Quando gli imprenditori espandono le loro imprese e i loro investimenti, i cambiamenti nel panorama aziendale cominciano a diventare visibili. I cambiamenti, come l’assunzione di nuovo personale o l’acquisizione di nuovi fornitori, possono influenzare il processo complessivo del business in termini di guadagni e perdite finanziarie.
Se l’azienda è ancora bloccata nei processi di pagamento tradizionali, un gran numero di transazioni che coinvolgono clienti e fornitori può essere difficile da gestire. Un modo efficace per migliorare i processi di pagamento è quello di adattare il processo di corrispondenza a tre vie.
Che cos’è la corrispondenza a tre vie?
La corrispondenza a tre vie è il processo di corrispondenza tra fattura, ordine di acquisto e rapporto di ricezione per convalidare i dettagli di un acquisto prima di effettuare un pagamento. Lo scopo di questo processo è quello di ridurre il rischio di frode e di perdita finanziaria impedendo il rimborso di acquisti non autorizzati.
La fattura del venditore è un documento che indica l’importo dei servizi o delle merci che l’acquirente deve al fornitore. È un documento che mostra il numero della fattura, il nome e le informazioni del fornitore, gli sconti di pagamento e il piano di pagamento.
L’ordine di acquisto (PO) è un documento che elenca i tipi, le quantità e i prezzi dei prodotti e dei servizi concordati dal fornitore e dall’acquirente. Viene anche chiamato ricevuta di conferma dell’ordine.
I prodotti specifici, le quantità e i prezzi di ogni articolo ordinato sono chiamati voci di riga. Le voci di linea possono anche includere informazioni aggiuntive, come commenti o spese.
Un codice unico generato nel PO è chiamato numero PO. È usato come un numero di tracciamento o di riferimento che è uniforme con la fattura.
Intanto, il rapporto di ricezione è un documento che dichiara che l’acquirente ha ricevuto le merci o i servizi dal fornitore. Una volta riconosciuto, questo documento è anche considerato come conferma di pagamento.
Perché dovreste usare una corrispondenza a tre vie
La corrispondenza a tre vie può richiedere molto lavoro e tempo perché sia il fornitore che l’acquirente assegneranno tempo e risorse per realizzare le pratiche necessarie. Il processo richiede anche che entrambe le parti controllino e mandino i documenti avanti e indietro l’una all’altra.
Ancora, il processo di corrispondenza a tre vie è una pratica commerciale efficace sia per i fornitori che per gli acquirenti. Acquisendo, richiedendo e abbinando i tre documenti, le aziende possono garantire un processo di pagamento sicuro e a prova di errore.
Il processo di abbinamento rende semplice la verifica. Le ricevute d’ordine e le fatture dei fornitori sono due documenti standard necessari per gli audit. La richiesta di questi due documenti prima del completamento di una transazione contribuisce a un processo semplice.
Benefici di una corrispondenza a tre vie
I tre principali benefici del processo di corrispondenza a tre vie si concentrano sull’eliminazione di qualsiasi discrepanza nel processo di acquisto.
Risparmio di tempo e denaro
Un vantaggio di una corrispondenza a tre vie è quello di aiutare l’azienda a risparmiare tempo e denaro. La coerenza e l’accuratezza dei dati sono essenziali in qualsiasi processo di pagamento. Qualsiasi informazione sbagliata e duplicazione può portare a fatture di venditori fraudolenti e transazioni pagate in eccesso. Con la corrispondenza a tre vie, i pagamenti in eccesso e altri potenziali problemi di pagamento sono immediatamente segnalati anche prima della consegna.
Buona relazione fornitore-acquirente
Una corrispondenza a tre vie rafforza anche le relazioni con i fornitori. Quando i documenti necessari sono soddisfatti e presentati in tempo, i fornitori si sentono importanti e apprezzati. Come risultato, considerano l’azienda come un partner d’affari rispettabile e affidabile.
La revisione contabile è resa facile
Una corrispondenza a tre vie può anche rendere più facile la revisione contabile e la contabilità. Se i documenti sono completi e senza errori, la compilazione diventa senza problemi. Inoltre, i revisori non avranno difficoltà a controllare i dati presentati.
Come funziona un processo di corrispondenza a tre vie
Il processo di corrispondenza a tre vie funziona sistematicamente e come segue:
- L’acquirente effettua l’ordine al fornitore. Un PO corrispondente viene inviato al fornitore sulla base dell’ordine effettuato.
- Un dipartimento di contabilità fornitori (AP) crea una fattura sulla base del PO.
- L’acquirente riceve una fattura dal fornitore sulla base del PO.
- I dettagli della fattura saranno controllati se il contenuto corrisponde al PO. Il controllo sarà fatto attraverso un processo di approvazione della fattura.
- L’acquirente riconosce un rapporto di ricezione emesso dal fornitore come prova del pagamento e del completamento dell’ordine.
- Se tutti i dettagli nei tre documenti corrispondono, la fattura viene approvata, e il pagamento viene rilasciato.
Come funziona una corrispondenza a tre vie
Per avere una spiegazione più dettagliata di come funziona il processo, ecco un esempio:
Un’agenzia pubblicitaria ha bisogno di 20 nuovi computer portatili per i suoi dipendenti. Dopo aver effettuato gli ordini, l’ordine di acquisto viene inviato al fornitore.
Dopo aver ordinato gli articoli dal fornitore, l’ufficio acquisti dell’agenzia riceve una fattura di 10.000 dollari o informazioni di fatturazione. La fattura si basa sull’OP inviato dall’acquirente al fornitore.
Il reparto contabilità dell’agenzia conduce poi un processo di approvazione della fattura. Durante questo processo, i dipartimenti acquisti e contabilità devono verificare le voci elencate nella fattura se corrispondono all’OP, includendo ogni voce e numero dell’OP.
Al momento della consegna dei computer portatili all’agenzia, il dipartimento di ricezione controlla l’OP e la fattura con il rapporto di ricezione o la ricevuta della merce. Questa ricevuta serve come prova del pagamento e della consegna degli articoli.
Un altro documento che può essere incluso nel pacco di consegna è la bolla di accompagnamento. Questo documento indica i dettagli-contenuti del pacco, la data dell’ordine e della consegna e l’indirizzo di consegna. Quando un computer portatile manca o è danneggiato durante la consegna, il dipartimento ricevente può fare riferimento alla bolla di accompagnamento per eventuali modifiche.
In definitiva, tutti i documenti devono avere le stesse informazioni. Se i tre documenti essenziali – PO, fattura e rapporto di ricevimento – coincidono con la consegna effettiva, allora si tratta di una corrispondenza a tre.
Per migliorare l’elaborazione della corrispondenza a tre vie, un servizio di pagamento, come Tipalti, con ottimizzazione end-to-end, dal posizionamento dell’ordine al rilascio del pagamento, è un must per una procedura standardizzata.
La differenza tra la corrispondenza a 2 vie, a 3 vie e a 4 vie
Per impostazione predefinita, una corrispondenza a 2 vie è ciò che le aziende hanno di solito. Il processo ha bisogno solo di due documenti, la fattura e l’OP. Nel frattempo, la corrispondenza a 4 vie aggiunge un altro livello nel processo per scopi di ispezione e verifica.
Il processo di ispezione viene fatto dopo la consegna. Tutti i documenti sono sottoposti a controlli incrociati e ispezionati prima di accettare definitivamente le merci o i servizi.
La corrispondenza a 4 vie è la più lunga ma più meticolosa tra tutti i processi. Dovrebbe essere fatto solo quando è necessaria una stretta conformità o una verifica.
Paragonato alla corrispondenza a 2 vie e a 4 vie, il processo di corrispondenza a 3 vie è la scelta ideale del controllo interno.
Lo scopo principale della corrispondenza a 3 vie è quello di prevenire qualsiasi fattura o pagamento errato e fraudolento in un’azienda. La corrispondenza a 3 vie aiuta le aziende a evitare i problemi relativi ai conti correnti risolvendo qualsiasi possibile discrepanza su fatture e ordini prima che i pagamenti vengano elaborati.
Gli svantaggi del processo di corrispondenza manuale
La maggior parte delle aziende utilizza processi di corrispondenza manuale per registrare le transazioni finanziarie. L’elaborazione manuale include l’ottenimento di documenti fisici sotto forma di riviste o registri.
Anche se i documenti fisici possono essere tradizionali e sempre accessibili, ci sono molti più svantaggi rispetto alle soluzioni automatizzate.
Costa di più
L’elaborazione manuale media costa circa $12-$30 per pezzo, il che può far saltare circa cinque o sei cifre al mese. Ogni carta utilizzata costa anche una fortuna se calcolata separatamente dal servizio. Considerare metodi alternativi, come l’elaborazione automatizzata, può prendere una grossa fetta del budget stanziato per la gestione manuale.
Consumo di tempo
L’elaborazione manuale delle corrispondenze richiede tempo per essere completata, anche con due o tre impiegati che ci lavorano insieme. Riunire persone, come fornitori e supervisori, per firmare i documenti può richiedere tempo. Anche il confronto fisico e l’inserimento dei dati possono causare ritardi.
Pagamenti in ritardo
Per quanto le aziende vogliano pagare i loro fornitori in tempo, l’elaborazione manuale può causare ritardi a causa di arretrati o documenti fuori posto. I pagamenti ritardati macchiano la reputazione di un’azienda e possono influenzare le transazioni future.
Errore umano
L’elaborazione e il controllo manuale dei dati è laborioso e può essere soggetto a errori e interpretazioni errate poiché tutto è fatto a mano. Le copie fisiche possono anche essere collocate male, perse o danneggiate a causa di una cattiva gestione o di problemi di stoccaggio.
Passando a una soluzione software per il pagamento elettronico, come Tipalti, è possibile eliminare gli svantaggi dei processi di corrispondenza manuale.
Perché si dovrebbe automatizzare il processo di corrispondenza
Automatizzare il processo di corrispondenza può aiutare a risparmiare tempo, denaro, risorse ed energia. Passare a un processo digitalizzato assicura prontezza nei pagamenti, precisione nella codifica dei dati e accessibilità in varie piattaforme.
L’automazione del PA, come quella offerta da Tipalti, può ridurre l’80% del carico di lavoro del reparto contabilità senza impiegare personale aggiuntivo.
I processi di corrispondenza automatizzati riducono anche il tempo dedicato a un compito. Genera e invia le fatture automaticamente senza errori – niente più arretrati e pagamenti ritardati.
La soluzione di automazione per il processo di abbinamento
Un’automazione AP integrata è una soluzione innovativa ed efficiente per le aziende che vogliono minimizzare il carico di lavoro e massimizzare la produttività dei dipendenti.
Tipalti è la soluzione di automazione per tutti i guai AP che le aziende con processi di corrispondenza manuale stanno vivendo. Le fatture vengono inviate e ricevute tramite e-mail o portale web, il che rende l’elaborazione del pagamento quasi senza sforzo. Le fatture possono essere inviate in lotti per un’elaborazione aziendale più organizzata.
L’elaborazione di Tippalti non finisce qui. Ha anche cicli intorno alla procedura di pagamento completa e raccoglie i documenti corrispondenti per un processo più snello.
Capire di cosa ha bisogno l’azienda e come l’azienda può migliorare, soprattutto nell’aspetto finanziario, può essere un punto di partenza per un’organizzazione per crescere e guadagnare trazione nel lungo periodo. Le innovazioni AP sono elementi vitali per una soluzione aziendale globale sostenibile e centralizzata, un pagamento alla volta.