10 default che puoi cambiare per far funzionare Outlook 2016 a modo tuo

Con la potenza e la flessibilità di Outlook arrivano molte opzioni. È possibile utilizzarle per rimuovere un po’ di fatica e lavorare in modo più produttivo, configurando Outlook in base alle proprie abitudini di lavoro. In questo articolo, vi mostrerò come cambiare 10 impostazioni di Outlook per integrare il vostro modo di lavorare.

Sto usando Outlook 2016 (desktop) su un sistema Windows a 64 bit. Non c’è un file dimostrativo scaricabile, e nessuna di queste impostazioni è appropriata per 365 Mail.

Nota: Questo articolo è disponibile anche nel PDF gratuito Fai funzionare Office 2016 a modo tuo cambiando queste impostazioni predefinite.

1: Apertura cartella

Quando lanci Outlook per la prima volta, mostra la vista Oggi, che molte persone non usano. Invece, vanno direttamente a una cartella di posta e iniziano a lavorare. Sono solo pochi click, ma è possibile cambiare questa impostazione e avere Outlook aperto proprio dove si vuole iniziare. Per specificare la cartella che Outlook seleziona all’avvio, fai come segue:

1. Clicca sulla scheda File e scegli Opzioni.
2. Nel pannello di sinistra, scegli Avanzate.
3. Nella sezione Outlook Start And Exit, usa il pulsante Browse per localizzare la cartella o la finestra dove vuoi iniziare a lavorare (Figura A).
4. Seleziona la cartella o la finestra. Io inizio dalla mia casella di posta per l’account che uso di più.
5. Fai clic su OK due volte.

Figura A

Selezionare la cartella che si desidera aprire Outlook all’avvio.

SEE: 20 consigli professionali per far funzionare Windows 10 come vuoi tu (PDF gratuito di TechRepublic)

2: Rubrica personalizzata

Outlook usa un elenco di indirizzi globale, e questo funziona bene per la maggior parte di noi. L’impostazione predefinita è Start With Global Address List. Se sei su Exchange, il GAL è di solito i membri della tua organizzazione. Gli indirizzi che aggiungi tu stesso saranno nella tua lista contatti personale. Se vuoi che Outlook utilizzi di default la tua lista di contatti, fai come segue:

1. Nella scheda Home, clicca su Rubrica nel gruppo Trova.
2. Nella finestra di dialogo risultante, scegli Opzioni dal menu Strumenti.
3. Clicca l’opzione Start With Contact Folders (Figura B). Assicurati che l’opzione di apertura in basso visualizzi Scegli automaticamente (dovrebbe). Puoi anche fare clic su Personalizzato per scegliere un’altra lista di default. Quando scegli Custom, devi anche specificare la rubrica specifica.
4. Clicca OK e chiudi la finestra di dialogo Address Book.

Figura B

Controlla la rubrica che Outlook apre per default.

3: Formato del messaggio

Puoi inviare messaggi in tre formati:

• Testo semplice
• HTML
• Testo ricco

I client di posta e i dispositivi mobili si stanno adattando e l’HTML sta diventando uno standard. Tuttavia, il testo semplice è meno problematico quando si ha a che fare con l’ignoto. Per esempio, io uso ancora il testo semplice per impostazione predefinita perché molte delle liste a cui mi iscrivo non possono ancora gestire l’HTML. Per impostare questo default, fai come segue:

1. Fai clic sulla scheda File e scegli Opzioni.
2. Nel pannello di sinistra, clicca su Mail.
3. Nella sezione Componi messaggi, scegli Testo semplice dal menu a tendina Componi messaggi in questo formato (Figura C).
4. Fai clic su OK.

Figura C

Imposta il formato predefinito dei messaggi.

4: Intervallo degli appuntamenti

Se il tuo intervallo medio di appuntamenti è di 15 minuti invece dei 30 minuti predefiniti, cambiare il default come segue ti farà risparmiare tempo:

1. Nella finestra del Calendario, clicca con il tasto destro del mouse sulla barra del tempo nella vista Giorno o in una delle viste Settimana.
2. Scegliete un intervallo dal sottomenu risultante (Figura D).

Figura D

Seleziona l’intervallo predefinito degli appuntamenti da questo menu.

5: Promemoria degli appuntamenti

I promemoria hanno un’impostazione predefinita di 15 minuti. Puoi cambiare il tempo del promemoria quando crei l’appuntamento o puoi cambiare l’impostazione predefinita come segue:

1. Clicca sulla scheda File e scegli Opzioni.
2. Seleziona Calendario nel pannello di sinistra.
3. Nella sezione Opzioni calendario, scegli un orario di promemoria dal menu a tendina Promemoria predefinito (Figura E).
4. Fai clic su OK.

Figura E

Non perdere mai più un appuntamento – imposta un orario di promemoria ragionevole.

Se l’intervallo desiderato non è disponibile, inseriscilo manualmente.

SEGUI: 10 consigli per risparmiare tempo e velocizzare il tuo lavoro in Outlook (TechRepublic)

6: Ordine dei nomi dei contatti

Quando inserisci gli indirizzi nel campo A, Outlook visualizza i nomi dei contatti in ordine Nome Cognome. Se preferisci vederli elencati in ordine alfabetico per cognome, fai come segue:

1. Clicca sulla scheda File e scegli Impostazioni account dal menu a tendina Impostazioni account.
2. Clicca sulla scheda Rubriche.
3. Seleziona la rubrica e clicca su Cambia.
4. Nella finestra di dialogo risultante, clicca sull’opzione File As (Smith, John) nella sezione Show Names By (Figura F).
5. Cliccate due volte su Close.
6. Esci e riapri Outlook per implementare la modifica.

Figura F

Visualizza i contatti in ordine alfabetico per cognome.

7: Pannello di lettura

Il pannello di lettura è flessibile e facile da personalizzare, il che è importante se i messaggi sono lunghi. Per liberare spazio per più testo, disinserisci il riquadro di navigazione cliccando sulla piccola freccia a sinistra nella parte superiore del riquadro. Oppure disattivalo completamente scegliendo Off dal menu a tendina del pannello delle cartelle nel gruppo Layout. Se il tuo elenco To-Do è visibile, rimuovilo scegliendo Off dal menu a tendina To-Do Bar nel gruppo Layout. Questi sono cambiamenti semplici da implementare, ma liberano rapidamente molto spazio e si bloccano; devi reimpostarli quando ne hai bisogno.

8: Settimana lavorativa

Siamo una società versatile con tutti i tipi di orari, e la settimana lavorativa predefinita di cinque giorni, dal lunedì al venerdì, non rappresenta molti di noi. Se hai una settimana lavorativa non tradizionale, cambia il default come segue:

1. Clicca sulla scheda File e scegli Opzioni.
2. Seleziona Calendario nel pannello di sinistra.
3. Nella sezione Orario di lavoro, spunta i giorni che vuoi includere nella settimana lavorativa. La figura G mostra un fortunato impiegato che lavora dal lunedì al giovedì, dalle 10:00 alle 2:00 – come è questo per il non tradizionale!
4. Clicca su OK.

Figura G

Il tuo calendario dovrebbe adattarsi al tuo orario di lavoro.

9: Frequenza di download della posta

Outlook scarica la posta regolarmente, ma puoi controllarla se vuoi e ci sono diverse opzioni tra cui scegliere. Per cambiare l’intervallo di download, fai come segue:

1. Clicca sulla scheda Invia/Ricevi.
2. Clicca sul menu a tendina Gruppi di invio/ricezione e scegli Definisci gruppi di invio/ricezione.
3. L’opzione Schedule An Automatic Send/Receive Every dovrebbe essere selezionata; inserisci l’intervallo in minuti (Figura H). 30 è il valore predefinito. Se deselezioni l’opzione, devi scaricare (e inviare) manualmente usando le opzioni Send/Receive. (Io preferisco fare le cose manualmente.)
4. Fai clic su Close.

Figura H

Determina quanto spesso Outlook scarica la posta.

10: Carattere e dimensione del carattere

Per impostazione predefinita, Outlook utilizza il testo Calibri a 11 punti nei messaggi che componi e invii. Se preferisci una formattazione diversa, cambiare questa impostazione predefinita è facile:

1. Clicca sulla scheda File e scegli Opzioni.
2. Seleziona Mail nel pannello di sinistra.
3. Nella sezione Compose Messages, clicca su Stationery And Fonts.
4. Nella sezione New mail messages, clicca Font, fai i cambiamenti che vuoi nella finestra di dialogo risultante (Figura I), e clicca OK.
5. Per cambiare il carattere e la dimensione dei caratteri per le risposte e i messaggi inoltrati, clicca su Font nella sezione Replying Or Forwarding Messages.
6. Clicca due volte OK.

Figura I

Invia i messaggi e le risposte utilizzando la tua scelta di font e dimensioni dei caratteri.

Lavora a modo tuo

Abbiamo visto solo 10 default che puoi personalizzare. Non fermarti a questi. Se qualcosa non ti piace, controlla le Opzioni tramite la scheda File per vedere cosa è disponibile.

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