Si vous travaillez en tant que freelance ou entrepreneur indépendant, la plupart de vos clients devraient vous demander de remplir le formulaire W-9, demande de numéro d’identification du contribuable (TIN) et de certification. Ce formulaire aide les entreprises à recevoir des informations clés de la part de leurs fournisseurs afin de préparer les déclarations de renseignements pour l’IRS. Les entreprises doivent remplir des déclarations de renseignements à l’aide du formulaire 1099-MISC chaque fois qu’elles paient un pigiste ou un entrepreneur indépendant pour un total de 600 $ ou plus au cours de l’année.
Vos clients utiliseront les informations figurant sur votre W-9 pour inscrire votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse et votre numéro d’identification du contribuable (NIC) sur les 1099-MISC qu’ils remplissent à votre sujet. Ils enverront une copie du 1099-MISC à l’IRS et une autre copie à vous à la fin janvier, après la fin de l’année fiscale.
Autres circonstances pour lesquelles on pourrait vous demander de remplir un W-9, notamment :
- Certaines transactions immobilières
- Intérêts hypothécaires payés
- Acquisition ou abandon d’un bien garanti
- Annulation d’une dette
- Contributions à un arrangement de retraite individuel (IRA)
Comment remplir le formulaire W-9 : Demande de numéro d’identification du contribuable (TIN) et de certification
Le formulaire W-9 est l’un des formulaires IRS les plus faciles à remplir, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous allons vous indiquer la bonne façon de le remplir.
Étape 1 : Saisissez votre nom tel qu’il figure sur votre déclaration de revenus.
Étape 2 : Saisissez le nom de votre entreprise ou de votre « entité ignorée », s’il est différent du nom que vous avez saisi pour l’étape 1. Par exemple, vous pourriez être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n’utilisez pas votre nom personnel comme nom d’entreprise ; au lieu de cela, vous faites des affaires « sous » un autre nom. Vous devez inscrire ce nom ici. Pour ce qui est de l’entité ignorée, si vous ne savez pas ce que c’est, vous n’en êtes probablement pas une. Le type d’entité ignorée le plus courant est une société à responsabilité limitée à associé unique.
Étape 3 : Quel type d’entité commerciale êtes-vous pour la classification fiscale fédérale : entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie/succession, société à responsabilité limitée ou « autre » ? Cochez la case appropriée. Si vous n’êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise individuelle, car vous auriez dû remplir beaucoup de papiers pour devenir l’une des autres entités.
Etape 4 : Les exemptions. Il y a de fortes chances que vous laissiez ces cases vides. Voici quelques exceptions :
1. Les bénéficiaires qui sont exemptés de la retenue de sauvegarde, comme les sociétés (dans la plupart des cas), pourraient avoir besoin d’entrer un code dans la case « Code du bénéficiaire exempté ». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exemptés et leurs codes, ainsi que les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés qui remplissent un W-9 pour la réception de paiements d’intérêts ou de dividendes, par exemple, doivent saisir le code « 5. »
2. Les bénéficiaires exemptés de déclaration en vertu de la loi sur la conformité des comptes étrangers (FATCA) pourraient devoir saisir un code dans la case « Code d’exemption de déclaration FATCA ». Aucune de ces cases ne s’appliquera à l’entrepreneur indépendant ou au freelance typique.
Étape 5 : Fournissez votre adresse postale, la ville, l’État et le code postal. Que faire si l’adresse de votre domicile est différente de celle de votre entreprise ? Quelle adresse devez-vous indiquer sur le formulaire W-9 ? Utilisez l’adresse que vous utiliserez sur votre déclaration de revenus. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue des bureaux, mais que vous faites votre déclaration de revenus en utilisant l’adresse de votre domicile, indiquez l’adresse de votre domicile sur le formulaire W-9 afin que l’IRS n’ait pas de difficulté à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040.
Étape 6 : Dans cette étape facultative, vous pouvez fournir le nom et l’adresse du demandeur. Vous pourriez vouloir remplir cette case pour garder une trace de la personne à qui vous avez fourni votre numéro d’identification fiscale.
Étape 7 : L’IRS appelle cette section la partie I, ce qui doit vous faire vous demander ce qu’étaient toutes ces étapes que vous venez de compléter. Ici, vous devez fournir le numéro d’identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro de sécurité sociale individuel(SSN) si vous êtes une entreprise individuelle, soit votre numéro d’identification d’employeur (EIN) si vous êtes un autre type d’entreprise. Certaines entreprises individuelles ont également un EIN, mais l’IRS préfère que les entreprises individuelles utilisent leur SSN sur le formulaire W-9. Encore une fois, en procédant ainsi, il sera plus facile de faire correspondre les 1099 que vous recevez avec votre déclaration de revenus, que vous déposerez sous votre SSN.
Qu’en est-il si votre entreprise est nouvelle et n’a pas d’EIN ? Vous pouvez toujours remplir le formulaire W-9. L’IRS indique que vous devez demander votre numéro et écrire « applied for » dans l’espace réservé au TIN. Vous devez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, tant que vous ne l’aurez pas obtenu, vous serez soumis à une retenue de garantie. Vous pouvez demander un NIE sur le site Web de l’IRS. Consultez les instructions ci-dessous pour l’étape 8, partie II, pour en savoir plus sur la retenue de garantie.
Étape 8 : dans la partie II, vous devez attester de la véracité de toutes vos informations avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Mentir intentionnellement sur un formulaire fiscal peut signifier que vous devrez payer une amende ou aller en prison ; l’IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez certifier vraies, sous peine de parjure :
1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon numéro d’identification de contribuable correct (ou j’attends qu’un numéro me soit délivré).
Si vous pensiez utiliser un numéro d’identification fiscale « emprunté », volé ou inventé, réfléchissez-y à deux fois avant de mentir sous serment.
2. Je ne suis pas soumis à la retenue de sauvegarde car : (a) je suis exempté de la retenue de sauvegarde, ou (b) je n’ai pas été notifié par l’Internal Revenue Service (IRS) que je suis soumis à la retenue de sauvegarde en raison d’un défaut de déclaration de tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l’IRS m’a notifié que je ne suis plus soumis à la retenue de sauvegarde.
La plupart des contribuables sont exemptés de la retenue de sauvegarde. Si vous n’avez aucune idée de ce dont l’IRS parle ici, vous êtes probablement exempté. Si vous n’êtes pas exempté, l’IRS vous aura averti, et l’entreprise qui vous paie doit le savoir car elle est tenue de retenir l’impôt sur le revenu sur votre salaire à un taux forfaitaire de 24 % et de l’envoyer à l’IRS. Au passage, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher sur votre déclaration de revenus : Vous pourriez avoir à en parler à un futur client, ce qui pourrait faire réfléchir l’entreprise. Le point (c) dit essentiellement que si vous étiez autrefois soumis à la retenue de sauvegarde mais que vous ne l’êtes plus, personne n’a besoin de le savoir.
3. Je suis un citoyen américain ou une autre personne américaine.
Si vous êtes un étranger résident, vous êtes dans le champ libre. L’IRS considère également comme une « personne américaine » : un partenariat, une société, une entreprise ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis ; une succession nationale ; et une fiducie nationale. Si votre entreprise est une société de personnes qui a un partenaire étranger, des règles spéciales s’appliquent ; lisez les instructions du formulaire W-9 pour les connaître. Si vous n’êtes pas un citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.
4. Le(s) code(s) FATCA inscrit(s) sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de déclaration FATCA est(sont) correct(s).
Vous n’aurez probablement pas à vous soucier de celui-ci, qui concerne la loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers (FATCA).
Préoccupations particulières lors du dépôt du formulaire W-9
Le formulaire W-9 vous indique de biffer le point 2 ci-dessus si vous avez été informé par l’IRS que vous êtes actuellement soumis à une retenue de sauvegarde parce que vous avez omis de déclarer tous les intérêts et dividendes dans votre déclaration fiscale.
Vous pouvez biffer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d’une transaction immobilière. L’item 2 ne s’applique pas dans ce cas, donc il importe peu que vous soyez soumis à une retenue de sauvegarde.
Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères des instructions du W-9, cela semble indiquer que la plupart des gens ne sont pas du tout tenus de signer ce formulaire. Vous n’êtes généralement tenu de le signer que si l’IRS vous a informé que vous avez précédemment fourni un NIF incorrect. Techniquement parlant, cependant, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement comme incomplet ou invalide si vous ne l’avez pas signé, et bonne chance pour essayer de la convaincre du contraire.
Retourner le formulaire W-9
Retourner votre formulaire W-9 rempli à l’entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le remettez en personne pour limiter votre exposition au vol d’identité, mais cette méthode n’est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sûr. Si vous devez envoyer le formulaire par courrier électronique, vous devez chiffrer à la fois le document et votre message électronique et vérifier trois fois que vous avez l’adresse électronique correcte du destinataire avant d’envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous aider à le faire, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents.
La ligne de fond
Fournir des informations exactes sur votre formulaire W-9 permettra de s’assurer que les paiements que vous recevez – ou d’autres transactions qui nécessitent ce formulaire – sont correctement déclarés à l’IRS. Si vous n’êtes pas sûr de certains éléments, comme la bonne classification de votre entreprise, vérifiez auprès de votre comptable ou d’un autre conseiller financier.
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