Sólo puedes mejorar lo que puedes gestionar, sólo puedes gestionar lo que puedes evaluar y sólo puedes evaluar lo que realmente sabes ejecutar.
¿Por qué?
Una empresa que no conoce de forma clara sus procesos está en total desventaja frente a las que sí son conscientes de cómo gestionan su negocio y lo utilizan para implementar mejoras constantes.
Sin entender los procesos diarios de una empresa, es prácticamente imposible implementar cambios y mejoras de forma organizada, gestionable y predecible.
Así que, si tu objetivo es entender qué es el BPM, ten en cuenta que es fundamentalmente importante para las organizaciones y los negocios, ya que su objetivo es reconocer los procesos que se están ejecutando, con la intención de evaluarlos y gestionarlos, de manera que sea posible aplicar mejoras en estos procesos.
Después de todo, ¿qué es el BPM?
El BPM es la abreviatura de Business Process Management, y es una disciplina de gestión que trata los procesos de negocio como activos. Para ello, una empresa tiene que analizar, diseñar, controlar y proporcionar una mejora continua de los procesos de negocio.
La ventaja más significativa del BPM para una empresa es la mejora continua de los procesos, lo que permite a la organización ser más eficiente, más asertiva y con mayor capacidad de cambio que las que tienen un enfoque meramente funcional y un enfoque de gestión tradicional.
La innovación, la flexibilidad y la integración con la tecnología es lo que supone el BPM.
Tenga en cuenta estos conceptos del significado de BPM:
- La Gestión de Procesos de Negocio es una disciplina de gestión.
- BPM requiere un fuerte patrocinio para su implementación exitosa.
- BPM no es una tecnología, pero la tecnología desempeña un importante papel de apoyo.
- La Gestión de Procesos de Negocio aborda la entrega de valor al cliente.
- BPM aborda el trabajo de extremo a extremo y la orquestación de actividades a través de departamentos y funciones.
- Los Procesos de Negocio deben ser gestionados en un ciclo cerrado para permitir la mejora continua.
- La implementación de la Gestión de Procesos de Negocio requiere la introducción de nuevos roles en la organización.
- El enfoque BPM no es un marco de trabajo, una metodología o un conjunto de herramientas.
- Transparencia en todas las etapas – todos los datos son revelados, los resultados, los números, la rentabilidad. La transparencia se traduce en una mayor comprensión por parte del personal, ya que da un sentido de responsabilidad y una visión de lo que sus acciones impactarán en la empresa. También da a los clientes una sensación de fiabilidad y honestidad.
- Mayor control administrativo – con ello, no hay desperdicio de recursos. Es fácil saber qué área de la empresa gasta más dinero, cuáles son las cuentas a pagar ahora y en el futuro, dónde están las mejores inversiones, y entender el negocio en su conjunto.
- Aumento de la productividad – la productividad aumenta porque los procesos se optimizan. Un informe que antes tardaba una hora en hacerse, ahora tarda treinta minutos, una reunión que tardaba dos horas ahora tarda una, porque todos los implicados conocen la información, etc., y se hace más con la misma (o menos) cantidad de tiempo.
- Reducción de costes – con la tecnología BPM se puede hacer más con menos personal, menos herramientas, se controlan los procesos y se evita el despilfarro de recursos, lo que se traduce en un gran recorte de costes.
- Automatización de procesos y generación de evidencias – con la automatización hay menos repeticiones, no hay retrabajo, el proceso no se acumula, y los datos son de fácil acceso. Con la información, es sencillo saber exactamente qué área de la empresa no está alcanzando sus objetivos, se miden los resultados y es fácil mejorar y optimizar.
¿Quieres conocer más significados o definiciones de BPM?
A continuación, vas a conocer las mejores que he visto.
Cómo responden los expertos a la pregunta «¿Qué es BPM?»
La Definición de lo que es BPM según la Guía BPM CBOK (Common Body of Knowledge):
La Gestión de Procesos de Negocio o BPM – Business Process Modelling es un enfoque disciplinado para identificar, dibujar (o diseñar), ejecutar, medir, monitorizar y controlar los procesos de negocio, automatizados o no, para conseguir consistencia y resultados alineados con los objetivos estratégicos de la organización. También implica la ayuda tecnológica y otras formas de añadir valor, mejoras, innovaciones y gestión de los procesos de extremo a extremo, lo que lleva a mejorar el rendimiento de la organización y los resultados empresariales. (2009)
Por cierto, esta guía es uno de los mejores libros sobre Gestión de Procesos de Negocio, y puedes leer más sobre este u otros libros en 10 libros, artículos y folletos de BPMN en PDF.
La Definición de lo que es BPM según Gartner:
La gestión de procesos de negocio (BPM) es una disciplina que utiliza varios métodos para descubrir, modelar, analizar, medir, mejorar y optimizar los procesos de negocio. Un proceso de negocio coordina el comportamiento de las personas, los sistemas, la información y las cosas para producir resultados de negocio en apoyo de una estrategia de negocio. Los procesos pueden ser estructurados y repetibles o no estructurados y variables. Aunque no es necesario, las tecnologías se utilizan a menudo con BPM. El BPM es clave para alinear las inversiones en TI/OT con la estrategia de negocio
Una interpretación de lo que es el BPM según Gregory Varvakis
El proceso de gestión es la definición, el análisis y la mejora continua de los procesos para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. – Gregory Varvakis
La Definición de Gestión de Procesos de Negocio según John Jaston y Johan Nelis
El BPM es la realización de los objetivos de una organización a través de la mejora de la gestión y control de sus procesos críticos de negocio. – John Jeston y Johan Nelis
En un estudio realizado por Teresa Jones y John Dixon en 2011, el Grupo Gartner decía sobre el significado de BPM:
BPM es un enfoque de gestión que requiere que las organizaciones se orienten a los procesos y reduzcan su dependencia de las estructuras funcionales y territoriales tradicionales.
La definición de lo que es la Gestión de Procesos de Negocio según De Toro y McCabe
La gestión de procesos es una «estructura de gestión orientada a procesos, en la que el gestor, el equipo y los ejecutores del proceso están actuando y pensando, mientras diseñan su trabajo, inspeccionando sus resultados y rediseñando su sistema de trabajo para lograr mejores resultados – DeToro y McCabe
La Definición de lo que es la Gestión de Procesos de Negocio según Shane Schick
BPM es la capacidad de entender y controlar las muchas partes de un proceso complejo. – Shane Schick
La definición de BPM según José Osvaldo de Sordi
Uno de los objetivos de la práctica administrativa de la gestión de procesos es asegurar la mejora continua del desempeño organizacional, elevando los niveles de calidad de sus procesos de negocio. – José Osvaldo de Sordi
La definición de lo que es la gestión de procesos según Rafael Scucuglia
Conceptualmente, la gestión de procesos significa mucho más que el simple mapeo de las actividades organizativas. Significa mucho más que nombrar cada paso del trabajo con un nombre que lo identifique En definitiva, toda organización es un sistema. Es decir, funciona como un conjunto de procesos. La identificación y mapeo de estos procesos permite planificar adecuadamente las actividades, asignar responsabilidades y utilizar correctamente los recursos disponibles. – Rafael Scucuglia
La Definición de lo que es la Gestión de Procesos de Negocio según William J. Kettinger y Varun Grover
La gestión de procesos es un programa que implica la formalización o institucionalización de la planificación, estructuración y evaluación de los procesos, de forma radical (Reingeniería) o incremental (mejora continua). Las empresas que se dedican a la gestión de procesos deben aplicar múltiples métodos para recopilar información, evaluar y rediseñar sus procesos. – William J. Kettinger y Varun Grover
Lea más definiciones de términos relacionados con el BPM en nuestro Glosario.
Algunos de los beneficios que la tecnología BPM aportará a su empresa:
Son incontables los beneficios al trabajar con los procesos de las empresas. Aquí hay algunos ejemplos:
Mira el vídeo que aparece a continuación y descubre más beneficios del BPM para tu empresa.