Como gerir um 1-on-1
O que é dito no 1-on-1 deve ficar entre o gestor e o seu relatório directo. O gestor deve concentrar-se em fazer perguntas e ouvir atentamente para compreender o feedback. Pode querer preparar algumas perguntas, mas, em geral, manter-se aberto a qualquer direcção em que a conversa vá.
Também, ter em mente que se o empregado estiver a trabalhar à distância, os 1:1s tornam-se ainda mais importantes e os tópicos discutidos podem precisar de incluir o que o empregado sente sobre o trabalho à distância e se precisam de ser apoiados de alguma forma em particular. Pode pedir emprestada alguma inspiração de agenda 1:1 para trabalhadores à distância neste artigo.
Ouvir Activamente
Ouvir é uma habilidade importante para os gestores se desenvolverem, ainda mais para os 1-a-1s efectivos. Ouça atentamente o que está a ser partilhado e o feedback recebido, e lembre-se, não está apenas a ouvir para ser educado, mas sim para apoiar o seu relatório directo da melhor forma possível. Mostrando reconhecimento e respeito pelo contexto e opinião da outra pessoa, os gestores são mais propensos a construir uma relação mais forte com a sua equipa.
Encontrar pessoal
Por vezes é útil partilhar algumas anedotas ou experiências pessoais no contexto do 1-a-1. É natural que queira desbloquear um projecto para o seu relatório directo, fornecendo a solução. Mas, ao partilhar a sua experiência numa situação semelhante, dá orientação, inspiração e apoio para ajudar o indivíduo de uma forma mais sustentável. Ao tornar-se pessoal, também encoraja os relatórios directos a abrir-se e a partilhar quaisquer problemas que não tenham a certeza de como resolver.
Ser de mente aberta
É importante que os gestores dêem o exemplo em 1-a-1s mostrando que estão abertos a um feedback ascendente sobre o seu próprio desempenho e desenvolvimento. De facto, poderá considerar a realização de uma análise de liderança após alguns meses de execução 1-a-1s para recolher o feedback dos membros da equipa. As respostas de uma análise de liderança podem então ser incorporadas num processo formal de análise de desempenho. É importante para o sucesso de um gestor (e o da empresa) saber o que a sua equipa pensa deles e do seu estilo de gestão. Assim que tiver uma noção clara do que está a funcionar e do que não está a trabalhar com a equipa, pode definir os próximos passos para manter a iteração e melhorar o seu processo
Estar preparado
1-on-1s pode ser sobre quase tudo. Se não tiver a certeza do que cobrir, existem hoje ferramentas disponíveis que se podem integrar nos seus processos mais amplos de gestão de desempenho, permitindo-lhe retirar sugestões de uma biblioteca de tópicos sobre coisas como as capacidades e competências do relatório directo, objectivos actuais, e feedback recente sobre relatórios de análise de desempenho.Para garantir que nunca lhe faltam tópicos para cobrir, reunimos abaixo algumas das perguntas 1-a-1 mais comuns e inícios de conversação. As perguntas são divididas em 6 tópicos diferentes e podem ajudá-lo a compreender melhor como funcionam os membros da sua equipa, aumentar a colaboração da equipa, discutir o desenvolvimento da carreira ou mais.
Exemplo de tópicos a cobrir num 1-on-1
Hábitos de trabalho e desempenho dos funcionários
- Que hora do dia lhe parece mais produtiva?
- Que mudanças podem ser feitas para que possa optimizar o seu dia?
- Quais são as suas maiores perdas de tempo neste momento?
- Encontra-se com algum bloqueio de estrada e, em caso afirmativo, quais são?
- Quem o inspira na equipa? Porquê?
- Gostaria de receber mais feedback de outros membros da equipa?
- O que é que gosta em particular em trabalhar aqui?
- O que menos prefere fazer e porquê?
- O que o mantém empenhado e inspirado no trabalho?
- Tem alguma preocupação quando se trata do seu papel ou oportunidades de carreira?
- Como está a progredir nos seus objectivos? Precisa de alguma ajuda?
- Qual a parte do seu trabalho que considera ser a mais relevante para os seus objectivos a longo prazo?
- Como gosta de aprender?
- Que competências gostaria de desenvolver?
- Que experiências gostaria de ganhar?
- Que mais e menos gosta no seu trabalho?
- Que projectos gostou de trabalhar recentemente, e porquê?
- Como posso melhor apoiá-lo no seu trabalho?
- Percebe a minha comunicação clara e fácil de compreender, ou há algo que eu possa fazer para melhorar?
- Como terminar o 1-on-1
Colaboração da equipa
li>Sente-se à vontade para dar feedback aos outros?li>Tem alguma sugestão para melhorar a forma como trabalhamos juntos?
Níveis de envolvimento
Short & objectivos de desempenho a longo prazo
li>Está a enfrentar algum engarrafamento? O que pode ajudar a removê-los?li>Como determinou os seus objectivos a longo prazo?
Bjectivos e plano de desenvolvimento profissional
li>Iria beneficiar de mais treino?
Aprimoramento de gestores
li>Comunico-lhe claramente a visão e a missão da nossa empresa?>li>A nossa visão e objectivos da equipa são claros para si?li>Sente-se capacitado no seu papel?li>Sente-se apoiado no desenvolvimento da sua carreira?
Coloque os pontos de conversa e, se relevante, estabeleça um plano de acção a ser levado a cabo até à próxima reunião. Os gestores e os relatórios directos devem tomar notas para poderem acompanhar os tópicos e acrescentar contexto adicional sobre os tópicos discutidos, de modo a poderem revê-los rapidamente, quer antes da próxima revisão 1 em 1, quer ao prepararem-se para a próxima revisão de desempenho. Sempre que possível, tente não eliminar tópicos depois de discutidos, dessa forma, quando encontrar desafios semelhantes no futuro, pode olhar para trás em notas passadas e começar a partir daí.
Conclusão
1-on-1s são uma excelente ferramenta para permitir conversas mais contínuas entre os Gestores e as suas equipas. Estas sessões permitem aos gestores verificar a produtividade, o moral, e ter uma maior consciência contextual das suas equipas, de modo a construir equipas mais empenhadas e de elevado desempenho. Uma vez que os gestores aprendam a conduzi-las correctamente e se tornem mais confortáveis, os membros das suas equipas sentir-se-ão mais empenhados e valorizados como resultado.
1-on-1 reuniões não têm de ser apenas entre gestores e empregados. Quer se trate de um gestor, coach, mentor, ou um dos seus pares, é importante que os participantes colaborem regularmente e se preparem para 1:1s a partir de um espaço partilhado dedicado para ajudar a melhorar a comunicação e colaboração com as pessoas com quem mais trabalham.
Plataformas como a Impraise proporcionam aos gestores um espaço para ter conversas 1-a-1 mais contínuas e eficazes, ao mesmo tempo que oferecem uma gama de outras características que lhe permitem proporcionar uma experiência de gestão de desempenho consistente e sem falhas em toda a sua organização.
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