Jeśli pracujesz jako freelancer lub niezależny wykonawca, większość twoich klientów powinna poprosić cię o wypełnienie Formularza W-9, Wniosek o nadanie Numeru Identyfikacyjnego Podatnika (TIN) i Certyfikacja. Ten formularz pomaga firmom otrzymać kluczowe informacje od swoich sprzedawców w celu przygotowania deklaracji informacyjnych dla IRS. Firmy muszą złożyć deklaracje informacyjne za pomocą formularza 1099-MISC za każdym razem, gdy płacą freelancerowi lub niezależnemu wykonawcy w sumie 600 dolarów lub więcej w ciągu roku.
Twoi klienci użyją informacji na formularzu W-9, aby umieścić twoje imię i nazwisko, nazwę firmy, adres i numer identyfikacji podatnika (TIN) na formularzu 1099-MISC, który składają na twój temat. Jeden egzemplarz 1099-MISC zostanie wysłany do IRS, a drugi do Ciebie pod koniec stycznia, po zakończeniu roku podatkowego.
Inne okoliczności, w których możesz zostać poproszony o wypełnienie W-9 obejmują:
- Pewne transakcje na rynku nieruchomości
- Odsetki hipoteczne zapłacone
- Nabycie lub porzucenie zabezpieczonej własności
- Unieważnienie długu
- Wkłady do indywidualnego systemu emerytalnego (IRA)
Jak wypełnić formularz W-9: Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certification
Formularz W-9 jest jednym z najłatwiejszych do wypełnienia formularzy IRS, ale jeśli formularze podatkowe Cię denerwują, nie martw się. Krok 1: Wpisz swoje imię i nazwisko widniejące na zeznaniu podatkowym.
Krok 2: Wpisz nazwę swojej firmy lub nazwę „podmiotu nieuprawnionego”, jeśli jest inna niż ta, którą podałeś w kroku 1. Na przykład, możesz prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, ale dla celów marketingowych nie używasz swojego imienia i nazwiska jako nazwy firmy; zamiast tego „prowadzisz działalność pod” inną nazwą. W tym miejscu należy wpisać tę nazwę. Jeśli chodzi o pomijaną część podmiotu, jeśli nie wiesz, co to jest, prawdopodobnie nie jesteś jednym z nich. Najczęstszym pomijanym typem podmiotu jest jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Krok 3: Jakim typem podmiotu gospodarczego jesteś dla federalnej klasyfikacji podatkowej: jednoosobową działalnością gospodarczą, spółką, korporacją, korporacją typu C, korporacją typu S, trustem/osiedlem, spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, czy „innym”? Zaznacz odpowiednie pole. Jeśli nie jesteś pewien, prawdopodobnie jesteś jednoosobową działalnością gospodarczą, ponieważ musiałbyś złożyć dużo papierkowej roboty, aby stać się jednym z innych podmiotów.
Krok 4: Zwolnienia. Szanse są takie, że zostawisz te pola puste. Oto kilka wyjątków:
1. Odbiorcy zwolnieni z obowiązku potrącania podatku u źródła, tacy jak korporacje (w większości przypadków), mogą potrzebować wpisać kod w polu „Kod zwolnionego odbiorcy”. Instrukcje Formularza W-9 zawierają listę zwolnionych płatników i ich kodów oraz rodzaje płatności, dla których te kody powinny być użyte. Na przykład korporacje wypełniające formularz W-9 w celu otrzymania odsetek lub dywidend wpisałyby kod „5”.
2. Odbiorcy płatności zwolnieni z obowiązku raportowania na mocy ustawy FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) mogą potrzebować wpisać kod w polu „Kod zwolnienia z obowiązku raportowania FATCA”. Żadne z tych pól nie będzie miało zastosowania do typowego niezależnego wykonawcy lub freelancera.
Krok 5: Podaj swój adres, miasto, stan i kod pocztowy. Co jeśli Twój adres domowy jest inny niż adres prowadzenia działalności? Który adres należy podać na formularzu W-9? Użyj adresu, którego będziesz używał na swoim zeznaniu podatkowym. Na przykład, jeśli jesteś jednoosobową firmą, która wynajmuje powierzchnię biurową, ale składasz zeznanie podatkowe używając adresu domowego, wpisz swój adres domowy na formularzu W-9, aby IRS nie miał problemów z dopasowaniem Twoich 1099 do formularza 1040.
Krok 6: W tym opcjonalnym kroku możesz podać imię i nazwisko oraz adres wnioskodawcy. Możesz chcieć wypełnić to pole, aby zachować zapis tego, komu przekazałeś swój numer identyfikacji podatkowej.
Krok 7: IRS nazywa tę sekcję Częścią I, co musi sprawić, że będziesz się zastanawiać, czym były te wszystkie kroki, które właśnie wykonałeś. Tutaj musisz podać numer identyfikacji podatkowej swojej firmy, którym będzie albo twój indywidualny numer Social Security Number(SSN), jeśli jesteś jednoosobową działalnością gospodarczą, albo twój numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), jeśli jesteś innym rodzajem działalności gospodarczej. Niektóre firmy jednoosobowe mają również numery EIN, ale IRS woli, aby firmy jednoosobowe używały swoich numerów SSN na formularzu W-9. Ponownie, w ten sposób łatwiej będzie dopasować wszelkie 1099, które otrzymasz do Twojego zeznania podatkowego, które złożysz pod swoim SSN.
Co jeśli Twoja firma jest nowa i nie posiada numeru EIN? Nadal możesz wypełnić formularz W-9. IRS mówi, że powinieneś ubiegać się o swój numer i wpisać „applied for” w miejscu na numer TIN. Chcesz uzyskać ten numer tak szybko, jak to możliwe, ponieważ do tego czasu będziesz podlegać opodatkowaniu u źródła. Wniosek o nadanie numeru EIN można złożyć na stronie internetowej IRS. Zobacz poniższe instrukcje do Kroku 8, Część II, aby dowiedzieć się więcej na temat rezerwowego potrącania u źródła.
Krok 8: W Części II, musisz poświadczyć prawdziwość wszystkich swoich informacji zanim podpiszesz formularz W-9. Umyślne kłamstwo na formularzu podatkowym może oznaczać, że będziesz musiał zapłacić karę lub pójść do więzienia; IRS nie zadzieraj z nami. Przed podpisaniem formularza W-9, oto oświadczenia, które musisz poświadczyć za zgodność z prawdą, pod groźbą kary krzywoprzysięstwa:
1. Numer podany na tym formularzu jest moim prawidłowym numerem identyfikacji podatkowej (lub czekam na numer, który zostanie mi nadany).
Jeśli myślałeś o użyciu „pożyczonego”, skradzionego lub zmyślonego numeru identyfikacji podatkowej, zastanów się dwa razy zanim skłamiesz pod przysięgą.
2: (a) jestem zwolniony z backup withholding, lub (b) nie zostałem powiadomiony przez Internal Revenue Service (IRS), że podlegam backup withholding w wyniku niezgłoszenia wszystkich odsetek lub dywidend, lub (c) IRS powiadomił mnie, że nie podlegam już backup withholding.
Większość podatników jest zwolniona z backup withholding. Jeśli nie masz pojęcia, o czym mówi IRS, prawdopodobnie jesteś zwolniony. Jeśli nie jesteś zwolniony z tego obowiązku, IRS powiadomił cię o tym, a firma, która ci płaci, musi o tym wiedzieć, ponieważ jest zobowiązana do potrącania podatku dochodowego z twojej pensji według stałej stawki 24% i wysyłania go do IRS. Nawiasem mówiąc, teraz znasz kolejny dobry powód, aby nie oszukiwać na swoim zeznaniu podatkowym: Być może będziesz musiał powiedzieć o tym przyszłemu klientowi, a to może sprawić, że firma dwa razy się nad tobą zastanowi. Punkt (c) w zasadzie mówi, że jeśli kiedyś podlegałeś/aś backup withholding, ale już nie podlegasz, nikt nie musi o tym wiedzieć.
3. Jestem obywatelem USA lub inną osobą pochodzącą ze Stanów Zjednoczonych.
Jeśli jesteś rezydentem-cudzoziemcem, nic ci nie grozi. IRS uważa również za „osobę amerykańską” następujące osoby: partnerstwo, korporację, firmę lub stowarzyszenie utworzone lub zorganizowane w Stanach Zjednoczonych lub na mocy prawa Stanów Zjednoczonych; majątek krajowy; oraz krajowy trust. Jeśli Twoja firma jest spółką, która ma zagranicznego partnera, obowiązują specjalne zasady; przeczytaj o nich w instrukcji do formularza W-9. Jeśli nie jesteś obywatelem Stanów Zjednoczonych, być może będziesz musiał wypełnić formularz W-8 lub formularz 8233.
4. Kod(y) FATCA wpisany(e) w tym formularzu (jeśli istnieje(ą)) wskazujący(e), że jestem zwolniony(a) z obowiązku raportowania FATCA jest poprawny.
Prawdopodobnie nie będziesz musiał(a) się martwić o to, co ma związek z Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).
Specjalne uwagi przy wypełnianiu Formularza W-9
Formularz W-9 mówi, aby wykreślić pozycję 2 powyżej, jeśli zostałeś powiadomiony przez IRS, że podlegasz obecnie zapasowemu potrąceniu u źródła, ponieważ nie zgłosiłeś wszystkich odsetek i dywidend na swoim zeznaniu podatkowym.
Możesz wykreślić pozycję 2, jeśli wypełniasz Formularz W-9 w związku z transakcją na rynku nieruchomości. Pozycja 2 nie ma zastosowania w tym przypadku, więc nie ma znaczenia, czy podlegasz zapasowemu potrąceniu u źródła.
Jeśli uważnie przeczytasz drobny druk w instrukcji W-9, wydaje się, że większość ludzi nie jest zobowiązana do podpisania tego formularza w ogóle. Ogólnie rzecz biorąc, jesteś zobowiązany do podpisania go tylko wtedy, gdy IRS powiadomił cię, że wcześniej podałeś nieprawidłowy numer TIN. Pomijając jednak kwestie techniczne, osoba, która poprosiła cię o wypełnienie formularza W-9 prawdopodobnie uzna go za niekompletny lub nieważny, jeśli go nie podpiszesz, i powodzenia w przekonywaniu jej, że jest inaczej.
Zwrot formularza W-9
Zwróć wypełniony formularz W-9 do firmy, która poprosiła cię o jego wypełnienie. Idealnie byłoby dostarczyć go osobiście, aby ograniczyć narażenie na kradzież tożsamości, ale ta metoda często nie jest praktyczna. Poczta jest uważana za stosunkowo bezpieczną. Jeśli musisz wysłać formularz pocztą elektroniczną, powinieneś zaszyfrować zarówno dokument, jak i wiadomość e-mail, a przed wysłaniem wiadomości potrójnie sprawdzić, czy masz prawidłowy adres e-mail odbiorcy. Bezpłatne usługi dostępne online pomogą Ci to zrobić, ale sprawdź ich reputację zanim powierzysz im swoje dokumenty.
Dolna linia
Podanie dokładnych informacji na formularzu W-9 pomoże zapewnić, że otrzymane płatności lub inne transakcje wymagające tego formularza są prawidłowo zgłaszane do IRS. Jeśli nie jesteś pewien niektórych elementów, takich jak właściwa klasyfikacja Twojej firmy, skonsultuj się z księgowym lub innym doradcą finansowym.