Le formulaire de conseil aux employés peut aider à guider et à documenter une séance de conseil aux employés. Une séance de conseil aux employés est l’occasion pour un superviseur de rencontrer un employé et de discuter d’un aspect de sa performance. Il ne s’agit pas d’une forme de punition en soi, mais plutôt d’un moyen d’améliorer les performances. La séance peut porter sur une chose particulière que l’employé a faite ou vécue, une tâche que l’employé a accomplie ou non, une tendance ou une habitude de l’employé, ou le travail général de l’employé pour l’entreprise. Quel que soit l’objectif de la séance, l’utilisation d’un formulaire préparé à l’avance peut aider le superviseur et l’employé à tirer un meilleur parti du conseil en précisant clairement les informations à discuter et à enregistrer. L’utilisation du formulaire et la préservation peuvent aider l’entreprise à démontrer qu’elle a pris des mesures appropriées si des problèmes se développent par la suite.
- Avant la séance
- Qu’inclure dans un formulaire de conseil aux employés
- Processus de conseil aux employés étape par étape
- .étape du processus de conseil aux employés
- Avantages du conseil aux employés
- Choisir le bon conseiller
- (Video) Comment documenter le counseling des employés
Avant la séance
Le superviseur doit prévenir l’employé à l’avance pour trouver un moment opportun pour la séance, et prendre des dispositions pour qu’elle puisse se dérouler en privé et sans interruption. En particulier si la raison de la séance est un incident dans lequel l’employé a été impliqué ou un problème avec son rendement, le superviseur devrait faire ce qui suit :
- réunir la documentation nécessaire associée à l’incident ou au problème;
- formuler une explication claire de la façon dont la conduite de l’employé ne répond pas aux attentes ; et
- déclarer comment cette lacune est nuisible au travail global de l’entreprise.
Il faut tenir compte des outils, des communications sur les politiques ou des formations que l’employé a reçues et qui fourniront des preuves ou identifieront les lacunes qui pourraient avoir causé le problème. L’employé a-t-il reçu des instructions appropriées ? Ou le problème est-il enraciné dans une communication imparfaite de la part de la direction ?
Le superviseur doit informer l’employé de la raison pour laquelle la séance de conseil est convoquée, mais il doit insister sur le fait qu’il ne s’agit pas d’une procédure disciplinaire, même si le fait de ne pas corriger le problème discuté peut éventuellement conduire à une mesure disciplinaire. À un moment donné avant le début de la séance, l’employeur doit expliquer que celle-ci est documentée. Le superviseur doit également décider à l’avance de ce qu’il faut faire du formulaire une fois qu’il est rempli, et l’expliquer à l’employé. Certains préconisent une approche en trois étapes. Dans la première étape, le document reste entre les mains du superviseur qui a mené la séance. Dans un deuxième temps, si la première séance n’a pas répondu aux besoins de l’employeur, un nouveau formulaire de conseil peut être créé et transmis au service des ressources humaines de l’entreprise. Dans la troisième étape, si des problèmes subsistent, un formulaire supplémentaire peut être rempli, qui peut exposer les conséquences particulières d’une absence d’amélioration, et le formulaire peut être ajouté au dossier personnel de l’employé. Quelle que soit l’étape de la discussion que le formulaire de conseil documentera, l’employeur doit être franc avec l’employé.
Qu’inclure dans un formulaire de conseil aux employés ?
Comme on le voit dans l’exemple de formulaire, un formulaire de conseil doit inclure :
- Le prénom et le nom de l’employé recevant le conseil ainsi que la date du conseil.
- Le problème abordé. Les exemples courants comprennent le comportement non professionnel au bureau, le manque de productivité ou de travail de qualité, l’assiduité, le non-respect du code vestimentaire, les violations de la sécurité au travail et le harcèlement. Soyez prêt à expliquer non seulement le problème, mais comment il nuit spécifiquement à la performance de l’entreprise
- Les politiques ou procédures pertinentes partagées avec l’individu au moment de l’embauche ou après.
- La date du ou des incidents en question, les détails de l’incident et les noms des témoins, le cas échéant
- S’il y a eu des séances de conseil antérieures à propos de ce problème, les dates de ces séances et ce qui, le cas échéant, a été convenu ou décidé à la suite de ces séances
- Les mesures suggérées que l’employeur demande à l’employé de prendre, et la rapidité avec laquelle l’employé devrait les commencer
- Tous les commentaires de l’employé faits pendant la discussion, y compris les désaccords
- La date d’entrée en vigueur à laquelle le nouveau comportement est attendu, et une description de la manière de vérifier si l’employé a réussi à le faire
- La signature de l’employé reconnaissant le problème et acceptant de remédier au comportement
- Les actions futures qu’un employeur peut prendre en réponse à l’employé qui ne corrige pas le comportement comme demandé
Étape par étape : Processus de conseil aux employés
Identifier le problème
L’employeur doit détailler le problème exact qui doit être traité. Cela peut nécessiter une enquête plus approfondie sur les outils, les communications sur les politiques ou les formations que l’employé a reçues et qui fourniront des preuves ou identifieront les lacunes qui pourraient avoir causé le problème.
Préparer l’employé pour le conseil
L’employeur devrait organiser une réunion avec l’employé concernant le conseil, ce qui est attendu et ce qui se passera pendant la session.
Admettre l’employé dans les sessions de conseil
L’employeur devrait autoriser l’employé dans la session de conseil et l’engager dans un dialogue ouvert et bidirectionnel.
Avantages du conseil aux employés
L’adoption d’un programme robuste de conseil aux employés est associée aux avantages suivants :
- Une plus grande rétention du personnel, ce qui entraîne une réduction des coûts d’exploitation et de l’accessibilité financière
- Une réduction de l’absentéisme et des arrêts maladie
- Une amélioration des performances de l’entreprise en éliminant les obstacles et en identifiant les lacunes à la fois chez la direction et les employés
- Fournit à l’entreprise l’occasion d’analyser le véritable potentiel d’un individu. Cela donnera à l’employeur l’occasion de créer un plan pour l’individu, de diriger l’action et de coacher efficacement
- Fournit à l’entreprise l’opportunité d’augmenter le moral et la confiance d’un employé
- Encourage le ou les employés à s’exprimer concernant des problèmes potentiels, en particulier ceux dont les superviseurs peuvent ne pas être conscients, et augmente la responsabilité dans l’entreprise
Choisir le bon conseiller
Généralement, la première personne à mener une session de conseil aux employés devrait être le superviseur du département de l’employé. Cependant, si la session a progressé au point que le formulaire rempli sera remis aux ressources humaines, il peut être conseillé d’inclure également une personne des RH. Par ailleurs, si l’employeur a des raisons de soupçonner que des problèmes de santé mentale ou de toxicomanie sont associés à l’employé, il peut être conseillé de suggérer une séance de conseil séparée avec un professionnel formé pour traiter ces problèmes.