Come inserire una firma in un documento Word

Microsoft Word è ancora il software di elaborazione testi leader nel mondo. Per molti, è il software preferito per scrivere proposte, preventivi, contratti e altri documenti di vendita. Quindi è comprensibile che le persone vogliano aggiungere rapidamente e facilmente la loro firma alla fine di questi documenti, senza il fastidio di stampare, firmare a mano e scannerizzare.

La buona notizia è che aggiungere una firma ad un documento Word è fattibile. Ci sono anche molte funzioni che ti rendono la vita più facile, come la possibilità di includere automaticamente più testo sotto la tua firma (come il tuo nome e indirizzo stampati).

Come aggiungere una firma digitale ad un documento Word

Nota: Per usare questo metodo, devi prima ottenere un certificato digitale e creare una firma digitale.

Potresti chiederti: “Una firma digitale e una firma elettronica non sono la stessa cosa?”

Purtroppo no. Le firme digitali sono segni digitali altamente sicuri e criptati che richiedono un software speciale e un certificato digitale sia per il mittente che per il destinatario. È necessario acquistare un certificato da una società emittente.

Una firma elettronica, d’altra parte, è semplicemente un marchio virtuale aggiunto a un documento – più comunemente sotto forma di un’immagine della firma o di un testo digitato a mano. A seconda del software con cui il documento viene firmato, le firme elettroniche possono avere caratteristiche di sicurezza extra, come i certificati che includono l’ora e la data della firma. Sia le firme elettroniche che quelle digitali sono legali, sicure e pienamente applicabili.

Se vuoi aggiungere una firma digitale ad un documento Word, segui questi passi:

1. Sposta il cursore sull’area che vuoi firmare nel documento Word.
2. Seleziona la scheda Inserisci.
3. Seleziona il gruppo Testo e apri l’elenco Linea di firma.
4. Clicca su Microsoft Office Signature Line e dovrebbe apparire la finestra di dialogo Signature Setup.
5. Inserisci i dati appropriati – nome del firmatario, titolo, indirizzo email, ed eventuali altre istruzioni – e spunta le caselle se richiesto (se stai firmando questi saranno i tuoi dettagli). Clicca OK.
6. Clicca con il tasto destro del mouse sul campo della firma e digita il tuo nome o carica un’immagine della tua firma.

Come aggiungere una firma elettronica ai documenti Word

La maggior parte delle persone desidera aggiungere firme elettroniche (al contrario delle firme digitali) ai propri documenti. Fortunatamente, Microsoft Word rende questo facile da fare. Una volta impostata, bastano pochi clic.

Segui i passi seguenti per aggiungere una firma elettronica ai tuoi documenti Microsoft Word:

1. Scrivi a mano la tua firma al centro di un pezzo di carta bianca.
2. Scannerizza la firma e salvala sul tuo computer in uno dei seguenti formati: .bmp, .gif, .png, .jpg.
3. Apri il file immagine in Microsoft Word cliccando sulla scheda Inserisci e selezionando Immagini.
4. Clicca sull’immagine e modificala usando la scheda Formato di Strumenti Immagine.
5. Quando hai finito di modificare l’immagine, clicca col tasto destro e seleziona Salva come Immagine.
6. Quando vuoi aggiungere una firma elettronica a un documento, seleziona Inserisci e Immagini e individua il file immagine modificato, trascinalo nel punto appropriato del documento.

Come aggiungere una riga di firma a un documento Word

Microsoft Word ti permette anche di aggiungere righe di firma ai documenti. Questo è utile per mostrare dove il destinatario deve firmare.

Per aggiungere una riga di firma ad un documento, segui questi passi:

1. Clicca con il tasto sinistro del mouse nel punto del documento dove vuoi che vada la riga della firma.
2. Seleziona Linea della firma dal menu a discesa Inserisci. Dovrebbe apparire una finestra di dialogo.
3. Selezionare le opzioni richieste e fare clic su OK.

Che dire delle applicazioni di terze parti?

Mentre la funzionalità fornita da Word è solida, non offre così tante opzioni come altri strumenti. Le app di terze parti come PandaDoc e DocuSign offrono una serie di funzioni che possono rendere la vita più facile quando si tratta di inviare o ricevere documenti.

Considera quanto segue quando scegli di usare un’app per la firma:

• Compatibile tra i dispositivi

Microsoft Word ha diverse funzionalità di firma tra i dispositivi e le piattaforme (come Apple e Android). L’uso di un’app ti permette di usare lo stesso software con le stesse caratteristiche su tutti i tuoi dispositivi.

• Aggiunge un ulteriore livello di sicurezza

Le app progettate esplicitamente per firmare i documenti hanno un ulteriore livello di protezione, come la creazione istantanea di un certificato ogni volta che un documento viene firmato, che include l’ora e la data in cui la firma è stata completata.

• Trasferibile in altri formati

Se vuoi inviare un documento firmato in PDF, invece che in Microsoft Word, puoi scaricarlo e inviarlo nel formato che preferisci.

Come aggiungere una firma in Word con PandaDoc Add-In

PandaDoc si è integrato con Word ed è disponibile nel Microsoft Store, rendendo la firma elettronica più facile che mai! Ora sei in grado di inviare e firmare documenti in modo sicuro direttamente da Word.

Per utilizzare l’integrazione PandaDoc, segui questi passi:

1. Installa l’add-in da Microsoft Marketplace o apri qualsiasi documento, clicca su Inserisci>Add-ins, trova PandaDoc e clicca su Installa.
2. Clicca su qualsiasi azione sotto la scheda PandaDoc. Si aprirà un pannello a destra per accedere al tuo account o creare un nuovo account Free eSign. Segui le istruzioni.
3. Una volta effettuato l’accesso, seleziona l’azione richiesta (autofirma del documento, richiesta di firme, o controllo dello stato del documento).
4. Aggiungi la tua firma o invia questo documento per una richiesta di firma ad altri destinatari.
5. Quando il documento è firmato da tutte le parti, scarica un documento legalmente vincolante direttamente da Word che include un certificato digitale che conferma l’autenticità della firma.

Passo dopo passo le indicazioni per l’utilizzo di PandaDoc con Word Online possono essere trovate qui.

Come aggiungere una firma a un documento Word con l’applicazione PandaDoc

Ecco come aggiungere una firma elettronica a un documento Microsoft Word utilizzando il software di firma elettronica PandaDoc:

1. Entra in PandaDoc e seleziona il pulsante “Nuovo documento”.
2. Fare clic sulla scheda Carica e trascinare il file Word o selezionare Choose A Local File.
3. Selezionare il pulsante Display As Is. Il documento apparirà nell’editor di PandaDoc.
4. Fai clic sulla scheda Firma nel menu di destra per trascinare un campo firma nel documento.
5. Seleziona la casella della firma e assegnati come destinatario o aggiungi un nuovo contatto.
6. Fai la firma facendo doppio clic sulla casella. Puoi caricare un’immagine, disegnare la firma o inserirla manualmente.
7. Seleziona il pulsante Completa e scarica il file nel tuo formato preferito.

In sintesi

Le firme elettroniche hanno cambiato il modo in cui aziende e individui fanno affari. La grande questione è se gli strumenti integrati disponibili in Word siano sufficienti per le vostre esigenze. Se tutto quello che volete fare è aggiungere semplici immagini alla fine dei documenti, o fornire funzionalità di base di firma digitale, allora questi strumenti probabilmente faranno al caso vostro.

Ma se avete bisogno di una serie più completa di funzioni, allora un’applicazione di firma “intelligente” potrebbe essere la strada da seguire. Strumenti come PandaDoc vi permettono di tracciare e memorizzare le firme, fornendo anche un ulteriore livello di sicurezza e si integra con il vostro stack tecnologico esistente. Se non avete ancora provato le app intelligenti, sarete sorpresi di quanto sia più facile la vostra vita e di quanto tempo avete risparmiato.