Lorsque les propriétaires d’entreprises développent leurs entreprises et leurs investissements, des changements dans le paysage de l’entreprise commencent à devenir visibles. Les changements, tels que l’embauche de nouveaux employés ou l’obtention de nouveaux fournisseurs, peuvent affecter le processus global de l’entreprise en termes de gains et de pertes financières.
Si l’entreprise est toujours coincée dans des processus de paiement traditionnels, un grand nombre de transactions impliquant des clients et des fournisseurs peut être difficile à gérer. Un moyen efficace d’améliorer les processus de paiement est d’adapter le processus de correspondance à trois voies.
Qu’est-ce que la correspondance à trois voies ?
La correspondance à trois voies est le processus de mise en correspondance de la facture, du bon de commande et du rapport de réception pour valider les détails d’un achat avant d’effectuer un paiement. L’objectif de ce processus est de réduire le risque de fraude et de perte financière en empêchant le remboursement d’achats non autorisés.
La facture du fournisseur est un document indiquant le montant des services ou des biens que l’acheteur doit au fournisseur. C’est un document qui indique le numéro de la facture, le nom et les informations du fournisseur, les escomptes de paiement et le calendrier des paiements.
Le bon de commande (BC) est un document énumérant les types, les quantités et les prix des produits et des services convenus par le fournisseur et l’acheteur. Il est également appelé reçu de confirmation de commande.
Les produits, les quantités et les prix spécifiques de chaque article commandé sont appelés articles de ligne. Les articles de ligne peuvent également inclure des informations supplémentaires, telles que des commentaires ou des frais.
Un code unique généré dans la commande est appelé numéro de commande. Il est utilisé comme un numéro de suivi ou de référence qui est uniforme avec la facture.
Pendant ce temps, le rapport de réception est un document indiquant que l’acheteur a reçu les biens ou les services du fournisseur. Une fois accusé de réception, ce document est également considéré comme une confirmation de paiement.
Pourquoi devriez-vous utiliser une correspondance à trois voies
La correspondance à trois voies peut demander beaucoup de travail et de temps, car le fournisseur et l’acheteur alloueront tous deux du temps et des ressources pour accomplir les formalités administratives nécessaires. Le processus exige également que les deux parties vérifient et envoient des documents l’une à l’autre.
Pour autant, le processus de jumelage à trois est une pratique commerciale efficace pour les fournisseurs et les acheteurs. En acquérant, exigeant et faisant correspondre les trois documents, les entreprises peuvent assurer un processus de paiement infaillible et sécurisé.
Le processus de correspondance rend l’audit simple. Les reçus de commande et les factures des fournisseurs sont deux documents standard nécessaires pour les audits. Exiger ces deux documents avant la réalisation d’une transaction contribue à un processus simple.
Les avantages d’une correspondance à trois voies
Les trois principaux avantages du processus de correspondance à trois voies se concentrent sur l’élimination de toute divergence dans le processus d’achat.
Economie de temps et d’argent
Un des avantages d’un appariement à trois est d’aider l’entreprise à économiser du temps et de l’argent. La cohérence et l’exactitude des données sont essentielles dans tout processus de paiement. Toute information erronée et toute duplication peuvent conduire à des factures de fournisseurs frauduleuses et à des transactions trop payées. Avec la correspondance à trois voies, les surpaiements et autres problèmes de paiement potentiels sont immédiatement signalés avant même la livraison.
Bonne relation fournisseur-acheteur
Une correspondance à trois voies renforce également les relations avec les fournisseurs. Lorsque les documents nécessaires sont remplis et soumis à temps, les fournisseurs se sentent importants et valorisés. Par conséquent, ils considèrent l’entreprise comme un partenaire commercial réputé et digne de confiance.
L’audit facilité
Une correspondance à trois peut également faciliter l’audit et la comptabilité. Si les documents sont complets et sans erreur, leur compilation devient sans tracas. De même, les auditeurs n’auront pas de mal à vérifier les données présentées.
Comment fonctionne un processus de rapprochement à trois
Le processus de rapprochement à trois fonctionne systématiquement et comme suit :
- L’acheteur passe la commande auprès du fournisseur. Une commande correspondante est envoyée au fournisseur sur la base de la commande passée.
- Un service de comptabilité fournisseurs (AP) crée une facture sur la base de la commande.
- L’acheteur reçoit une facture du fournisseur sur la base de la commande.
- Les détails de la facture seront vérifiés si le contenu correspond à la commande. La vérification se fera par le biais d’un processus d’approbation de la facture.
- L’acheteur accuse réception d’un rapport de réception émis par le fournisseur comme preuve de paiement et d’achèvement de la commande.
- Si tous les détails des trois documents correspondent, la facture est approuvée et le paiement est libéré.
Comment fonctionne une correspondance à trois voies
Pour avoir une explication plus détaillée du fonctionnement du processus, voici un exemple :
Une agence de publicité a besoin de 20 nouveaux ordinateurs portables pour ses employés. Après avoir passé les commandes, la commande est envoyée au fournisseur.
Après avoir commandé les articles au fournisseur, le service des achats de l’agence reçoit une facture de 10 000 $ ou des informations de facturation. La facture est basée sur la commande envoyée par l’acheteur au fournisseur.
Le service comptable de l’agence mène ensuite un processus d’approbation de la facture. Au cours de ce processus, les services d’achat et de comptabilité doivent vérifier les éléments énumérés dans la facture s’ils correspondent au BC, y compris chaque poste et numéro de BC.
Lors de la livraison des ordinateurs portables à l’agence, le service de réception vérifie le BC et la facture avec le rapport de réception ou la réception des marchandises. Ce reçu sert de preuve de paiement et de livraison des articles.
Un autre document qui peut être inclus dans le colis de livraison est le bordereau d’expédition. Ce document indique les détails du colis – contenu, date de la commande et de la livraison, et adresse de livraison. Lorsqu’un ordinateur portable manque ou est endommagé pendant la livraison, le service de réception peut se référer au bordereau d’expédition pour d’éventuelles modifications.
En définitive, tous les documents doivent comporter les mêmes informations. Si les trois documents essentiels – le bon de commande, la facture et le rapport de réception – coïncident avec la livraison réelle, alors il s’agit d’une correspondance à trois.
Pour améliorer le traitement de la correspondance à trois voies, un service de paiement, comme Tipalti, avec une optimisation de bout en bout, du placement de la commande à la libération du paiement, est indispensable pour une procédure standardisée.
La différence entre la correspondance à 2 voies, à 3 voies et à 4 voies
Par défaut, une correspondance à 2 voies est ce que les entreprises ont généralement. Le processus ne nécessite que deux documents, la facture et la commande. Pendant ce temps, la correspondance à 4 voies ajoute une autre couche dans le processus à des fins d’inspection et de vérification.
Le processus d’inspection se fait après la livraison. Tous les documents sont recoupés et inspectés avant d’accepter définitivement les biens ou les services.
La correspondance à 4 est le processus le plus long mais le plus méticuleux parmi tous les processus. Il ne doit être effectué que lorsqu’une conformité ou une vérification stricte est nécessaire.
Par rapport à la correspondance à 2 et 4 voies, le processus de correspondance à 3 voies est le choix idéal pour le contrôle interne.
Le but premier de la concordance à 3 voies est d’empêcher toute facture ou tout paiement incorrect et frauduleux de se produire dans une entreprise. Le rapprochement à 3 voies aide les entreprises à éviter les problèmes liés à la comptabilité fournisseurs en résolvant les éventuelles discordances sur les factures et les commandes avant que les paiements ne soient traités.
Les inconvénients du processus de rapprochement manuel
La plupart des entreprises utilisent des processus de rapprochement manuel pour enregistrer les transactions financières. Le traitement manuel comprend l’obtention de documents physiques sous forme de journaux ou de grands livres.
Bien que les documents physiques puissent être traditionnels et toujours accessibles, ils présentent beaucoup plus d’inconvénients que les solutions automatisées.
Coût plus élevé
Le traitement manuel moyen coûte environ 12 à 30 dollars par pièce, ce qui peut faire exploser environ cinq à six chiffres par mois. Chaque papier utilisé coûte également une fortune si elle est calculée séparément du service. Envisager des méthodes alternatives, comme le traitement automatisé, peut prendre une part massive du budget alloué au traitement manuel.
Consommation de temps
Le traitement de rapprochement manuel prend du temps, même si deux ou trois employés y travaillent ensemble. Réunir des personnes, comme des fournisseurs et des superviseurs, pour signer des documents peut prendre du temps. Comparer et saisir physiquement les données peut également entraîner des retards.
Paiements tardifs
Tout autant que les entreprises souhaitent payer leurs fournisseurs à temps, le traitement manuel peut entraîner des retards en raison des arriérés ou des documents égarés. Les retards de paiement ternissent la réputation d’une entreprise et peuvent affecter les transactions futures.
Erreur humaine
Le traitement et la vérification manuels des données sont laborieux et peuvent être sujets à des erreurs et à des mauvaises interprétations puisque tout est fait à la main. Les copies physiques peuvent également être égarées, perdues ou endommagées en raison d’une mauvaise manipulation ou de problèmes de stockage.
Le passage à une solution logicielle de paiement électronique, comme Tipalti, peut éradiquer les inconvénients des processus de rapprochement manuels.
Pourquoi vous devriez automatiser votre processus de rapprochement
L’automatisation du processus de rapprochement peut aider à économiser du temps, de l’argent, des ressources et de l’énergie. Le passage à un processus numérisé garantit la rapidité des paiements, la précision de l’encodage des données et l’accessibilité sur diverses plateformes.
L’automatisation des PA, comme ce que propose Tipalti, peut réduire de 80 % la charge de travail du service comptable sans employer de personnel supplémentaire.
L’automatisation des processus de rapprochement permet également de réduire le temps consacré à une tâche. Il génère et envoie les factures automatiquement sans erreur – plus de retard et de retard de paiement.
La solution d’automatisation du processus de rapprochement
Une automatisation intégrée des comptes fournisseurs est une solution innovante et efficace pour les entreprises qui souhaitent minimiser la charge de travail et maximiser la productivité des employés.
Tipalti est la solution d’automatisation pour tous les maux de la comptabilité fournisseurs que connaissent les entreprises ayant des processus d’appariement manuels. Les factures sont envoyées et reçues par e-mail ou par portail web, ce qui rend le traitement du paiement presque sans effort. Les factures peuvent être envoyées par lots pour un traitement plus organisé des affaires.
Le traitement de Tipalti ne s’arrête pas là. Il fait également le tour de la procédure de paiement complète et rassemble les documents correspondants pour un processus plus rationalisé.
Savoir ce dont l’entreprise a besoin et comment elle peut s’améliorer, notamment sur le plan financier, peut être un point de départ pour qu’une organisation se développe et gagne en traction sur le long terme. Les innovations en matière de PA sont des éléments vitaux pour une solution commerciale globale durable et centralisée, un paiement à la fois.