permet de le faire facilement. Une fois que vous êtes configuré, il suffit de quelques clics.

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter une signature électronique à vos documents Microsoft Word :

1. Écrivez à la main votre signature au milieu d’une feuille blanche vierge.
2. Scannez la signature et enregistrez-la sur votre ordinateur dans l’un des formats de fichier suivants : .bmp, .gif, .png, .jpg.
3. Ouvrez le fichier image dans Microsoft Word en cliquant sur l’onglet Insertion et en sélectionnant Images.
4. Cliquez sur l’image et modifiez-la à l’aide de l’onglet Format des outils d’image.
5. Quand vous avez fini de modifier l’image, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image et sélectionnez Enregistrer comme image.
6. Quand vous voulez ajouter une signature électronique à un document, sélectionnez Insertion et images et localisez le fichier image modifié, faites-le glisser à l’endroit approprié dans le document.

Comment ajouter une ligne de signature à un document Word

Microsoft Word vous permet également d’ajouter des lignes de signature aux documents. Cela est utile pour montrer où le destinataire doit signer.

Pour ajouter une ligne de signature à un document, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez avec le bouton gauche de la souris à l’endroit du document où vous souhaitez placer la ligne de signature.
2. Sélectionnez Ligne de signature dans la liste déroulante Insertion. Une boîte de dialogue devrait apparaître.
3. Sélectionnez les options requises et cliquez sur OK.

Qu’en est-il des applications tierces ?

Bien que la fonctionnalité fournie par Word soit solide, elle n’offre pas autant d’options que d’autres outils. Les apps tierces comme PandaDoc et DocuSign offrent une foule de fonctionnalités qui peuvent vous faciliter la vie lorsqu’il s’agit d’envoyer ou de recevoir des documents.

Considérez les points suivants lorsque vous choisissez d’utiliser une app de signature :

• Compatible entre les appareils

Microsoft Word a des fonctionnalités de signature différentes selon les appareils et les plateformes d’appareils (comme Apple et Android). L’utilisation d’une application vous permet d’utiliser le même logiciel avec les mêmes fonctionnalités sur tous vos appareils.

• Ajoute une couche de sécurité supplémentaire

Les applications explicitement conçues pour signer des documents ont une couche de protection supplémentaire, comme la création instantanée d’un certificat chaque fois qu’un document est signé, qui inclut l’heure et la date de la signature.

• Transférable à d’autres formats

Si vous souhaitez envoyer un document signé au format PDF, par opposition à Microsoft Word, alors vous pouvez le télécharger et l’envoyer dans le format de votre choix.

Comment ajouter une signature dans Word avec le complément PandaDoc

PandaDoc s’est intégré à Word et est disponible dans le Microsoft Store, ce qui rend la signature électronique plus facile que jamais ! Vous êtes désormais en mesure d’envoyer et de signer des documents en toute sécurité directement à partir de Word.

Pour utiliser l’intégration PandaDoc, suivez ces étapes :

1. Installer le complément à partir de Microsoft Marketplace ou ouvrir n’importe quel document, cliquer sur Insert>Add-ins, trouver PandaDoc et cliquer sur Installer.
2. Cliquer sur n’importe quelle action sous l’onglet PandaDoc. Un panneau s’ouvrira sur la droite pour soit se connecter à votre compte, soit créer un nouveau compte Free eSign. Suivez les instructions.
3. Une fois connecté, sélectionnez l’action requise (document auto-signé, demande de signatures ou vérification du statut du document).
4. Ajoutez votre signature ou envoyez ce document pour une demande de signature à d’autres destinataires.
5. Lorsque le document est signé par toutes les parties, téléchargez un document juridiquement contraignant directement depuis Word qui inclut un certificat numérique confirmant l’authenticité des signatures.

Des instructions étape par étape pour l’utilisation de PandaDoc avec Word Online peuvent être trouvées ici.

Comment ajouter une signature à un document Word avec l’application PandaDoc

Voici comment ajouter une signature électronique à un document Microsoft Word en utilisant le logiciel de signature électronique PandaDoc:

1. Connectez-vous à PandaDoc et sélectionnez le bouton « Nouveau document ».
2. Cliquez sur l’onglet Télécharger et faites glisser le fichier Word ou sélectionnez Choisir un fichier local.
3. Sélectionnez le bouton Afficher tel quel. Le document apparaîtra dans l’éditeur PandaDoc.
4. Cliquez sur l’onglet Signature dans le menu de droite pour glisser-déposer un champ de signature dans le document.
5. Sélectionnez la boîte de signature et affectez-vous comme destinataire ou ajoutez un nouveau contact.
6. Faites la signature en double-cliquant sur la boîte. Vous pouvez télécharger une image, dessiner la signature ou la saisir manuellement.
7. Sélectionnez le bouton Terminer et téléchargez le fichier dans le format de votre choix.

En résumé

Les signatures électroniques ont changé la façon dont les entreprises et les particuliers font des affaires. La grande question est de savoir si les outils intégrés disponibles avec Word sont suffisants ou non pour vos besoins. Si tout ce que vous voulez faire est d’ajouter de simples images à la fin des documents, ou fournir une fonctionnalité de signature numérique de base, alors ces outils fonctionneront probablement pour vous.

Mais si vous avez besoin d’un ensemble plus complet de fonctionnalités, alors une application de signature « intelligente » peut être la voie à suivre. Des outils comme PandaDoc vous permettent de suivre et de stocker les signatures, tout en offrant une couche de sécurité supplémentaire et en s’intégrant à votre pile technologique existante. Si vous n’avez pas encore essayé les applis intelligentes, vous serez surpris de voir à quel point votre vie est plus facile et combien de temps vous avez gagné.

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