Employee Counseling Form

Employee Counseling Form（従業員カウンセリング・フォーム）は、従業員カウンセリング・セッションのガイドと記録に役立ちます。 従業員カウンセリング・セッションは、上司が従業員と会い、その従業員のパフォーマンスのある側面について話し合う機会です。 それ自体は罰ではなく、むしろパフォーマンスを向上させるための方法です。 セッションでは、従業員が行ったまたは経験した特定の事柄、従業員が完了したまたは完了できなかったタスク、従業員の傾向または習慣、または従業員の会社での全体的な仕事を取り上げることができる。 セッションの目的にかかわらず、事前に準備されたフォームに頼ることで、どのような情報を議論し、記録する必要があるかを明確にすることができ、上司と従業員の双方がカウンセリングからより多くのことを得ることができます。 また、このフォームを使用して保存しておくことで、将来的に問題が発生した際に、適切な措置を講じたことを証明することができます。

• セッションの前に
• 従業員カウンセリングフォームに記載する内容
• ステップバイステップの従業員カウンセリングのプロセス
• 従業員カウンセリングの利点
• 適切なカウンセラーの選択
• (Video) How to Document Employee Counseling

Before the Session

上司は、セッションの都合の良い時間を見つけるために、前もって従業員に通知する必要があります。 上司は、セッションの都合の良い時間を見つけるために、事前に従業員に通知し、それがプライベートで中断されずに行われるように手配します。

• 事件や問題に関連した必要な書類を集め、
• 従業員の行動がいかに期待を満たしていないかについて明確な説明をし、
• この欠点がいかに会社の仕事全体に悪影響を及ぼすかを述べます。

この説明では、従業員が受けたツール、ポリシーコミュニケーション、トレーニングのうち、証拠となるものや、問題の原因となりうるギャップを特定するものを考慮する必要があります。 従業員は適切に指示されていたのでしょうか。

上司は、カウンセリング セッションが招集された理由を従業員に伝え、カウンセリング セッションは懲戒処分の手続きではないことを強調しなければなりません。 セッションが始まる前のある時点で、雇用者はそれが文書化されていることを説明すべきである。 完成したフォームをどうするかも、事前に上司が決定し、従業員に説明しておくべきである。 3段階のアプローチを提唱する人もいる。 第1段階では、文書はセッションを行った上司の手元に残る。 第2段階では、最初のセッションで雇用主が必要だと感じたことに対応できなかった場合、新しいカウンセリングフォームを作成し、会社の人事部に渡すことができる。 第3段階では、まだ問題が残っている場合、改善されなかった場合の特定の結果を説明した追加フォームを記入し、従業員の人事ファイルに追加することができる。

What to contain in an Employee Counseling Form?

サンプルフォームに見られるように、カウンセリングフォームには以下の内容が含まれます。 一般的な例としては、プロらしくないオフィスでの振る舞い、生産性や質の高い仕事の欠如、出席率、ドレスコードに従わないこと、職場の安全違反、ハラスメントなどが挙げられます。 問題だけでなく、それが具体的にどのように会社の業績に悪影響を与えるのかを説明できるように準備してください

採用時または採用後に個人と共有した関連する方針または手順。

問題となっている出来事の日付、出来事の詳細、該当する場合は目撃者の名前

この問題について以前にカウンセリングセッションがあった場合は、それらのセッションの日付と、その結果何が合意または決定されたか

雇用主が従業員に要求している提案された行動と、従業員がどのくらいの期間でそれを開始すべきか

話し合いの際に出された従業員のコメント。 意見の相違を含む

新しい行動が期待される発効日、および従業員が正常に実行したかどうかを確認する方法の説明

問題を認め、行動を修正することに同意する従業員の署名

従業員が要求された行動を修正しなかった場合に、雇用主が取ることができる将来の行動

Step by Step: 従業員カウンセリングのプロセス

問題を特定する

雇用主は、対処すべき正確な問題を詳しく説明する必要があります。

Prepare employee for counseling

雇用者は、カウンセリングについて、何が期待されているか、セッション中に何が行われるかについて、従業員とのミーティングを設定します。

従業員カウンセリングの利点

しっかりとした従業員カウンセリング・プログラムを採用することで、以下のような利点があります。

• スタッフの定着率が高く、運営コストの削減と余裕につながる
• 欠勤や病欠の減少
• 経営陣と従業員双方の障壁を取り除き、欠点を明らかにすることで、会社のパフォーマンスを向上させる
• 個人の真の可能性を分析するビジネスの機会を提供することができます。
• 従業員の士気と自信を高めるビジネスチャンスを提供する
• 従業員が潜在的な問題に関して発言することを奨励する。 特に上司が気づいていないような潜在的な問題について従業員に発言を促し、会社のアカウンタビリティーを高める

適切なカウンセラーの選択

一般的に、従業員カウンセリング・セッションを最初に行うのは、その従業員の所属部署の上司であるべきです。 しかし、セッションが、記入したフォームを人事部に渡すところまで進んでいる場合は、人事部の人間も加えることが望ましいでしょう。 また、従業員にメンタルヘルスや薬物乱用の問題があると疑われる理由がある場合は、これらの問題に対処する訓練を受けた専門家とのカウンセリングセッションを別途提案することが望ましいでしょう。