O Formulário de Aconselhamento de Empregados pode ajudar a orientar e documentar uma sessão de aconselhamento de empregados. Uma sessão de aconselhamento de empregado é uma oportunidade para um supervisor se encontrar com um empregado e discutir algum aspecto do desempenho do empregado. Não é uma forma de punição em si, mas sim uma forma de melhorar o desempenho. A sessão pode abranger uma coisa específica que o funcionário tenha feito ou experimentado, uma tarefa que o funcionário tenha concluído ou não tenha concluído, uma tendência ou hábito do funcionário, ou o trabalho global do funcionário para a empresa. Independentemente do objectivo da sessão, confiar num formulário pré-preparado pode ajudar tanto o supervisor como o empregado a obter mais do aconselhamento, tornando claro quais as informações que precisam de ser discutidas e registadas. Utilizar o formulário e preservar pode ajudar a empresa a demonstrar que tomou as medidas adequadas no caso de surgirem problemas.
- Antes da Sessão
- O que incluir num Formulário de Aconselhamento de Empregados
- passo-a-passopasso processo de aconselhamento de empregados
- Vantagens do aconselhamento de empregados
- Escolhendo o conselheiro certo
(Vídeo) Como Documentar o Aconselhamento ao Empregado
Antes da Sessão
O supervisor deve avisar o empregado com antecedência para encontrar uma hora conveniente para a sessão, e organizar para que possa ser conduzido em privado e sem interrupção. Particularmente se o motivo da sessão for um incidente em que o funcionário esteve envolvido ou um problema com o seu desempenho, o supervisor deve fazer o seguinte:
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que deve considerar ferramentas, comunicações políticas ou formação que o funcionário tenha recebido que forneçam provas ou identifiquem lacunas que possam ter causado o problema. O funcionário foi devidamente instruído? Ou o problema radica numa comunicação imperfeita da direcção?
O supervisor deve informar o funcionário da razão pela qual a sessão de aconselhamento está a ser convocada, mas deve enfatizar que não se trata de um processo disciplinar, embora o fracasso em corrigir a questão discutida possa eventualmente levar à disciplina. Em algum momento antes do início da sessão, o empregador deve explicar que a mesma está a ser documentada. O que fazer com o formulário quando este for preenchido deve também ser previamente decidido pelo supervisor, e explicado ao empregado. Alguns defendem uma abordagem em três etapas. Na primeira etapa, o documento permanece com o supervisor que conduziu a sessão. Na segunda, se a primeira sessão não abordar o que o empregador considerou ser necessário, pode ser criado um novo formulário de aconselhamento que será transmitido ao departamento de recursos humanos da empresa. Na terceira etapa, se ainda subsistirem questões, pode ser preenchido um formulário adicional que pode delinear consequências particulares por não ter melhorado, e o formulário pode ser acrescentado ao dossier pessoal do empregado. Independentemente da fase de discussão que o formulário de aconselhamento irá documentar, o empregador deve ser previamente informado com o funcionário.
O que incluir num formulário de aconselhamento do funcionário?
Como visto no formulário modelo, um formulário de aconselhamento deve incluir:
- O primeiro e último nome do funcionário que recebe aconselhamento juntamente com a data do aconselhamento.
- O assunto a ser tratado. Exemplos comuns incluem comportamento não profissional no escritório, falta de produtividade ou de trabalho de qualidade, assiduidade, não seguir o código de vestuário, violações da segurança no local de trabalho, e assédio. Esteja preparado para explicar não só a questão, mas como prejudica especificamente o desempenho da empresa
- A data do(s) incidente(s) em questão, detalhes do incidente e nomes de testemunhas, se aplicável
- Se já houve sessões anteriores de aconselhamento sobre este assunto, as datas dessas sessões e o que, se alguma coisa, foi acordado ou decidido como resultado das mesmas
- A acção sugerida que o empregador está a pedir ao empregado para tomar, e a rapidez com que o empregado deve iniciá-las
- Todos os comentários do empregado feitos durante a discussão, incluindo desacordos
- A data efectiva de quando o novo comportamento é esperado, e uma descrição de como verificar se o empregado o fez com sucesso
- A assinatura do empregado reconhecendo o problema e concordando em remediar o comportamento
- As acções futuras que um empregador pode tomar em resposta ao empregado não corrigir o comportamento como solicitado
li> Políticas ou procedimentos relevantes partilhados com o indivíduo no momento da contratação ou depois.
Passo a passo: Processo de Aconselhamento do Empregado
Identificar o problema
O empregador deve detalhar o problema exacto que precisa de ser resolvido. Isto pode exigir uma investigação mais aprofundada das ferramentas, comunicações de política ou formações que o trabalhador tenha recebido que forneçam provas ou identifiquem lacunas que possam ter causado o problema.
Preparar o trabalhador para o aconselhamento
O empregador deve marcar uma reunião com o trabalhador sobre o aconselhamento, o que é esperado e o que irá ocorrer durante a sessão.
Admitar o trabalhador a sessões de aconselhamento
O empregador deve permitir que o trabalhador entre na sessão de aconselhamento e envolvê-lo num diálogo aberto nos dois sentidos.
Vantagens do aconselhamento do empregado
Adotar um programa robusto de aconselhamento do empregado está associado aos seguintes benefícios:
- Reduzir o absentismo e o tempo de baixa por doença
- Melhorar o desempenho da empresa através da remoção de barreiras e identificação de deficiências tanto entre a gerência como entre os empregados
- Proporciona a oportunidade comercial de analisar o verdadeiro potencial de um indivíduo. Proporcionará ao empregador uma oportunidade de criar um plano para o indivíduo, de acção directa e de formação profissional efectiva
li>Proporciona a oportunidade de negócio para aumentar a moral e a confiança de um empregado Encoraja o(s) empregado(s) a falar sobre potenciais questões, particularmente que os supervisores podem não estar conscientes, e aumentar a responsabilidade na empresa
Escolher o conselheiro certo
Geralmente, a primeira pessoa a conduzir uma sessão de aconselhamento de empregados deve ser o supervisor do departamento do empregado. Contudo, se a sessão tiver progredido ao ponto de o formulário preenchido ser entregue aos recursos humanos, pode ser aconselhável incluir também alguém do RH. Alternativamente, se o empregador tiver razões para suspeitar que pode haver problemas de saúde mental ou de abuso de substâncias associadas ao empregado, pode ser aconselhável sugerir uma sessão de aconselhamento separada com um profissional formado para tratar destas questões.