Il modulo di consulenza per dipendenti può aiutare a guidare e documentare una sessione di consulenza per dipendenti. Una sessione di consulenza per i dipendenti è un’opportunità per un supervisore di incontrare un dipendente e discutere alcuni aspetti della performance del dipendente. Non è una forma di punizione in sé, ma piuttosto un modo per migliorare le prestazioni. La sessione può riguardare una cosa particolare che il dipendente ha fatto o sperimentato, un compito che il dipendente ha completato o non ha completato, una tendenza o abitudine del dipendente, o il lavoro complessivo del dipendente per l’azienda. Indipendentemente dallo scopo della sessione, affidarsi a un modulo già preparato può aiutare sia il supervisore che il dipendente a ottenere di più dalla consulenza, rendendo chiaro quali informazioni devono essere discusse e registrate. L’uso del modulo e la sua conservazione possono aiutare l’azienda a dimostrare di aver preso misure appropriate nel caso in cui i problemi si sviluppino in seguito.
- Prima della sessione
- Cosa includere in un modulo di consulenza per dipendenti
- Processo di consulenza per dipendenti, passo dopo passo
- Vantaggi della consulenza ai dipendenti
- Scegliere il giusto consulente
- (Video) Come documentare la consulenza ai dipendenti
.passo per passo il processo di consulenza ai dipendenti
Prima della sessione
Il supervisore dovrebbe avvisare il dipendente in anticipo per trovare un momento conveniente per la sessione, e organizzare in modo che possa essere condotta in privato e senza interruzioni. In particolare se il motivo della sessione è un incidente in cui il dipendente è stato coinvolto o un problema con il suo rendimento, il supervisore dovrebbe fare quanto segue:
- raccogliere la documentazione necessaria associata all’incidente o al problema;
- formulare una chiara spiegazione di come la condotta del dipendente non soddisfa le aspettative; e
- dichiarare come questa carenza sia dannosa per il lavoro complessivo dell’azienda.
Questo dovrebbe considerare gli strumenti, le comunicazioni di politica o la formazione che il dipendente ha ricevuto che forniranno prove o identificheranno le lacune che potrebbero aver causato il problema. Il dipendente è stato istruito correttamente? O il problema è radicato in una comunicazione imperfetta da parte della direzione?
Il supervisore deve far sapere al dipendente il motivo per cui è stata convocata la sessione di consulenza, ma deve sottolineare che non si tratta di un procedimento disciplinare, anche se la mancata correzione del problema discusso può eventualmente portare alla disciplina. Ad un certo punto prima dell’inizio della sessione, il datore di lavoro dovrebbe spiegare che viene documentata. Il supervisore dovrebbe anche decidere in anticipo cosa fare con il modulo una volta completato, e spiegarlo al dipendente. Alcuni sostengono un approccio in tre fasi. Nella prima fase, il documento rimane al supervisore che ha condotto la sessione. Nella seconda, se la prima sessione non ha affrontato ciò che il datore di lavoro ha ritenuto necessario, si può creare un nuovo modulo di consulenza e trasmetterlo al dipartimento delle risorse umane dell’azienda. Nella terza fase, se i problemi rimangono, può essere compilato un ulteriore modulo che può delineare particolari conseguenze per il mancato miglioramento, e il modulo può essere aggiunto al file personale del dipendente. Non importa quale fase di discussione il modulo di consulenza documenterà, il datore di lavoro dovrebbe essere in anticipo con il dipendente.
Cosa includere in un modulo di consulenza per dipendenti?
Come si vede nel modulo di esempio, un modulo di consulenza dovrebbe includere:
- Il nome e il cognome del dipendente che riceve la consulenza insieme alla data della consulenza.
- Il problema affrontato. Esempi comuni includono il comportamento non professionale in ufficio, la mancanza di produttività o di qualità del lavoro, la frequenza, il mancato rispetto del codice di abbigliamento, le violazioni della sicurezza sul posto di lavoro e le molestie. Siate pronti a spiegare non solo il problema, ma come danneggia specificamente le prestazioni dell’azienda
- Politiche o procedure pertinenti condivise con l’individuo al momento dell’assunzione o dopo.
- La data dell’incidente in questione, i dettagli dell’incidente e i nomi dei testimoni, se applicabile
- Se ci sono state precedenti sessioni di consulenza su questo problema, le date di tali sessioni e cosa, se qualcosa, è stato concordato o deciso come risultato di esse
- Le azioni suggerite che il datore di lavoro chiede al dipendente di prendere, e quanto velocemente il dipendente dovrebbe iniziare
- Eventuali commenti del dipendente fatti durante la discussione, inclusi i disaccordi
- La data effettiva di quando il nuovo comportamento è previsto, e una descrizione di come verificare se il dipendente ha fatto ciò con successo
- La firma del dipendente che riconosce il problema e accetta di rimediare al comportamento
- Azioni future che il datore di lavoro può prendere in risposta al dipendente che non corregge il comportamento come richiesto
Passo dopo passo: Processo di consulenza al dipendente
Identificare il problema
Il datore di lavoro dovrebbe dettagliare il problema esatto che deve essere affrontato. Questo può richiedere ulteriori indagini su strumenti, comunicazioni politiche o formazioni che il dipendente ha ricevuto e che forniranno prove o identificheranno le lacune che potrebbero aver causato il problema.
Preparare il dipendente per la consulenza
Il datore di lavoro dovrebbe organizzare un incontro con il dipendente riguardo alla consulenza, cosa ci si aspetta e cosa succederà durante la sessione.
Ammettere il dipendente alla sessione di consulenza
Il datore di lavoro dovrebbe permettere al dipendente di entrare nella sessione di consulenza e impegnarlo in un dialogo aperto a due.
Vantaggi della consulenza ai dipendenti
L’adozione di un robusto programma di consulenza ai dipendenti è associato ai seguenti vantaggi:
- Maggiore ritenzione del personale, che porta ad una riduzione dei costi operativi e dell’accessibilità
- Riduzione dell’assenteismo e delle assenze per malattia
- Miglioramento delle prestazioni aziendali attraverso la rimozione delle barriere e l’identificazione delle carenze sia del management che dei dipendenti
- Fornisce al business l’opportunità di analizzare il vero potenziale di un individuo. Fornirà al datore di lavoro l’opportunità di creare un piano per l’individuo, un’azione diretta e un coach efficace
- Fornisce l’opportunità aziendale di aumentare il morale e la fiducia di un dipendente
- Incoraggia i dipendenti a parlare di potenziali problemi, in particolare quelli di cui i supervisori potrebbero non essere a conoscenza, e aumenta la responsabilità nell’azienda
Scegliere il giusto Counselor
Generalmente, la prima persona a condurre una sessione di consulenza per i dipendenti dovrebbe essere il supervisore del dipartimento del dipendente. Tuttavia, se la sessione è progredita al punto che il modulo completato sarà consegnato alle risorse umane, può essere consigliabile includere anche qualcuno delle risorse umane. In alternativa, se il datore di lavoro ha ragione di sospettare che ci possano essere problemi di salute mentale o di abuso di sostanze associati al dipendente, può essere consigliabile suggerire una sessione di consulenza separata con un professionista addestrato ad affrontare questi problemi.