Wanneer ondernemers hun ondernemingen en investeringen uitbreiden, beginnen veranderingen in het bedrijfslandschap zichtbaar te worden. Veranderingen, zoals het aannemen van nieuw personeel of het binnenhalen van nieuwe leveranciers, kunnen van invloed zijn op het totale proces van het bedrijf in termen van financiële winsten en verliezen.
Als het bedrijf nog steeds vastzit in traditionele betalingsprocessen, kan een groot aantal transacties waarbij klanten en leveranciers betrokken zijn, een uitdaging zijn om te verwerken. Een effectieve manier om betalingsprocessen te verbeteren is het aanpassen van het drie-weg matching proces.
What Is 3-Way Matching?
Een drie-weg match is het proces van het matchen van de factuur, inkooporder en ontvangstrapport om de details van een aankoop te valideren voordat een betaling wordt gedaan. Het doel van dit proces is het risico van fraude en financieel verlies te verminderen door de terugbetaling van niet-geautoriseerde aankopen te voorkomen.
De verkopersfactuur is een document waarin het bedrag van de diensten of goederen wordt vermeld dat de koper de leverancier verschuldigd is. Het is een document met het factuurnummer, de naam en informatie van de leverancier, betalingskortingen en een betalingsschema.
De inkooporder (PO) is een document met de soorten, hoeveelheden en prijzen van producten en diensten die door de leverancier en de koper zijn overeengekomen. Het wordt ook wel de orderbevestiging genoemd.
De specifieke producten, hoeveelheden en prijzen van elk besteld artikel worden regelitems genoemd. Line items kunnen ook aanvullende informatie bevatten, zoals opmerkingen of kosten.
Een unieke code die in de PO wordt gegenereerd, wordt PO-nummer genoemd. Het wordt gebruikt als een volg- of referentienummer dat bij de factuur wordt gevoegd.
Het ontvangstrapport is een document waarin wordt bevestigd dat de koper de goederen of diensten van de leverancier heeft ontvangen. Eenmaal bevestigd, wordt dit document ook beschouwd als een betalingsbevestiging.
Waarom zou u een drieweg match gebruiken
Three-way matching kan arbeidsintensief en tijdrovend zijn, omdat zowel de leverancier als de afnemer tijd en middelen zullen toewijzen om het nodige papierwerk te verrichten. Het proces vereist ook dat beide partijen documenten controleren en heen en weer sturen naar elkaar.
Toch is het drievoudige matchingsproces een effectieve bedrijfspraktijk voor zowel leveranciers als afnemers. Door de drie documenten te verkrijgen, te verlangen en te matchen, kunnen bedrijven zorgen voor een waterdicht en veilig betalingsproces.
Het matchingsproces maakt auditing eenvoudig. De ontvangstbewijzen van bestellingen en de facturen van leveranciers zijn twee standaarddocumenten die nodig zijn voor audits. Het verplicht stellen van deze twee documenten voor de afronding van een transactie draagt bij aan een eenvoudig proces.
Voordelen van een drieweg-match
De drie belangrijkste voordelen van het drieweg-matchproces zijn gericht op het elimineren van discrepanties in het inkoopproces.
Tijd- en geldbesparend
Eén voordeel van een drieweg-matching is dat het de onderneming helpt tijd en geld te besparen. Consistentie en nauwkeurigheid van gegevens zijn essentieel in elk betalingsproces. Verkeerde informatie en doublures kunnen leiden tot frauduleuze leveranciersfacturen en te veel betaalde transacties. Met de drieweg-match worden te hoge betalingen en andere potentiële betalingsproblemen onmiddellijk gesignaleerd, nog vóór de levering.
Goede leverancier-koperrelatie
Een drieweg-match versterkt ook de relatie met leveranciers. Wanneer noodzakelijke documenten op tijd worden ingevuld en ingediend, voelen leveranciers zich belangrijk en gewaardeerd. Als gevolg daarvan beschouwen zij het bedrijf als een gerenommeerde en betrouwbare zakenpartner.
Auditing Made Easy
Een drieweg match kan ook auditing en boekhouding eenvoudiger maken. Als documenten volledig en foutloos zijn, wordt het samenstellen ervan een fluitje van een cent. Ook zullen accountants het niet moeilijk hebben om de gepresenteerde gegevens te controleren.
Hoe een drie-weg matching proces werkt
Het drie-weg matching proces werkt systematisch, en wel als volgt:
- De koper plaatst de order bij de leverancier. Een corresponderende PO wordt naar de leverancier gestuurd op basis van de geplaatste order.
- Een crediteurenadministratie (AP) maakt een factuur op basis van de PO.
- De koper ontvangt een factuur van de leverancier op basis van de PO.
- De factuurgegevens worden gecontroleerd of de inhoud overeenkomt met de PO. De controle vindt plaats via een goedkeuringsproces voor de factuur.
- De koper bevestigt een door de leverancier afgegeven ontvangstrapport als bewijs van betaling en voltooiing van de order.
- Als alle gegevens in de drie documenten overeenkomen, wordt de factuur goedgekeurd en wordt de betaling vrijgegeven.
Hoe een Three-Way Match werkt
Om een meer gedetailleerde uitleg te krijgen van hoe het proces werkt, volgt hier een voorbeeld:
Een reclamebureau heeft 20 nieuwe laptops nodig voor hun medewerkers. Na het plaatsen van de bestellingen wordt de PO naar de leverancier gestuurd.
Na het bestellen van de artikelen bij de leverancier ontvangt de inkoopafdeling van het bureau een factuur van $10.000 of factureringsgegevens. De factuur is gebaseerd op de PO die door de inkoper naar de leverancier is gestuurd.
De boekhoudafdeling van het agentschap voert vervolgens een goedkeuringsproces voor de factuur uit. Tijdens dit proces moeten de inkoop- en boekhoudafdelingen controleren of de op de factuur vermelde artikelen overeenkomen met de PO, inclusief elk regelitem en PO-nummer.
Bij aflevering van de laptops aan het agentschap controleert de ontvangende afdeling de PO en factuur met het ontvangstrapport of goederenontvangstbewijs. Dit ontvangstbewijs dient als bewijs van betaling en levering van de artikelen.
Een ander document dat in het leveringspakket kan zijn opgenomen, is de pakbon. Dit document vermeldt de gegevens van het pakket – inhoud, datum van bestelling en levering, en afleveradres. Wanneer een laptop ontbreekt of tijdens de levering beschadigd raakt, kan de ontvangende afdeling de pakbon raadplegen voor eventuele wijzigingen.
Ultime, alle documenten moeten dezelfde informatie bevatten. Als de drie essentiële documenten – PO, factuur en ontvangstrapport – overeenkomen met de daadwerkelijke levering, dan is er sprake van een drie-weg-match.
Om de verwerking van de drie-weg-match te verbeteren, is een betalingsdienst zoals Tipalti, met end-to-end optimalisatie, van het plaatsen van de order tot het vrijgeven van de betaling, een must voor een gestandaardiseerde procedure.
Het verschil tussen 2-weg, 3-weg en 4-weg-matching
In de regel is een 2-weg-matching wat bedrijven hebben. Het proces heeft slechts twee documenten nodig, de factuur en de PO. Ondertussen voegt de 4-weg match een extra laag toe aan het proces voor inspectie- en verificatiedoeleinden.
Het inspectieproces vindt plaats na de levering. Alle documenten worden kruiselings gecontroleerd en geïnspecteerd voordat de goederen of diensten uiteindelijk worden geaccepteerd.
De 4-way match is het meest tijdrovende maar meest zorgvuldige van alle processen. Het moet alleen worden gedaan wanneer strikte naleving of verificatie nodig is.
Vergeleken met de 2-way en 4-way match, is het 3-way match proces de ideale keuze van interne controle.
Het primaire doel van 3-way matching is te voorkomen dat er in een bedrijf onjuiste en frauduleuze facturen worden uitgeschreven of betalingen worden gedaan. De 3-way match helpt bedrijven problemen met betrekking tot AP te voorkomen door mogelijke mismatches op facturen en orders op te lossen voordat betalingen worden verwerkt.
De nadelen van het handmatige matchingsproces
De meeste bedrijven gebruiken handmatige matchingprocessen om financiële transacties vast te leggen. Handmatige verwerking omvat het verkrijgen van fysieke documenten in de vorm van journaals of grootboeken.
Hoewel fysieke documenten traditioneel en altijd toegankelijk zijn, zijn er veel meer nadelen aan verbonden dan aan geautomatiseerde oplossingen.
Kost meer
De gemiddelde handmatige verwerking kost zo’n $12-$30 per stuk, wat kan oplopen tot zo’n vijf à zes cijfers per maand. Elk gebruikt papier kost ook een fortuin als het los van de dienst wordt berekend. Het overwegen van alternatieve methoden, zoals geautomatiseerde verwerking, kan een enorme hap uit het budget voor handmatige verwerking nemen.
Tijdrovend
Handmatige matchingverwerking kost tijd, zelfs met twee of drie medewerkers die er samen aan werken. Het verzamelen van mensen, zoals leveranciers en supervisors, om documenten te ondertekenen kan tijd kosten. Ook het fysiek vergelijken en invoeren van gegevens kan vertragingen opleveren.
Late betalingen
Hoe graag bedrijven hun leveranciers ook op tijd willen betalen, handmatige verwerking kan vertraging opleveren door achterstanden of verkeerd opgeborgen documenten. Vertraagde betalingen tasten de reputatie van een bedrijf aan en kunnen toekomstige transacties beïnvloeden.
Menselijke fouten
Handmatige verwerking en controle van gegevens is bewerkelijk en kan vatbaar zijn voor fouten en verkeerde interpretaties, omdat alles met de hand wordt gedaan. Fysieke kopieën kunnen ook zoekraken, verloren gaan of beschadigd raken als gevolg van een verkeerde behandeling of opslagproblemen.
Door over te stappen op een softwareoplossing voor elektronische betalingen, zoals Tipalti, kunnen de nadelen van handmatige matchingprocessen worden weggenomen.
Waarom u uw matchingproces moet automatiseren
Het automatiseren van het matchingproces kan helpen tijd, geld, middelen en energie te besparen. Overstappen op een gedigitaliseerd proces zorgt voor tijdige betalingen, nauwkeurigheid bij het coderen van gegevens en toegankelijkheid op verschillende platforms.
AP-automatisering, zoals Tipalti biedt, kan de werklast van de boekhoudafdeling met 80% verminderen zonder extra personeel in dienst te nemen.
Geautomatiseerde matchingprocessen verminderen ook de tijd die aan een taak wordt besteed. Het genereert en verstuurt facturen automatisch zonder fouten – geen achterstanden en vertraagde betalingen meer.
De automatiseringsoplossing voor het matchingsproces
Een geïntegreerde AP-automatisering is een innovatieve en efficiënte oplossing voor bedrijven die de werkdruk willen minimaliseren en de productiviteit van werknemers willen maximaliseren.
Tipalti is de automatiseringsoplossing voor alle AP-ellende waar bedrijven met handmatige matchingprocessen mee te maken hebben. Facturen worden verzonden en ontvangen via e-mail of webportaal, waardoor het verwerken van betalingen bijna moeiteloos gaat. Facturen kunnen in batches worden verzonden voor een meer georganiseerde zakelijke verwerking.
Tipalti’s verwerking houdt daar niet op. Het doorloopt ook de volledige betalingsprocedure en verzamelt de bijbehorende documenten voor een meer gestroomlijnd proces.
Weten wat het bedrijf nodig heeft en hoe het bedrijf kan verbeteren, vooral in het financiële aspect, kan een startpunt zijn voor een organisatie om te groeien en op de lange termijn aan kracht te winnen. AP-innovaties zijn vitale elementen voor een duurzame en gecentraliseerde wereldwijde bedrijfsoplossing, één betaling tegelijk.