Hoe voer je een 1-op-1 uit
Wat er in de 1-op-1 wordt gezegd, moet tussen de manager en zijn directe rapport blijven. De manager moet zich concentreren op het stellen van vragen en aandachtig luisteren om de feedback te begrijpen. Misschien wil hij/zij een aantal vragen voorbereiden, maar over het algemeen moet hij/zij openstaan voor elke richting die het gesprek opgaat.
Bedenk ook dat als de werknemer op afstand werkt, 1-op-1’s nog belangrijker worden en dat de onderwerpen die u bespreekt wellicht moeten gaan over hoe de werknemer het vindt om op afstand te werken en of hij/zij op een bepaalde manier moet worden ondersteund. U kunt wat 1:1 agenda-inspiratie voor telewerkers uit dit artikel halen.
Luister actief
Luisteren is een belangrijke vaardigheid voor managers om te ontwikkelen, en dat geldt nog meer voor effectieve 1-op-1’s. Luister goed naar wat er wordt gezegd en naar de ontvangen feedback, en onthoud dat u niet alleen luistert om beleefd te zijn, maar dat u uw directe verslaggever op de best mogelijke manier wilt ondersteunen. Door erkenning en respect te tonen voor de context en mening van de ander, is de kans groter dat managers een sterkere relatie met hun team opbouwen.
Persoonlijk worden
Soms is het nuttig om wat persoonlijke anekdotes of ervaringen te delen in de context van de 1-op-1. Het is normaal dat je een project voor je directe verslaggever wilt deblokkeren door de oplossing aan te reiken. Maar door uw ervaring in een gelijkaardige situatie te delen, biedt u begeleiding, inspiratie en steun om de persoon op een meer duurzame manier te helpen. Door persoonlijk te worden, moedigt u uw directe collega’s ook aan zich open te stellen en problemen te delen waarvan ze niet zeker weten hoe ze die moeten aanpakken.
Ben open van geest
Het is belangrijk dat managers het voorbeeld geven in 1-op-1’s door te laten zien dat ze open staan voor feedback naar boven over hun eigen prestaties en ontwikkeling. Je kunt zelfs overwegen om na een paar maanden van 1-op-1’s een leiderschapsbeoordeling te houden om feedback van teamleden te verzamelen. Antwoorden uit een leiderschapsbeoordeling kunnen dan worden opgenomen in een formeel beoordelingsproces. Het is belangrijk voor het succes van een manager (en dat van het bedrijf) om te weten wat hun team van hen en hun managementstijl vindt. Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van wat wel en niet werkt met het team, kun je de volgende stappen bepalen om je proces te blijven verbeteren
Ben voorbereid
1-op-1’s kunnen over bijna alles gaan. Als u niet zeker weet waar u het over moet hebben, zijn er tegenwoordig tools beschikbaar die kunnen worden geïntegreerd in uw bredere performance management processen, zodat u suggesties kunt halen uit een onderwerpenbibliotheek over zaken als de vaardigheden en competenties van de directe verslaggever, huidige doelen, en recente feedback op performance review rapporten. De vragen zijn onderverdeeld in 6 verschillende onderwerpen en kunnen u helpen een beter inzicht te krijgen in hoe uw teamleden werken, de samenwerking binnen het team te verbeteren, loopbaanontwikkeling te bespreken of meer.
Voorbeeldonderwerpen voor een 1-op-1
Werkgewoonten en prestaties van werknemers
- Op welk moment van de dag voelt u zich het meest productief?
- Welke veranderingen zou je kunnen aanbrengen om je dag te optimaliseren?
- Wat zijn op dit moment je grootste tijdverspillers?
- Loop je tegen blokkades aan en zo ja, welke?
Teamsamenwerking
- Wie inspireert je in het team? Waarom?
- Wil je meer feedback van andere teamleden?
- Voel je je op je gemak bij het geven van feedback aan anderen?
- Heb je suggesties voor verbetering van de manier waarop we samenwerken?
Geëngageerdheidsniveaus
- Wat vind je in het bijzonder leuk aan het werken hier?
- Wat doe je het minst graag en waarom?
- Wat houdt je betrokken en geïnspireerd op het werk?
- Heeft u zorgen als het gaat om uw rol of carrièremogelijkheden?
Korte & prestatiedoelen op lange termijn
- Hoe vordert u met uw doelen? Heeft u hulp nodig?
- Heeft u te maken met knelpunten? Wat zou kunnen helpen deze weg te nemen?
- Hoe heb je je doelen op langere termijn bepaald?
- Welk deel van je baan vind je het meest relevant voor je doelen op lange termijn?
Doelstellingen en plan voor professionele ontwikkeling
- Hoe vind je het leuk om te leren?
- Wat zijn enkele vaardigheden die u zou willen ontwikkelen?
- Wat zijn enkele ervaringen die u zou willen opdoen?
- Wat vindt u het leukst en het minst leuk aan uw baan?
- Welke projecten heeft u de afgelopen tijd met plezier gedaan, en waarom?
- Zou u baat hebben bij meer coaching?
Verbeterpunten manager
- Hoe kan ik u beter ondersteunen in uw werk?
- Vindt u mijn communicatie duidelijk en gemakkelijk te begrijpen, of is er iets wat ik kan verbeteren?
- Breng ik de visie en missie van ons bedrijf duidelijk aan u over?
- Zijn de visie en doelstellingen van ons team duidelijk voor u?
- Voelt u zich gesterkt in uw rol?
- Voelt u zich gesteund in uw loopbaanontwikkeling?
- Hoe rondt u de 1-op-1 af
Zorg ervoor dat u de gespreksonderwerpen afrondt en, indien relevant, een actieplan opstelt dat bij de volgende vergadering moet worden uitgevoerd. Managers en direct reports moeten aantekeningen maken, zodat ze de onderwerpen kunnen bijhouden en extra context kunnen toevoegen over de besproken onderwerpen, zodat ze die snel kunnen bekijken, hetzij voor de volgende 1-op-1 of bij de voorbereiding van het volgende functioneringsgesprek. Probeer waar mogelijk geen onderwerpen te verwijderen als ze eenmaal zijn besproken, zodat je, als je in de toekomst met soortgelijke uitdagingen te maken krijgt, terug kunt kijken op aantekeningen uit het verleden en vanaf daar verder kunt gaan.
Conclusie
1-op-1’s zijn een geweldig hulpmiddel om meer continue gesprekken tussen managers en hun teams mogelijk te maken. Met deze sessies kunnen managers de productiviteit en het moreel in de gaten houden en zich meer bewust worden van de context van hun teams, zodat ze meer betrokken en goed presterende teams kunnen opbouwen. Zodra managers leren om ze goed uit te voeren en meer comfortabel te worden, zullen hun teamleden zich meer betrokken en gewaardeerd voelen als een resultaat.
1-op-1 vergaderingen hoeven niet alleen tussen managers en werknemers te zijn. Of het nu gaat om een manager, coach, mentor of een van hun collega’s, het is belangrijk dat deelnemers regelmatig samenwerken en zich voorbereiden op 1-op-1-gesprekken vanuit een speciale gedeelde ruimte om de communicatie en samenwerking te verbeteren met de mensen met wie ze het meest samenwerken.
Platforms zoals Impraise bieden managers een ruimte om meer continue en effectieve 1-op-1-gesprekken te voeren, terwijl ze ook een reeks andere functies bieden waarmee u een consistente en naadloze performance management-ervaring kunt leveren in uw hele organisatie.
Ontdek het platform hieronder en ontdek of Impraise is wat u zoekt – het biedt een naadloze gebruikerservaring voor SMART-doelstellingen en OKR’s, 1:1’s, beoordelingen, realtime feedback en meer – alles op één plek.