Se lavori come libero professionista o appaltatore indipendente, la maggior parte dei tuoi clienti dovrebbe chiederti di compilare il modulo W-9, Richiesta del numero di identificazione del contribuente (TIN) e certificazione. Questo modulo aiuta le aziende a ricevere informazioni chiave dai loro fornitori al fine di preparare dichiarazioni informative per l’IRS. Le aziende devono presentare dichiarazioni informative utilizzando il modulo 1099-MISC ogni volta che pagano un freelance o un appaltatore indipendente per un totale di 600 dollari o più durante l’anno.
I tuoi clienti useranno le informazioni sul tuo W-9 per mettere il tuo nome, la tua ragione sociale, l’indirizzo e il numero di identificazione del contribuente (TIN) sul 1099-MISC che presentano su di te. Invieranno una copia del 1099-MISC all’IRS e un’altra copia a voi a fine gennaio, dopo la fine dell’anno fiscale.
Altre circostanze per le quali potrebbe esservi chiesto di compilare un W-9 includono:
- Alcune transazioni immobiliari
- Interessi ipotecari pagati
- Acquisizione o abbandono di proprietà garantite
- Cancellazione del debito
- Contributi ad un accordo pensionistico individuale (IRA)
Come compilare il modulo W-9: Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certification
Il modulo W-9 è uno dei moduli IRS più facili da compilare, ma se i moduli fiscali ti rendono nervoso, non preoccuparti. Ti guideremo attraverso il modo corretto di compilarlo.
Step 1: Inserisci il tuo nome come mostrato sulla tua dichiarazione dei redditi.
Step 2: Inserisci il nome della tua azienda o il nome della tua “entità non considerata”, se diverso dal nome che hai inserito nel passo 1. Per esempio, potreste essere una ditta individuale, ma per scopi di marketing, non usate il vostro nome personale come nome commerciale; invece, state “facendo affari come” qualche altro nome. Dovreste inserire quel nome qui. Per quanto riguarda la parte di entità non considerata, se non sapete cos’è, probabilmente non lo siete. Il tipo di entità non considerata più comune è una società a responsabilità limitata con un solo socio.
Passo 3: Che tipo di entità commerciale sei per la classificazione fiscale federale: ditta individuale, partnership, società C, società S, trust/stato, società a responsabilità limitata, o “altro”? Spuntare la casella appropriata. Se non sei sicuro, probabilmente sei una ditta individuale, perché avresti dovuto presentare un sacco di documenti per diventare una delle altre entità.
Step 4: Esenzioni. È probabile che lascerete queste caselle in bianco. Ecco un paio di eccezioni:
1. I beneficiari che sono esenti dalla ritenuta d’acconto, come le società (nella maggior parte dei casi), potrebbero aver bisogno di inserire un codice nella casella “Exempt payee code”. Le istruzioni del modulo W-9 elencano i beneficiari esenti e i loro codici e i tipi di pagamento per i quali questi codici dovrebbero essere usati. Le società che compilano un W-9 per ricevere pagamenti di interessi o dividendi, per esempio, dovrebbero inserire il codice “5.”
2. I beneficiari che sono esenti dalla segnalazione secondo il Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) potrebbero aver bisogno di inserire un codice nella casella “Exemption from FATCA reporting code”. Nessuna di queste caselle si applica al tipico appaltatore indipendente o libero professionista.
Passo 5: Fornisci il tuo indirizzo, città, stato e codice postale. Cosa succede se il tuo indirizzo di casa è diverso da quello della tua azienda? Quale indirizzo devi fornire sul modulo W-9? Usa l’indirizzo che userai nella tua dichiarazione dei redditi. Per esempio, se sei una ditta individuale che affitta un ufficio, ma compili la tua dichiarazione dei redditi usando il tuo indirizzo di casa, inserisci il tuo indirizzo di casa nel modulo W-9 così l’IRS non avrà problemi a far corrispondere i tuoi 1099 con il tuo modulo 1040.
Step 6: In questo passo opzionale, puoi fornire il nome e l’indirizzo del richiedente. Potreste voler riempire questa casella per tenere un registro di chi ha fornito il vostro numero di identificazione fiscale.
Step 7: L’IRS chiama questa sezione Parte I, che deve farvi chiedere cosa fossero tutti quei passi che avete appena completato. Qui, dovete fornire il numero di identificazione fiscale della vostra azienda, che sarà il vostro numero di previdenza sociale individuale (SSN) se siete una ditta individuale, o il vostro numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) se siete un altro tipo di azienda. Ora, alcune imprese individuali hanno anche l’EIN, ma l’IRS preferisce che le imprese individuali usino i loro SSN sul modulo W-9. Di nuovo, così facendo sarà più facile abbinare i 1099 che ricevete con la vostra dichiarazione dei redditi, che presenterete sotto il vostro SSN.
Che cosa succede se la vostra azienda è nuova e non ha un EIN? Puoi ancora compilare il modulo W-9. L’IRS dice che dovresti richiedere il tuo numero e scrivere “applied for” nello spazio per il TIN. Vorrai ottenere questo numero il più presto possibile perché, finché non lo farai, sarai soggetto alla ritenuta d’acconto. Puoi richiedere un EIN sul sito dell’IRS. Vedi le istruzioni qui sotto per il Passo 8, Parte II, per saperne di più sulla ritenuta d’acconto.
Passo 8: Nella Parte II, devi attestare la veridicità di tutte le tue informazioni prima di poter firmare il modulo W-9. Mentire intenzionalmente su un modulo fiscale potrebbe significare che dovrai pagare una multa o andare in prigione; l’IRS non scherza. Prima di firmare il modulo W-9, ecco le dichiarazioni che devi certificare sono vere, sotto pena di spergiuro:
1. Il numero mostrato su questo modulo è il mio corretto numero di identificazione del contribuente (o sono in attesa di un numero che mi verrà rilasciato).
Se stavate pensando di usare un numero di identificazione fiscale “preso in prestito”, rubato o inventato, pensateci due volte prima di mentire sotto giuramento.
2. Non sono soggetto a ritenuta di riserva perché: (a) sono esente da ritenuta d’acconto, o (b) non sono stato notificato dall’Internal Revenue Service (IRS) che sono soggetto a ritenuta d’acconto come risultato di una mancata segnalazione di tutti gli interessi o dividendi, o (c) l’IRS mi ha notificato che non sono più soggetto a ritenuta d’acconto.
La maggior parte dei contribuenti sono esenti da ritenuta d’acconto. Se non avete idea di cosa stia parlando l’IRS, probabilmente siete esenti. Se non sei esente, l’IRS ti avrà notificato, e l’azienda che ti paga deve saperlo perché è tenuta a trattenere l’imposta sul reddito dal tuo stipendio ad un tasso fisso del 24% e inviarlo all’IRS. Per inciso, ora conosci un altro buon motivo per non imbrogliare sulla tua dichiarazione dei redditi: Potresti doverlo dire a un futuro cliente, e questo potrebbe far sì che l’azienda ci pensi due volte a te. Il punto (c) dice fondamentalmente che se una volta eravate soggetti alla ritenuta d’acconto ma non lo siete più, nessuno deve saperlo.
3. Sono un cittadino americano o un’altra persona americana.
Se siete uno straniero residente, siete al sicuro. L’IRS considera anche quanto segue come “persona statunitense”: una partnership, società, azienda o associazione creata o organizzata negli Stati Uniti o sotto le leggi degli Stati Uniti; un patrimonio nazionale; e un trust nazionale. Se la tua azienda è una partnership che ha un partner straniero, si applicano regole speciali; leggi le istruzioni del modulo W-9. Se non sei un cittadino americano, potresti aver bisogno di compilare il modulo W-8 o il modulo 8233 invece.
4. Il codice FATCA inserito in questo modulo (se presente) che indica che sono esente dalla segnalazione FATCA è corretto.
Probabilmente non dovrai preoccuparti di questo, che ha a che fare con il Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).
Considerazioni speciali quando si compila il modulo W-9
Il modulo W-9 vi dice di cancellare il punto 2 di cui sopra se siete stati notificati dall’IRS che siete attualmente soggetti a ritenuta d’acconto perché non avete riportato tutti gli interessi e i dividendi nella vostra dichiarazione dei redditi.
Potete cancellare il punto 2 se state compilando il modulo W-9 in relazione a una transazione immobiliare. Il punto 2 non si applica in questo caso, quindi non importa se siete soggetti a ritenuta d’acconto.
Ora, se leggete attentamente la stampa fine nelle istruzioni del W-9, sembra indicare che la maggior parte delle persone non sono tenute a firmare questo modulo a tutti. Generalmente ti viene richiesto di firmarlo solo se l’IRS ti ha notificato che in precedenza hai fornito un TIN errato. Tecnicismi a parte, comunque, la persona che ti ha chiesto di compilare il modulo W-9 probabilmente lo considererà incompleto o non valido se non lo hai firmato, e buona fortuna nel cercare di convincerli del contrario.
Restituire il modulo W-9
Ritornare il modulo W-9 compilato all’azienda che ti ha chiesto di compilarlo. Idealmente, lo consegnerete di persona per limitare la vostra esposizione al furto d’identità, ma questo metodo spesso non è pratico. La posta è considerata relativamente sicura. Se devi inviare il modulo via e-mail, dovresti criptare sia il documento che il tuo messaggio di posta elettronica e controllare tre volte di avere l’indirizzo e-mail corretto del destinatario prima di inviare il messaggio. Servizi gratuiti sono disponibili online per aiutarvi a fare questo, ma controllate la loro reputazione prima di affidare i vostri documenti a loro.
The Bottom Line
Fornire informazioni accurate sul vostro modulo W-9 vi aiuterà a garantire che i pagamenti che ricevete – o altre transazioni che richiedono questo modulo – siano correttamente riportati all’IRS. Se non sei sicuro di alcune voci, come la corretta classificazione della tua azienda, controlla con il tuo commercialista o un altro consulente finanziario.