Als u als freelancer of zelfstandige werkt, zullen de meeste van uw klanten u vragen om formulier W-9 in te vullen, Verzoek om Belastingplichtigen Identificatienummer (TIN) en Certificering. Dit formulier helpt bedrijven belangrijke informatie van hun leveranciers te ontvangen om informatieaangiften voor de IRS te kunnen voorbereiden. Bedrijven moeten informatieaangiften indienen met behulp van formulier 1099-MISC wanneer ze een freelancer of onafhankelijke contractant in de loop van het jaar in totaal $ 600 of meer betalen.
Uw klanten zullen de informatie op uw W-9 gebruiken om uw naam, bedrijfsnaam, adres en belastingplichtige identificatienummer (TIN) op de 1099-MISC te zetten die ze over u indienen. Zij sturen één exemplaar van 1099-MISC naar de IRS en een ander exemplaar naar u eind januari, na afloop van het belastingjaar.
Overige omstandigheden waarin u kan worden gevraagd een W-9 in te vullen, zijn onder meer:
- Zekere onroerendgoedtransacties
- Betaalde hypotheekrente
- Aankoop of afstand van gedekt eigendom
- Opzegging van schuld
- Bijdragen aan een individuele pensioenregeling (IRA)
Hoe vult u formulier W-9 in: Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certification
Het formulier W-9 is een van de makkelijkste formulieren van de Belastingdienst om in te vullen, maar als belastingformulieren u nerveus maken, hoeft u zich geen zorgen te maken.
Stap 1: Vul uw naam in zoals u die op uw belastingaangifte hebt opgegeven.
Stap 2: Vul uw bedrijfsnaam of naam van een “niet-gereguleerde entiteit” in, als die afwijkt van de naam die u bij stap 1 hebt opgegeven. U kunt bijvoorbeeld een eenmanszaak hebben, maar voor marketingdoeleinden niet uw persoonlijke naam als bedrijfsnaam gebruiken, maar “zaken doen als” een andere naam. Die naam zou u hier invullen. Wat het gedeelte over de niet-erkende entiteit betreft, als u niet weet wat het is, bent u waarschijnlijk geen niet-erkende entiteit. Het meest voorkomende type buiten beschouwing gelaten entiteit is een eenpersoonsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid.
Stap 3: Welk type zakelijke entiteit bent u voor de federale belastingclassificatie: eenmanszaak, maatschap, C-vennootschap, S-vennootschap, trust/estate, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, of “overig”? Kruis het juiste vakje aan. Als u het niet zeker weet, bent u waarschijnlijk een eenmanszaak, omdat u veel papierwerk zou hebben moeten indienen om een van de andere entiteiten te worden.
Stap 4: Vrijstellingen. De kans is groot dat u deze vakjes leeg laat. Hier zijn een paar uitzonderingen:
1. Betalers die zijn vrijgesteld van de inhouding van bronbelasting, zoals bedrijven (in de meeste gevallen), moeten wellicht een code invullen in het vakje “Exempt payee code”. In de instructies bij formulier W-9 worden de vrijgestelde begunstigden en hun codes opgesomd, evenals de soorten betalingen waarvoor deze codes moeten worden gebruikt. Bedrijven die een W-9 invullen voor de ontvangst van rente- of dividendbetalingen, moeten bijvoorbeeld code “5” invullen.”
2. Begunstigden die zijn vrijgesteld van rapportage op grond van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) moeten mogelijk een code invullen in het vakje “Vrijstelling van FATCA-rapportagecode”. Geen van beide vakjes is van toepassing op de doorsnee onafhankelijke contractant of freelancer.
Stap 5: Geef uw straatadres, stad, staat en postcode op. Wat als uw huisadres anders is dan uw zakelijke adres? Welk adres moet u dan op het formulier W-9 invullen? Gebruik het adres dat u op uw belastingaangifte zult gebruiken. Als u bijvoorbeeld een eenmanszaak bent en een kantoorruimte huurt, maar uw belastingaangifte op uw huisadres doet, vermeldt u uw huisadres op het formulier W-9 zodat de belastingdienst geen problemen heeft om uw 1099’s met uw formulier 1040 te vergelijken.
Stap 6: In deze optionele stap kunt u de naam en het adres van de aanvrager opgeven. Misschien wilt u dit vakje invullen om bij te houden aan wie u uw fiscaal identificatienummer hebt verstrekt.
Stap 7: De IRS noemt dit deel Deel I, waardoor u zich afvraagt wat al die stappen waren die u zojuist hebt voltooid. Hier moet u het fiscaal identificatienummer van uw bedrijf opgeven, dat ofwel uw individuele sofi-nummer (SSN) is als u een eenmanszaak hebt, of uw werkgeversidentificatienummer (EIN) als u een ander type bedrijf hebt. Sommige eenmanszaken hebben ook een EIN, maar de IRS geeft er de voorkeur aan dat eenmanszaken hun SSN gebruiken op formulier W-9. Ook dit maakt het eenvoudiger om de 1099’s die u ontvangt te vergelijken met uw belastingaangifte, die u indient onder uw SSN.
Wat als uw bedrijf nieuw is en nog geen EIN heeft? U kunt nog steeds het formulier W-9 invullen. De IRS zegt dat u uw nummer moet aanvragen en “aangevraagd” moet schrijven in de ruimte voor de TIN. U wilt dit nummer zo snel mogelijk krijgen, omdat u, zolang u dit niet hebt, onderworpen bent aan de inhouding van bronbelasting. U kunt een EIN aanvragen op de website van de IRS. Zie de instructies hieronder voor stap 8, deel II, voor meer informatie over de bronheffing.
Stap 8: In deel II moet u bevestigen dat al uw gegevens waarheidsgetrouw zijn voordat u formulier W-9 kunt ondertekenen. Opzettelijk liegen op een belastingformulier kan betekenen dat u een boete moet betalen of naar de gevangenis moet; de belastingdienst maakt er geen potje van. Voordat u formulier W-9 ondertekent, moet u op straffe van meineed verklaren dat de volgende verklaringen waar zijn:
1. Het nummer op dit formulier is mijn juiste identificatienummer voor belastingbetalers (of ik wacht op een nummer dat aan mij wordt verstrekt).
Als u erover dacht een “geleend,” gestolen of verzonnen fiscaal identificatienummer te gebruiken, denk dan twee keer na voordat u onder ede liegt.
2. Ik ben niet onderworpen aan back-up inhouding omdat: (a) ik ben vrijgesteld van back-up inhouding, of (b) ik ben niet op de hoogte gebracht door de Internal Revenue Service (IRS) dat ik onderworpen ben aan back-up inhouding als gevolg van het niet melden van alle rente of dividenden, of (c) de IRS heeft me op de hoogte gebracht dat ik niet langer onderworpen ben aan back-up inhouding.
De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld van back-up inhouding. Als u geen idee hebt waar de IRS het hier over heeft, bent u waarschijnlijk vrijgesteld. Als u niet bent vrijgesteld, zal de IRS u op de hoogte hebben gebracht, en het bedrijf dat u betaalt moet het weten omdat het verplicht is om inkomstenbelasting van uw loon in te houden tegen een vast tarief van 24% en het naar de IRS te sturen. Overigens, nu weet u nog een goede reden om niet te frauderen op uw belastingaangifte: U moet het misschien aan een toekomstige klant vertellen, en dat kan het bedrijf twee keer doen nadenken over u. Punt (c) zegt in feite dat als u ooit onderworpen was aan een backup inhouding maar dat nu niet meer bent, niemand dat hoeft te weten.
3. Ik ben een Amerikaans staatsburger of een andere Amerikaanse persoon.
Als u een ingezeten vreemdeling bent, bent u vrij. De IRS beschouwt ook het volgende als een “U.S. person”: een partnerschap, corporatie, bedrijf, of vereniging opgericht of georganiseerd in de Verenigde Staten of onder de wetten van de Verenigde Staten; een binnenlands landgoed; en een binnenlandse trust. Als uw bedrijf een partnerschap is met een buitenlandse partner, gelden speciale regels; lees hierover in de instructies bij formulier W-9. Als u geen Amerikaans staatsburger bent, moet u misschien formulier W-8 of formulier 8233 invullen.
4. De op dit formulier ingevulde FATCA-code(s) (indien van toepassing) die aangeeft dat ik ben vrijgesteld van FATCA-rapportage is correct.
U hoeft zich waarschijnlijk geen zorgen te maken over deze, die te maken heeft met de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).
Speciale overwegingen bij het invullen van formulier W-9
In formulier W-9 staat dat u item 2 hierboven moet doorstrepen als u door de IRS bent geïnformeerd dat u momenteel onderworpen bent aan een back-up inhouding omdat u hebt nagelaten alle rente en dividenden op uw belastingaangifte te melden.
U kunt item 2 doorstrepen als u formulier W-9 invult in verband met een onroerendgoedtransactie. Item 2 is in dit geval niet van toepassing, dus het maakt niet uit of u onderworpen bent aan backup inhouding.
Nou, als u de kleine lettertjes in de W-9 instructies zorgvuldig leest, lijkt het erop dat de meeste mensen dit formulier helemaal niet hoeven te ondertekenen. Over het algemeen hoeft u het alleen te ondertekenen als de IRS u heeft meegedeeld dat u eerder een onjuiste TIN heeft opgegeven. Maar afgezien van de technische details zal degene die u heeft gevraagd het formulier W-9 in te vullen het waarschijnlijk als onvolledig of ongeldig beschouwen als u het niet heeft ondertekend, en veel succes met het overtuigen van het tegendeel.
Formulier W-9 terugsturen
Retourneer het ingevulde formulier W-9 aan het bedrijf dat u heeft gevraagd het in te vullen. In het ideale geval levert u het persoonlijk in om de kans op identiteitsdiefstal te beperken, maar dat is vaak niet praktisch. Post wordt als relatief veilig beschouwd. Als u het formulier per e-mail moet verzenden, moet u zowel het document als het e-mailbericht coderen en driemaal controleren of u het juiste e-mailadres van de ontvanger hebt voordat u het bericht verzendt. Er zijn online gratis diensten beschikbaar om u hierbij te helpen, maar controleer hun reputatie voordat u uw documenten aan hen toevertrouwt.
The Bottom Line
Het verstrekken van nauwkeurige informatie op uw formulier W-9 helpt ervoor te zorgen dat betalingen die u ontvangt – of andere transacties waarvoor dit formulier nodig is – correct aan de IRS worden gerapporteerd. Als u niet zeker bent van sommige zaken, zoals de juiste classificatie van uw bedrijf, neem dan contact op met uw accountant of een andere financieel adviseur.