So fügen Sie eine Signatur in ein Word-Dokument ein

Microsoft Word ist immer noch die weltweit führende Textverarbeitungssoftware. Für viele ist es die Software der Wahl, wenn es um das Schreiben von Angeboten, Kostenvoranschlägen, Verträgen und anderen Verkaufsdokumenten geht. Daher ist es verständlich, dass die Leute schnell und einfach ihre Unterschrift am Ende dieser Dokumente hinzufügen möchten, ohne die Mühe des Druckens, der Handunterschrift und des Scannens.

Die gute Nachricht ist, dass das Hinzufügen einer Unterschrift zu einem Word-Dokument machbar ist. Es gibt auch viele Funktionen, die Ihnen das Leben leichter machen – wie die Option, automatisch mehr Text unter Ihrer Unterschrift einzufügen (z. B. Ihren gedruckten Namen und Ihre Adresse).

So fügen Sie eine digitale Signatur zu einem Word-Dokument hinzu

Hinweis: Um diese Methode zu verwenden, müssen Sie zuerst ein digitales Zertifikat erhalten und eine digitale Signatur erstellen.

Sie fragen sich vielleicht: „Sind eine digitale Signatur und eine elektronische Signatur nicht dasselbe?“

Leider nein. Digitale Signaturen sind hochsichere, verschlüsselte digitale Zeichen, die eine spezielle Software und ein digitales Zertifikat sowohl vom Absender als auch vom Empfänger benötigen. Ein Zertifikat müssen Sie bei einer ausstellenden Firma erwerben.

Eine elektronische Signatur hingegen ist lediglich eine virtuelle Markierung, die einem Dokument hinzugefügt wird – meist in Form eines Unterschriftenbildes oder eines handgeschriebenen Textes. Je nach Software, in der das Dokument signiert wird, können elektronische Signaturen mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen ausgestattet sein, wie z. B. Zertifikate, die Uhrzeit und Datum der Unterschrift enthalten. Sowohl elektronische als auch digitale Signaturen sind legal, sicher und voll durchsetzbar.

Wenn Sie einem Word-Dokument eine digitale Signatur hinzufügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bewegen Sie den Cursor in den Bereich, den Sie im Word-Dokument signieren möchten.
2. Wählen Sie die Registerkarte Einfügen.
3. Wählen Sie die Gruppe Text und öffnen Sie die Liste Signaturzeile.
4. Klicken Sie auf Microsoft Office Signature Line und das Dialogfeld Signatureinrichtung sollte erscheinen.
5. Geben Sie die entsprechenden Daten ein – Name des Unterzeichners, Titel, E-Mail-Adresse und weitere Anweisungen – und kreuzen Sie die Kästchen an, falls erforderlich (wenn Sie unterschreiben, sind dies Ihre Angaben). Klicken Sie auf OK.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Unterschriftsfeld und geben Sie Ihren Namen ein oder laden Sie ein Bild Ihrer Unterschrift hoch.

So fügen Sie Word-Dokumenten eine elektronische Signatur hinzu

Die meisten Anwender werden ihren Dokumenten elektronische Signaturen (im Gegensatz zu digitalen Signaturen) hinzufügen wollen. Glücklicherweise ist dies mit Microsoft Word leicht zu bewerkstelligen. Sobald Sie eingerichtet sind, sind nur ein paar Klicks nötig.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihren Microsoft Word-Dokumenten eine elektronische Signatur hinzuzufügen:

1. Schreiben Sie Ihre Signatur mit der Hand in die Mitte eines leeren weißen Blattes Papier.
2. Scannen Sie die Signatur und speichern Sie sie auf Ihrem Computer in einem der folgenden Dateiformate: .bmp, .gif, .png, .jpg.
3. Öffnen Sie die Bilddatei in Microsoft Word, indem Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ klicken und „Bilder“ auswählen.
4. Klicken Sie auf das Bild und bearbeiten Sie es mit Hilfe der Registerkarte „Bildwerkzeuge – Format“.
5. Wenn Sie die Bearbeitung des Bildes abgeschlossen haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie „Als Bild speichern“.
6. Wenn Sie einem Dokument eine elektronische Unterschrift hinzufügen möchten, wählen Sie Einfügen und Bilder und suchen Sie die bearbeitete Bilddatei, ziehen Sie sie an die entsprechende Stelle im Dokument.

So fügen Sie einem Word-Dokument eine Unterschriftszeile hinzu

Microsoft Word ermöglicht es Ihnen auch, Unterschriftszeilen in Dokumente einzufügen. Dies ist hilfreich, um zu zeigen, wo der Empfänger unterschreiben soll.

Um eine Unterschriftslinie zu einem Dokument hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Stelle im Dokument, an der die Unterschriftslinie eingefügt werden soll.
2. Wählen Sie Unterschriftslinie aus dem Dropdown-Menü Einfügen. Es sollte ein Dialogfeld erscheinen.
3. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus und klicken Sie auf OK.

Was ist mit Apps von Drittanbietern?

Während die Funktionalität von Word solide ist, bietet es nicht so viele Optionen wie andere Tools. Apps von Drittanbietern wie PandaDoc und DocuSign bieten eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen das Leben leichter machen können, wenn es um das Senden oder Empfangen von Dokumenten geht.

Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie sich für die Verwendung einer Signatur-App entscheiden:

• Geräteübergreifend kompatibel

Microsoft Word bietet unterschiedliche Signaturfunktionen für verschiedene Geräte und Geräteplattformen (wie Apple und Android). Die Verwendung einer App ermöglicht es Ihnen, dieselbe Software mit denselben Funktionen auf all Ihren Geräten zu verwenden.

• Zusätzliche Sicherheitsebene

Apps, die explizit für das Signieren von Dokumenten entwickelt wurden, verfügen über eine zusätzliche Sicherheitsebene, wie z. B. die sofortige Erstellung eines Zertifikats, wenn ein Dokument signiert wird, das die Uhrzeit und das Datum der Signatur enthält.

• Übertragbar auf andere Formate

Wenn Sie ein signiertes Dokument nicht in Microsoft Word, sondern als PDF versenden möchten, können Sie es in dem Format Ihrer Wahl herunterladen und versenden.

So fügen Sie eine Signatur in Word mit dem PandaDoc Add-In hinzu

PandaDoc hat sich in Word integriert und ist im Microsoft Store erhältlich, was eSign einfacher macht als je zuvor! Sie sind nun in der Lage, Dokumente direkt aus Word sicher zu versenden und zu unterschreiben.

Um die PandaDoc-Integration zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Installieren Sie das Add-In aus dem Microsoft Marketplace oder öffnen Sie ein beliebiges Dokument, klicken Sie auf Einfügen>Add-Ins, suchen Sie PandaDoc und klicken Sie auf Installieren.
2. Klicken Sie auf eine beliebige Aktion unter dem Reiter PandaDoc. Auf der rechten Seite öffnet sich ein Fenster, in dem Sie sich entweder bei Ihrem Konto anmelden oder ein neues Free eSign-Konto erstellen können. Folgen Sie den Anweisungen.
3. Wählen Sie nach der Anmeldung die gewünschte Aktion aus (Dokument selbst signieren, Signaturen anfordern oder Dokumentstatus prüfen).
4. Fügen Sie Ihre Signatur hinzu oder senden Sie dieses Dokument für eine Signaturanforderung an andere Empfänger.
5. Wenn das Dokument von allen Parteien signiert ist, laden Sie ein rechtsverbindliches Dokument direkt aus Word herunter, das ein digitales Zertifikat enthält, das die Authentizität der Signaturen bestätigt.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Verwendung von PandaDoc mit Word Online finden Sie hier.

So fügen Sie eine Signatur zu einem Word-Dokument mit der PandaDoc-Anwendung hinzu

So fügen Sie eine elektronische Signatur zu einem Microsoft Word-Dokument mit der PandaDoc-Software für elektronische Signaturen hinzu:

1. Melden Sie sich bei PandaDoc an und wählen Sie die Schaltfläche „Neues Dokument“.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Hochladen“ und ziehen Sie die Word-Datei entweder per Drag-and-Drop oder wählen Sie „Eine lokale Datei auswählen“.
3. Wählen Sie die Schaltfläche „Wie vorhanden anzeigen“. Das Dokument wird im PandaDoc-Editor angezeigt.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte „Signatur“ im rechten Menü, um ein Unterschriftsfeld per Drag-and-Drop in das Dokument zu ziehen.
5. Wählen Sie das Unterschriftsfeld aus und weisen Sie sich selbst als Empfänger zu oder fügen Sie einen neuen Kontakt hinzu.
6. Erstellen Sie die Unterschrift durch Doppelklick auf das Feld. Sie können ein Bild hochladen, die Signatur zeichnen oder manuell eingeben.
7. Wählen Sie die Schaltfläche „Fertigstellen“ und laden Sie die Datei in Ihrem bevorzugten Format herunter.

Zusammenfassung

Elektronische Signaturen haben die Art und Weise verändert, wie Unternehmen und Privatpersonen Geschäfte abwickeln. Die große Frage ist, ob die in Word eingebauten Werkzeuge für Ihre Bedürfnisse ausreichen oder nicht. Wenn Sie nur einfache Bilder an das Ende von Dokumenten anfügen oder eine grundlegende digitale Signaturfunktionalität bereitstellen möchten, dann werden diese Tools wahrscheinlich für Sie funktionieren.

Wenn Sie jedoch einen umfangreicheren Satz an Funktionen benötigen, dann ist eine „intelligente“ Signatur-App vielleicht der richtige Weg. Tools wie PandaDoc ermöglichen es Ihnen, Signaturen zu verfolgen und zu speichern, während sie gleichzeitig eine zusätzliche Sicherheitsebene bieten und sich in Ihren bestehenden Tech-Stack integrieren lassen. Wenn Sie smarte Apps noch nicht ausprobiert haben, werden Sie überrascht sein, wie viel einfacher Ihr Leben ist und wie viel Zeit Sie gespart haben.