Cómo insertar una firma en un documento de Word

Microsoft Word sigue siendo el principal software de procesamiento de textos del mundo. Para muchos, es el software de elección para escribir propuestas, presupuestos, contratos y otros documentos de ventas. Por lo tanto, es comprensible que la gente quiera añadir su firma rápida y fácilmente al final de estos documentos, sin la molestia de imprimir, firmar a mano y escanear.

La buena noticia es que añadir una firma a un documento de Word es factible. Además, hay muchas funciones que te facilitan la vida, como la opción de incluir automáticamente más texto debajo de tu firma (como tu nombre y dirección impresos).

Cómo añadir una firma digital a un documento de Word

Nota: Para utilizar este método, primero necesitas obtener un certificado digital y crear una firma digital.

Tal vez te preguntes: «¿No es lo mismo una firma digital que una firma electrónica?»

Desgraciadamente, no. Las firmas digitales son marcas digitales encriptadas de alta seguridad que requieren un software especial y un certificado digital tanto del remitente como del destinatario. Hay que adquirir un certificado de una empresa emisora.

Una firma electrónica, en cambio, es simplemente una marca virtual que se añade a un documento, normalmente en forma de imagen de firma o de texto escrito a mano. Dependiendo del software en el que se firme el documento, las firmas electrónicas pueden venir con características de seguridad adicionales, como certificados que incluyen la hora y la fecha de la firma. Tanto las firmas electrónicas como las digitales son legales, seguras y totalmente ejecutables.

Si quieres añadir una firma digital a un documento de Word, sigue estos pasos:

1. Desplaza el cursor al área que quieras firmar en el documento de Word.
2. Selecciona la pestaña Insertar.
3. Selecciona el grupo Texto y abre la lista Línea de firma.
4. Haga clic en Línea de firma de Microsoft Office y debería aparecer el cuadro de diálogo Configuración de la firma.
5. Introduzca los datos apropiados -nombre del firmante, título, dirección de correo electrónico y cualquier otra instrucción- y marque las casillas si es necesario (si está firmando estos serán sus datos). Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic con el botón derecho del ratón en el campo de la firma y escriba su nombre o cargue una imagen de su firma.

Cómo añadir una firma electrónica a los documentos de Word

La mayoría de las personas querrán añadir firmas electrónicas (en contraposición a las firmas digitales) a sus documentos. Afortunadamente, Microsoft Word hace que esto sea fácil de hacer. Una vez configurado, sólo se necesitan unos pocos clics.

Siga los siguientes pasos para añadir una firma electrónica a sus documentos de Microsoft Word:

1. Escriba su firma en el centro de una hoja de papel en blanco.
2. Escanee la firma y guárdela en su ordenador en uno de los siguientes formatos de archivo: .bmp, .gif, .png, .jpg.
3. Abra el archivo de imagen en Microsoft Word haciendo clic en la pestaña Insertar y seleccionando Imágenes.
4. Haga clic en la imagen y edítela utilizando la pestaña Formato de las herramientas de imagen.
5. Cuando haya terminado de editar la imagen, haga clic con el botón derecho del ratón en la imagen y seleccione Guardar como imagen.
6. Cuando quiera añadir una firma electrónica a un documento, seleccione Insertar e imágenes y localice el archivo de imagen editado, arrástrelo y suéltelo en el lugar apropiado del documento.

Cómo añadir una línea de firma a un documento de Word

Microsoft Word también permite añadir líneas de firma a los documentos. Esto es útil para mostrar dónde debe firmar el destinatario.

Para añadir una línea de firma a un documento, siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón izquierdo del ratón en el lugar del documento donde desea que vaya la línea de firma.
2. Seleccione Línea de firma en el menú desplegable Insertar. Debería aparecer un cuadro de diálogo.
3. Seleccione las opciones necesarias y haga clic en Aceptar.

¿Qué pasa con las aplicaciones de terceros?

Aunque la funcionalidad que ofrece Word es sólida, no ofrece tantas opciones como otras herramientas. Las apps de terceros, como PandaDoc y DocuSign, ofrecen una gran cantidad de funciones que pueden facilitarte la vida a la hora de enviar o recibir documentos.

Considera lo siguiente cuando elijas utilizar una app de firma:

• Compatible entre dispositivos

Microsoft Word tiene diferentes funcionalidades de firma entre dispositivos y plataformas de dispositivos (como Apple y Android). El uso de una aplicación te permite utilizar el mismo software con las mismas características en todos tus dispositivos.

• Añade una capa extra de seguridad

Las aplicaciones diseñadas explícitamente para firmar documentos tienen una capa adicional de protección, como la creación instantánea de un certificado cada vez que se firma un documento, que incluye la hora y la fecha en que se completó la firma.

• Transferible a otros formatos

Si quieres enviar un documento firmado en PDF, en lugar de Microsoft Word, puedes descargarlo y enviarlo en el formato que prefieras.

Cómo añadir una firma en Word con el complemento PandaDoc

PandaDoc se ha integrado con Word y está disponible en la Microsoft Store, ¡haciendo que eSign sea más fácil que nunca! Ahora puedes enviar y firmar documentos de forma segura directamente desde Word.

Para utilizar la integración de PandaDoc, sigue estos pasos:

1. Instala el complemento desde Microsoft Marketplace o abre cualquier documento, haz clic en Insertar>Add-ins, busca PandaDoc y haz clic en Instalar.
2. Haz clic en cualquier acción debajo de la pestaña PandaDoc. Se abrirá un panel a la derecha para iniciar sesión en tu cuenta o crear una nueva cuenta de Free eSign. Siga las instrucciones.
3. Una vez iniciada la sesión, seleccione la acción requerida (autofirmar el documento, solicitar firmas o comprobar el estado del documento).
4. Añada su firma o envíe este documento para una solicitud de firma a otros destinatarios.
5. Cuando el documento esté firmado por todas las partes, descargue un documento legalmente vinculante directamente desde Word que incluye un certificado digital que confirma la autenticidad de las firmas.

Las instrucciones paso a paso para utilizar PandaDoc con Word Online se pueden encontrar aquí.

Cómo añadir una firma a un documento de Word con la aplicación PandaDoc

Así es como se añade una firma electrónica a un documento de Microsoft Word utilizando el software de firma electrónica PandaDoc:

1. Entra en PandaDoc y selecciona el botón «Nuevo documento».
2. Haz clic en la pestaña «Cargar» y arrastra y suelta el archivo de Word o selecciona «Elegir un archivo local»
3. Selecciona el botón «Mostrar como está». El documento aparecerá en el editor de PandaDoc.
4. Haga clic en la pestaña Firma del menú de la derecha para arrastrar y soltar un campo de firma en el documento.
5. Seleccione el cuadro de firma y asígnese como destinatario o añada un nuevo contacto.
6. Haga la firma haciendo doble clic en el cuadro. Puedes subir una imagen, dibujar la firma o introducirla manualmente.
7. Selecciona el botón Completar y descarga el archivo en el formato que prefieras.

En resumen

La firma electrónica ha cambiado la forma de hacer negocios de empresas y particulares. La gran pregunta es si las herramientas integradas disponibles con Word son suficientes para sus necesidades. Si todo lo que quieres hacer es añadir imágenes simples al final de los documentos, o proporcionar una funcionalidad básica de firma digital, entonces estas herramientas probablemente te servirán.

Pero si necesitas un conjunto más completo de características, entonces una aplicación de firma «inteligente» puede ser el camino a seguir. Herramientas como PandaDoc te permiten rastrear y almacenar firmas, al tiempo que proporcionan una capa adicional de seguridad y se integran con tu pila tecnológica existente. Si aún no has probado las aplicaciones inteligentes, te sorprenderá lo mucho que te facilita la vida y el tiempo que has ahorrado.