Kiedy właściciele firm rozszerzają swoje przedsięwzięcia i inwestycje, zmiany w krajobrazie firmy zaczynają być widoczne. Zmiany, takie jak zatrudnianie nowych pracowników lub pozyskiwanie nowych dostawców, mogą wpłynąć na ogólny proces biznesowy pod względem zysków i strat finansowych.
Jeśli firma nadal tkwi w tradycyjnych procesach płatniczych, duża liczba transakcji z udziałem klientów i dostawców może stanowić wyzwanie do obsługi. Jednym ze skutecznych sposobów na usprawnienie procesów płatności jest zaadaptowanie procesu trójstronnego dopasowania.
Co to jest trójstronne dopasowanie?
Trójstronne dopasowanie to proces dopasowania faktury, zamówienia zakupu i raportu odbioru w celu zatwierdzenia szczegółów zakupu przed dokonaniem płatności. Celem tego procesu jest zmniejszenie ryzyka oszustwa i strat finansowych poprzez zapobieganie zwrotowi nieautoryzowanych zakupów.
Faktura sprzedawcy to dokument określający kwotę usług lub towarów, którą nabywca jest winien dostawcy. Jest to dokument zawierający numer faktury, nazwę i informacje o dostawcy, rabaty i harmonogram płatności.
Zamówienie zakupu (PO) jest dokumentem zawierającym listę typów, ilości i cen produktów i usług uzgodnionych przez dostawcę i nabywcę. Nazywane jest również potwierdzeniem zamówienia.
Poszczególne produkty, ilości i ceny każdej zamówionej pozycji nazywane są pozycjami. Pozycje liniowe mogą również zawierać dodatkowe informacje, takie jak komentarze lub opłaty.
Unikalny kod wygenerowany w PO nazywany jest numerem PO. Jest on wykorzystywany jako numer śledzenia lub numer referencyjny, który jest jednolity z fakturą.
W międzyczasie raport odbioru jest dokumentem stwierdzającym, że nabywca otrzymał towary lub usługi od dostawcy. Po potwierdzeniu, dokument ten jest również uważany za potwierdzenie płatności.
Dlaczego warto korzystać z trójstronnego dopasowania
Trójstronne dopasowanie może być pracochłonne i czasochłonne, ponieważ zarówno dostawca, jak i nabywca przeznaczają czas i zasoby na wykonanie niezbędnych formalności. Proces wymaga również, aby obie strony sprawdzały i wysyłały dokumenty tam i z powrotem do siebie.
Jednakże proces trójstronnego dopasowania jest skuteczną praktyką biznesową zarówno dla dostawców, jak i nabywców. Pozyskując, wymagając i dopasowując te trzy dokumenty, firmy mogą zapewnić niezawodny i bezpieczny proces płatności.
Proces dopasowywania sprawia, że audyt jest prosty. Potwierdzenia zamówienia i faktury dostawcy to dwa standardowe dokumenty potrzebne do audytów. Wymaganie tych dwóch dokumentów przed zakończeniem transakcji przyczynia się do uproszczenia procesu.
Korzyści z trójstronnego dopasowania
Trzy główne korzyści z procesu trójstronnego dopasowania koncentrują się na wyeliminowaniu wszelkich rozbieżności w procesie zakupu.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Jedną z korzyści płynących z trójstronnego dopasowania jest pomoc firmie w zaoszczędzeniu czasu i pieniędzy. Spójność i dokładność danych są niezbędne w każdym procesie płatności. Wszelkie błędne informacje i duplikaty mogą prowadzić do fałszywych faktur i przepłaconych transakcji. Dzięki trójstronnemu dopasowaniu, przepłacanie i inne potencjalne problemy z płatnościami są natychmiast sygnalizowane nawet przed dostawą.
Dobre relacje dostawca-kupujący
Trójstronne dopasowanie wzmacnia również relacje z dostawcami. Gdy niezbędne dokumenty są wypełniane i składane na czas, dostawcy czują się ważni i doceniani. W rezultacie postrzegają firmę jako renomowanego i godnego zaufania partnera biznesowego.
Audyt ułatwiony
Trójstronne dopasowanie może również ułatwić audyt i księgowość. Jeśli dokumenty są kompletne i pozbawione błędów, ich kompilacja staje się bezproblemowa. Również audytorzy nie będą mieli trudności z weryfikacją przedstawionych danych.
Jak działa proces trójstronnego dopasowania
Proces trójstronnego dopasowania działa systematycznie i w następujący sposób:
- Kupujący składa zamówienie u dostawcy. Na podstawie złożonego zamówienia do dostawcy wysyłane jest odpowiednie PO.
- Dział zobowiązań (AP) tworzy fakturę na podstawie PO.
- Kupujący otrzymuje od dostawcy fakturę na podstawie PO.
- Dane na fakturze zostaną sprawdzone, czy jej treść jest zgodna z PO. Sprawdzenie odbędzie się w ramach procesu zatwierdzania faktury.
- Kupujący potwierdza raport odbioru wystawiony przez dostawcę jako dowód płatności i realizacji zamówienia.
- Jeśli wszystkie szczegóły w trzech dokumentach zgadzają się, faktura zostaje zatwierdzona, a płatność zostaje zwolniona.
Jak działa Three-Way Match
Aby uzyskać bardziej szczegółowe wyjaśnienie, jak działa ten proces, oto przykład:
Agencja reklamowa potrzebuje 20 nowych laptopów dla swoich pracowników. Po złożeniu zamówienia, PO zostaje wysłane do dostawcy.
Po zamówieniu elementów od dostawcy, dział zakupów agencji otrzymuje fakturę na kwotę 10 000 USD lub informacje rozliczeniowe. Faktura jest oparta na PO wysłanym przez nabywcę do dostawcy.
Dział księgowości agencji przeprowadza następnie proces zatwierdzania faktury. Podczas tego procesu działy zakupów i księgowości muszą sprawdzić, czy pozycje wymienione na fakturze zgadzają się z PO, w tym z każdą pozycją i numerem PO.
Po dostarczeniu laptopów do agencji dział odbioru sprawdza PO i fakturę z raportem odbioru lub pokwitowaniem odbioru towarów. Pokwitowanie to służy jako dowód płatności i dostawy przedmiotów.
Kolejnym dokumentem, który może być zawarty w pakiecie dostawy, jest karta pakowania. Dokument ten wskazuje szczegóły paczki – zawartość, datę zamówienia i dostawy oraz adres dostawy. Jeśli brakuje laptopa lub jest on uszkodzony podczas dostawy, dział odbioru może odwołać się do dowodu pakowania w celu dokonania ewentualnych zmian.
W ostatecznym rozrachunku wszystkie dokumenty muszą zawierać te same informacje. Jeśli trzy podstawowe dokumenty – PO, faktura i raport odbioru – pokrywają się z rzeczywistą dostawą, mamy do czynienia z potrójnym dopasowaniem.
Aby usprawnić przetwarzanie trójstronnego dopasowania, konieczna jest usługa płatnicza, taka jak Tipalti, z optymalizacją end-to-end, od złożenia zamówienia do zwolnienia płatności, w celu uzyskania standardowej procedury.
Różnica między dopasowaniem dwukierunkowym, trójkierunkowym i czterokierunkowym
Domyślnie firmy zazwyczaj stosują dopasowanie dwukierunkowe. Proces ten wymaga tylko dwóch dokumentów, faktury i PO. Tymczasem, 4-drogowe dopasowanie dodaje kolejną warstwę w procesie dla celów kontroli i weryfikacji.
Proces kontroli odbywa się po dostawie. Wszystkie dokumenty są sprawdzane krzyżowo i kontrolowane przed ostatecznym przyjęciem towarów lub usług.
Pasowanie 4-stronne jest najbardziej czasochłonne, ale najbardziej drobiazgowe spośród wszystkich procesów. Powinien być przeprowadzany tylko wtedy, gdy wymagana jest ścisła zgodność lub weryfikacja.
W porównaniu z procesem 2- i 4-kierunkowym, proces 3-kierunkowy jest idealnym wyborem kontroli wewnętrznej.
Głównym celem trójstronnego dopasowania jest zapobieganie wszelkim nieprawidłowym i oszukańczym fakturom lub płatnościom w firmie. Trójstronne dopasowanie pomaga firmom uniknąć problemów związanych z AP poprzez rozwiązywanie wszelkich możliwych niezgodności na rachunkach i zamówieniach przed przetworzeniem płatności.
Wady ręcznego procesu dopasowywania
Większość firm używa ręcznych procesów dopasowywania do rejestrowania transakcji finansowych. Ręczne przetwarzanie obejmuje uzyskanie fizycznych dokumentów w formie dzienników lub ksiąg.
Mimo, że fizyczne zapisy mogą być tradycyjne i zawsze dostępne, jest znacznie więcej wad w porównaniu do zautomatyzowanych rozwiązań.
Kosztuje więcej
Przeciętne ręczne przetwarzanie kosztuje około $12-$30 za sztukę, co może wysadzić około pięciu do sześciu cyfr miesięcznie. Każdy papier używany również kosztować fortunę, jeśli obliczane oddzielnie od usługi. Rozważenie alternatywnych metod, takich jak zautomatyzowane przetwarzanie, może pochłonąć ogromną część budżetu przeznaczonego na ręczną obsługę.
Czasochłonne
Ręczne przetwarzanie dopasowań wymaga czasu, nawet jeśli pracuje nad nim dwóch lub trzech pracowników. Zebranie osób, takich jak dostawcy i przełożeni, w celu podpisania dokumentów może zająć trochę czasu. Fizyczne porównywanie i wprowadzanie danych może również powodować opóźnienia.
Późne płatności
Tak bardzo jak firmy chcą płacić swoim dostawcom na czas, ręczne przetwarzanie może powodować opóźnienia z powodu zaległości lub źle umieszczonych dokumentów. Opóźnione płatności psują reputację firmy i mogą mieć wpływ na przyszłe transakcje.
Błąd ludzki
Ręczne przetwarzanie danych i sprawdzanie jest pracochłonne i może być podatne na błędy i błędną interpretację, ponieważ wszystko jest robione ręcznie. Fizyczne kopie mogą również zostać źle umieszczone, utracone lub uszkodzone z powodu niewłaściwego obchodzenia się z nimi lub problemów z przechowywaniem.
Przejście na elektroniczne oprogramowanie do obsługi płatności, takie jak Tipalti, może wyeliminować wady ręcznych procesów dopasowywania.
Dlaczego powinieneś zautomatyzować proces dopasowywania
Automatyzacja procesu dopasowywania może pomóc zaoszczędzić czas, pieniądze, zasoby i energię. Przejście na proces cyfrowy zapewnia terminowość płatności, dokładność w kodowaniu danych oraz dostępność na różnych platformach.
AutomatyzacjaAP, taka jak ta oferowana przez Tipalti, może zmniejszyć o 80% obciążenie działu księgowości bez zatrudniania dodatkowych pracowników.
Automatyczne procesy dopasowywania zmniejszają również czas poświęcony na zadanie. Generuje i wysyła faktury automatycznie bez błędów – koniec z zaległościami i opóźnieniami w płatnościach.
Rozwiązanie automatyzujące proces dopasowania
Zintegrowana automatyzacja AP jest innowacyjnym i skutecznym rozwiązaniem dla firm, które chcą zminimalizować obciążenie pracą i zmaksymalizować wydajność pracowników.
Tipalti jest rozwiązaniem automatyzacji dla wszystkich nieszczęść AP, których doświadczają firmy z ręcznymi procesami dopasowywania. Faktury są wysyłane i otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu internetowego, co sprawia, że przetwarzanie płatności jest niemal bezproblemowe. Faktury mogą być wysyłane w partiach dla bardziej zorganizowanego przetwarzania biznesowego.
Tipalti nie kończy się na tym. Obraca się również wokół pełnej procedury płatności i zestawia odpowiednie dokumenty w celu usprawnienia procesu.
Wiedza o tym, czego potrzebuje firma i jak może się poprawić, zwłaszcza w aspekcie finansowym, może być dla organizacji punktem wyjścia do rozwoju i zdobycia przewagi w dłuższej perspektywie. Innowacje AP są niezbędnymi elementami dla zrównoważonego i scentralizowanego globalnego rozwiązania biznesowego, jedna płatność na raz.