Wenn Sie als Freiberufler oder unabhängiger Auftragnehmer arbeiten, werden die meisten Ihrer Kunden Sie bitten, das Formular W-9, Antrag auf Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN) und Bescheinigung auszufüllen. Dieses Formular hilft Unternehmen, wichtige Informationen von ihren Lieferanten zu erhalten, um Informationserklärungen für den IRS vorzubereiten. Unternehmen müssen Informationserklärungen mit dem Formular 1099-MISC einreichen, wenn sie einem Freiberufler oder unabhängigen Auftragnehmer im Laufe des Jahres insgesamt 600 US-Dollar oder mehr zahlen.
Ihre Kunden werden die Informationen auf Ihrem W-9 verwenden, um Ihren Namen, den Namen des Unternehmens, die Adresse und die Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN) auf die 1099-MISC zu setzen, die sie über Sie einreichen. Sie senden ein Exemplar des 1099-MISC an den IRS und ein weiteres Exemplar an Sie Ende Januar, nach Ende des Steuerjahres.
Andere Umstände, unter denen Sie gebeten werden könnten, eine W-9 auszufüllen, sind:
- Bestimmte Immobilientransaktionen
- Gezahlte Hypothekenzinsen
- Erwerb oder Aufgabe von gesichertem Eigentum
- Stornierung von Schulden
- Beiträge zu einer individuellen Altersvorsorge (IRA)
So füllen Sie das Formular W-9 aus: Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certification
Das Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare, aber wenn Steuerformulare Sie nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie es richtig ausfüllen.
Schritt 1: Geben Sie Ihren Namen ein, wie er in Ihrer Steuererklärung angegeben ist.
Schritt 2: Geben Sie Ihren Firmennamen oder den Namen der „nicht berücksichtigten Einheit“ ein, falls er sich von dem in Schritt 1 eingegebenen Namen unterscheidet. Sie könnten zum Beispiel ein Einzelunternehmen sein, aber für Marketingzwecke verwenden Sie nicht Ihren persönlichen Namen als Ihren Geschäftsnamen, sondern Sie sind „geschäftlich tätig unter“ einem anderen Namen. Diesen Namen würden Sie hier eintragen. Wenn Sie nicht wissen, was eine „disregarded entity“ ist, dann sind Sie wahrscheinlich keine.
Schritt 3: Welche Art von Unternehmen sind Sie für die bundesstaatliche Steuerklassifizierung: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Corporation, S-Corporation, Treuhandgesellschaft/Vermögen, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „andere“? Kreuzen Sie das entsprechende Kästchen an. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, denn Sie hätten eine Menge Papierkram einreichen müssen, um eine der anderen Einheiten zu werden.
Schritt 4: Ausnahmen. Die Chancen stehen gut, dass Sie diese Felder leer lassen werden. Hier sind ein paar Ausnahmen:
1. Zahlungsempfänger, die von der Quellensteuer befreit sind, wie z. B. Kapitalgesellschaften (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Exempt payee code“ eingeben. In den Anweisungen zum Formular W-9 sind die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Arten von Zahlungen aufgeführt, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die ein W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, würden beispielsweise den Code „5“ eingeben.
2. Zahlungsempfänger, die von der Meldepflicht nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Code für die Befreiung von der FATCA-Meldung“ eingeben. Keines dieser Felder wird auf den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler zutreffen.
Schritt 5: Geben Sie Ihre Adresse, Stadt, Bundesland und Postleitzahl an. Was ist, wenn Ihre Privatadresse nicht mit Ihrer Geschäftsadresse übereinstimmt? Welche Adresse sollten Sie auf dem Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung angeben werden. Wenn Sie z. B. ein Einzelunternehmer sind, der Büroräume mietet, aber Ihre Steuererklärung unter Verwendung Ihrer Privatadresse einreicht, geben Sie Ihre Privatadresse auf dem Formular W-9 an, damit der IRS keine Probleme hat, Ihre 1099s mit Ihrem Formular 1040 abzugleichen.
Schritt 6: In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Antragstellers angeben. Vielleicht möchten Sie dieses Feld ausfüllen, um festzuhalten, wem Sie Ihre Steueridentifikationsnummer gegeben haben.
Schritt 7: Der IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, was Sie dazu bringen muss, sich zu fragen, was all diese Schritte waren, die Sie gerade abgeschlossen haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer (SSN) sein wird, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Einige Einzelunternehmen haben auch EINs, aber die IRS bevorzugt, dass Einzelunternehmer ihre SSNs auf dem Formular W-9 verwenden. Auch dies macht es einfacher, alle 1099s, die Sie erhalten, mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen werden.
Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und keine EIN hat? Sie können trotzdem das Formular W-9 ausfüllen. Die IRS sagt, dass Sie Ihre Nummer beantragen und „beantragt“ in das Feld für die TIN schreiben sollen. Sie sollten diese Nummer so schnell wie möglich beantragen, da Sie bis dahin der Quellensteuer unterliegen. Sie können eine EIN auf der IRS-Website beantragen. Weitere Informationen zur Quellensteuer finden Sie in den Anweisungen zu Schritt 8, Teil II.
Schritt 8: In Teil II müssen Sie die Wahrhaftigkeit aller Ihrer Angaben bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben können. Wenn Sie absichtlich auf einem Steuerformular lügen, kann das bedeuten, dass Sie eine Geldstrafe zahlen müssen oder ins Gefängnis kommen; die IRS macht keine halben Sachen. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, müssen Sie unter Androhung von Meineid bestätigen, dass die Angaben wahr sind:
1. Die auf diesem Formular angegebene Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte darauf, dass mir eine Nummer zugeteilt wird).
Wenn Sie daran denken, eine „geliehene“, gestohlene oder erfundene Steueridentifikationsnummer zu verwenden, überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie unter Eid lügen.
2. Ich unterliege nicht dem Steuerrückbehalt, weil: (a) ich von der Quellensteuer befreit bin, oder (b) ich nicht vom Internal Revenue Service (IRS) benachrichtigt wurde, dass ich der Quellensteuer unterliege, weil ich nicht alle Zinsen oder Dividenden gemeldet habe, oder (c) der IRS mir mitgeteilt hat, dass ich nicht mehr der Quellensteuer unterliege.
Die meisten Steuerzahler sind von der Quellensteuer befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, wovon der IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich befreit. Wenn Sie nicht befreit sind, hat der IRS Sie benachrichtigt, und die Firma, die Sie bezahlt, muss das wissen, weil sie verpflichtet ist, die Einkommenssteuer von Ihrem Gehalt mit einem Pauschalsatz von 24 % einzubehalten und an den IRS zu schicken. Übrigens, jetzt kennen Sie einen weiteren guten Grund, bei Ihrer Steuererklärung nicht zu schummeln: Sie könnten einem zukünftigen Kunden davon erzählen müssen, und das könnte die Firma dazu bringen, zweimal über Sie nachzudenken. Punkt (c) besagt im Grunde, dass, wenn Sie einmal dem Steuerrückbehalt unterworfen waren, es aber nicht mehr sind, niemand davon wissen muss.
3. Ich bin ein U.S.-Bürger oder eine andere U.S.-Person.
Wenn Sie ein „resident alien“ sind, sind Sie im Reinen. Der IRS betrachtet auch die folgenden Personen als „US-Person“: eine Partnerschaft, ein Unternehmen, eine Gesellschaft oder eine Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach den Gesetzen der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländisches Vermögen; und ein inländischer Trust. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Personengesellschaft handelt, die einen ausländischen Partner hat, gelten besondere Regeln, die Sie in den Anweisungen zum Formular W-9 nachlesen können. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie stattdessen das Formular W-8 oder das Formular 8233 ausfüllen.
4. Der/die FATCA-Code(s), der/die auf diesem Formular angegeben wurde(n) und der/die angibt/geben, dass ich von der FATCA-Berichterstattung befreit bin, ist korrekt.
Sie müssen sich wahrscheinlich nicht um diesen Punkt kümmern, der mit dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) zu tun hat.
Besonderes beim Ausfüllen des Formulars W-9
Auf dem Formular W-9 müssen Sie Punkt 2 streichen, wenn Sie vom IRS benachrichtigt wurden, dass Sie derzeit der Quellensteuer unterliegen, weil Sie es versäumt haben, alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung anzugeben.
Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 in Verbindung mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 trifft in diesem Fall nicht zu, so dass es keine Rolle spielt, ob Sie der Quellensteuer unterliegen.
Wenn Sie nun das Kleingedruckte in den W-9-Anweisungen sorgfältig lesen, scheint es darauf hinzuweisen, dass die meisten Leute dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es in der Regel nur unterschreiben, wenn die IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig betrachten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben, und viel Glück beim Versuch, sie vom Gegenteil zu überzeugen.
Rücksendung des Formulars W-9
Senden Sie das ausgefüllte Formular W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie gebeten hat, es auszufüllen. Idealerweise geben Sie es persönlich ab, um Ihr Risiko eines Identitätsdiebstahls zu begrenzen, aber diese Methode ist oft nicht praktikabel. Der Postweg gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail versenden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und dreimal überprüfen, ob Sie die korrekte E-Mail-Adresse des Empfängers haben, bevor Sie Ihre Nachricht versenden. Es gibt kostenlose Online-Dienste, die Ihnen dabei helfen, aber überprüfen Sie deren Ruf, bevor Sie ihnen Ihre Dokumente anvertrauen.
Das Fazit
Die Angabe korrekter Informationen auf Ihrem Formular W-9 trägt dazu bei, dass Zahlungen, die Sie erhalten – oder andere Transaktionen, die dieses Formular erfordern – ordnungsgemäß an die IRS gemeldet werden. Wenn Sie sich bei einigen Punkten unsicher sind, wie z. B. der richtigen Klassifizierung Ihres Unternehmens, fragen Sie Ihren Buchhalter oder einen anderen Finanzberater.