ビジネスオーナーがベンチャーや投資を拡大すると、会社の状況の変化が目に見えるようになってきます。 新しいスタッフを雇ったり、新しいサプライヤーを獲得したりといった変化は、金銭的な利益や損失の面でビジネスの全体的なプロセスに影響を与えます。
会社がいまだに伝統的な支払いプロセスから抜け出せないでいると、クライアントやサプライヤーが関わる大量の取引を処理することが困難になります。
3者間照合とは
3者間照合とは、請求書、注文書、受領報告書を照合し、支払いを行う前に購入内容を確認するプロセスです。 このプロセスの目的は、不正な購入品の払い戻しを防ぐことで、不正行為や金銭的損失のリスクを軽減することです。
ベンダーインボイスとは、買い手がサプライヤーに支払うべきサービスや商品の金額を記載した文書です。
発注書（PO）とは、サプライヤーとバイヤーが合意した製品やサービスの種類、数量、価格を記載した文書です。
注文された各アイテムの具体的な製品、数量、価格をラインアイテムと呼びます。
注文された各品目の具体的な製品、数量、価格を「ラインアイテム」と呼び、ラインアイテムにはコメントや料金などの追加情報が含まれることもあります。
一方、受領報告書とは、買い手がサプライヤーから商品やサービスを受け取ったことを示す文書です。
Why Should You Use a Three-Way Match
三者間照合は、サプライヤーとバイヤーの双方が必要な事務処理を行うために時間とリソースを配分するため、手間と時間がかかる場合があります。
とはいえ、3者間マッチングはサプライヤーとバイヤーの双方にとって有効なビジネス手法です。
しかしながら、三者間照合プロセスは、サプライヤーとバイヤーの双方にとって有効なビジネス手法です。3つの文書を取得し、要求し、照合することで、企業は確実で安全な支払いプロセスを確保することができます。 注文請書とベンダーインボイスは、監査に必要な2つの標準的な文書です。
三者面談のメリット
三者面談の主なメリットは、購買プロセスの不一致をなくすことです。
Time and Money Saver
三者間照合のメリットの一つは、企業の時間とコストの節約につながることです。 あらゆる支払いプロセスにおいて、データの一貫性と正確性は不可欠です。 間違った情報や重複があると、ベンダーの請求書が不正になり、過払い金が発生する可能性があります。
Good Supplier-Buyer Relationship
3者間のマッチングは、サプライヤーとの関係も強化します。 必要な書類が揃い、期限内に提出されれば、サプライヤーは重要な存在であると感じます。
Auditing Makes Easy
3者間のマッチングは、監査や簿記を容易にすることもできます。 文書が完全で間違いがなければ、まとめるのに手間がかかりません。
三者面談の仕組み
三者面談は次のようにシステム化されています：
- バイヤーがサプライヤーに発注。
- バイヤーがサプライヤーに注文を出し、注文に応じたPOがサプライヤーに送られます。
- 買掛金部門がPOに基づいて請求書を作成します。
- 請求書の内容がPOと一致しているかどうかをチェックする。
- 買い手は、支払いと注文完了の証拠としてサプライヤーが発行した受領報告書を承認する。
- 3つの文書の詳細がすべて一致した場合、請求書は承認され、支払いが行われる。
How a Three-Way Match Works
このプロセスがどのように機能するかをより詳しく説明するために、以下の例を挙げてみましょう。
サプライヤーに商品を発注した後、広告代理店の購買部門は、10,000ドルの請求書または請求情報を受け取ります。 この請求書は、購入者がサプライヤーに送ったPOに基づいています。
その後、代理店の会計部門が請求書の承認プロセスを行います。
ノートパソコンが機関に納品されると、受領部門はPOと請求書を受領報告書または商品受領書と照合します。
ノートパソコンが機関に納品されると、受領部門はPOと請求書を受領報告書または商品受領書と照合します。
配送パッケージに含まれるもう一つの書類は、パッキングスリップです。
もうひとつ、荷物の中には、内容物、注文・配送日、配送先などの詳細が記載された「荷札」があります。
最終的には、すべての書類に同じ情報が記載されていなければなりません。 PO、請求書、受領報告書の3つの必須書類が、実際の納品物と一致すれば、それは三方一両損ということになります。
三方一両建ての処理を強化するためには、Tipaltiのような、発注から支払いの完了までをエンドツーエンドで最適化する決済サービスが、標準化された手順として必要です。 このプロセスに必要なのは、請求書とPOの2つの文書だけです。 一方、4者間照合では、検査や確認のために、プロセスにもう1つのレイヤーを追加します。
検査プロセスは、納品後に行われます。 最終的に商品やサービスを受け入れる前に、すべての文書がクロスチェックされ、検査されます。
4者間マッチは、すべてのプロセスの中で最も時間がかかりますが、最も綿密な作業です。
2元照合、4元照合に比べて、3元照合は内部統制の理想的な選択です。
3ウェイ・マッチングの主な目的は、企業内で不正な請求書や支払いが発生するのを防ぐことです。
手作業による照合プロセスの欠点
多くの企業では、金融取引の記録に手作業による照合プロセスを使用しています。 手作業とは、仕訳帳や元帳などの物理的な書類を入手することです。
物理的な記録は伝統的で常にアクセス可能であるかもしれませんが、自動化されたソリューションに比べてはるかに多くのデメリットがあります。
コストがかかる
平均的な手作業のコストは、1枚あたり約12～30ドルで、月に5～6桁ほど膨らみます。 また、サービスとは別に計算すると、使用する紙の1枚1枚に莫大な費用がかかります。
時間がかかる
手作業での照合作業は、2〜3人で作業しても時間がかかります。 取引先や上司など、人を集めて書類にサインするのにも時間がかかります。
支払いの遅れ
企業がサプライヤーへの支払いを期日通りに行いたいと思っていても、手作業では書類の滞留や置き忘れによる遅れが生じることがあります。
ヒューマン エラー
手作業でのデータ処理やチェックは手間がかかり、すべてが手作業で行われるため、エラーや誤認が発生しやすくなります。 また、物理的なコピーは、誤った取り扱いや保管上の問題により、置き忘れ、紛失、破損する可能性があります。
Tipaltiのような電子支払ソフトに切り替えることで、手作業による照合プロセスのデメリットを解消することができます。
なぜ照合プロセスを自動化すべきなのか
照合プロセスを自動化することで、時間、お金、資源、エネルギーを節約することができます。 デジタル化されたプロセスに移行することで、支払いの迅速性、データのエンコードの正確性、さまざまなプラットフォームでのアクセス性が保証されます。
Tipaltiが提供するようなAPオートメーションは、追加のスタッフを雇用することなく、経理部門の作業量を80%削減することができます。
自動化されたマッチングプロセスは、タスクに費やす時間も短縮します。
マッチングプロセスの自動化ソリューション
統合されたAPオートメーションは、ワークロードを最小化し、従業員の生産性を最大化したいと考えている企業にとって、革新的で効率的なソリューションです。
Tipaltiは、手動でマッチングプロセスを行っている企業が経験しているAPの悩みをすべて解決する自動化ソリューションです。 請求書は電子メールやウェブポータルを介して送受信されるため、支払い処理はほとんど手間がかかりません。 また、請求書を一括して送信することで、より組織的な業務処理が可能になります。
Tipaltiの処理はそれだけではありません。
Tipaltiの処理はそれだけではありません。支払い手続きをすべて循環させ、より合理的なプロセスのために、一致する文書を照合します。
会社が何を必要としているのか、また会社がどのように改善できるのかを、特に財務面で知ることは、組織が長期的に成長し、牽引力を得るための出発点となります。 APイノベーションは、持続可能で一元化されたグローバルなビジネスソリューションに不可欠な要素であり、一度に1つの支払いを行うことができます。