Definición: Una factura es un registro de una venta o envío realizado por un proveedor a un cliente que normalmente enumera el nombre del cliente, los artículos vendidos o enviados, el precio de venta y los términos de la venta. En otras palabras, es un estado de cuenta desglosado que informa de los detalles de una venta para los registros del comprador y del vendedor.
¿Qué significa factura?
Una factura típica se imprime en el membrete del vendedor e incluye un número de seguimiento junto con la información de la cuenta del cliente. La fecha de compra; las condiciones de envío, como el destino FOB o el punto de envío FOB; la fecha de envío; y las condiciones de descuento por pronto pago suelen estar impresas en la parte superior derecha de la nota. El cuerpo del informe incluye los detalles de la compra con las descripciones de los productos, las cantidades pedidas y los precios totales del envío. Lo último que se incluye en la mayoría de las facturas es el nombre del preparador.
Los vendedores suelen referirse a una factura como factura de venta porque registra la venta realizada al cliente. Los clientes, por su parte, se refieren a ésta como una factura de compra porque registra los bienes que fueron comprados al vendedor.
Las facturas también se utilizan como cuentas que indican que el comprador debe dinero al vendedor por una transacción de compra. Las empresas que venden bienes a cuenta a los clientes suelen darles un plazo de 30 días para pagar los bienes. Veamos un ejemplo.
Ejemplo
Cuando un minorista compra bienes a un fabricante, los bienes se envían al departamento de recepción del minorista con una factura enviada al departamento de contabilidad del minorista. Esta factura actúa como una factura que indica que el minorista todavía tiene que pagar por los bienes que recibió del fabricante.
La factura enumera la cantidad de bienes pedidos y enviados junto con el período de descuento por pronto pago y otras condiciones de venta. A continuación, el departamento de contabilidad del minorista emite un pago al fabricante e incluye una copia de la factura, para que el fabricante pueda aplicar el pago a la cuenta de compra adecuada.