フリーランスや独立系の契約者として働いていると、ほとんどのクライアントからForm W-9, Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certificationの記入を求められます。
クライアントはW-9に記載された情報をもとに、あなたの名前、会社名、住所、納税者番号（TIN）を1099-MISCに記載します。 クライアントは、1099-MISCの1部をIRSに、もう1部をあなたに、それぞれ税年度終了後の1月下旬に送付します。
その他、W-9の記入を求められる可能性のある状況には以下のようなものがあります。
- 特定の不動産取引
- 支払ったモーゲージ金利
- 担保付資産の取得または放棄
- 債務の解約
- 個人退職金制度（IRA）への拠出
How to Complete Form W-9:
Form W-9は最も簡単に記入できるIRSフォームの1つですが、税金に関するフォームは不安だという方もご安心ください。
ステップ1：タックスリターンに記載されているあなたの名前を入力してください。
ステップ2：ステップ1で入力した名前と異なる場合は、あなたのビジネス名または「ディスレガード・エンティティ」の名前を入力してください。 例えば、あなたは個人事業主かもしれませんが、マーケティングのために、個人名をビジネスネームとして使用せず、代わりに他の名前で「doing business as」を使用しています。 その場合は、ここにその名前を入力します。 Disregarded entityの部分については、それが何であるかを知らなければ、おそらくあなたはdisregarded entityではないでしょう。
Step 3: 連邦税の分類上、あなたはどのタイプのビジネス・エンティティですか？ 該当するボックスにチェックを入れてください。
Step 4: Exemptions. おそらく、これらのボックスは空欄のままにしておくことでしょう。 ここでは、いくつかの例外があります。
1. 1. 法人など、バックアップの源泉徴収が免除されている受取人(ほとんどの場合)は、「Exempt payee code」ボックスにコードを入力する必要があるかもしれません。 Form W-9の説明書には、免除される受取人とそのコード、およびこれらのコードを使用すべき支払いの種類が記載されています。
2. 外国口座税務コンプライアンス法（FATCA）の下で報告が免除されている受取人は、「Exemption from FATCA reporting code」ボックスにコードを入力する必要があるかもしれません。
ステップ5: ストリートアドレス、シティ、ステート、ジップコードを入力してください。 自宅の住所と会社の住所が違う場合は？ Form W-9にはどちらの住所を記入すべきでしょうか？ 確定申告の際に使用する住所を使用してください。
ステップ6：このオプションのステップでは、要求者の名前と住所を提供することができます。
ステップ7: IRSはこのセクションをパートIと呼んでいますが、これを見ると、先ほどのステップは一体何だったのかと思ってしまいます。 これは、個人事業の場合はSSN（Social Security Number）、それ以外の事業の場合はEIN（Employee Identification Number）です。 EINを持つ個人事業主もいますが、IRSは個人事業主がW-9フォームにSSNを使用することを推奨しています。
もしあなたのビジネスが新しく、EINを持っていない場合は？ フォームW-9に記入することは可能です。 IRSは、あなたの番号を申請し、TINの欄に「Applied for」と記入するようにと言っています。 EINを取得するまでは、バックアップ源泉徴収の対象となりますので、できるだけ早く取得したいものです。 EINの申請は、IRSのウェブサイトで行えます。
Step 8: Part IIでは、フォームW-9に署名する前に、すべての情報が真実であることを証明しなければなりません。 意図的にタックスフォームに嘘を書くと、罰金や刑務所に行かなければならないこともあります。 W-9フォームに署名する前に、偽証罪の適用を受けて真実であることを証明しなければならない記述は以下の通りです。
このフォームに記載されている番号は、私の正しい納税者番号です（または、私は番号が発行されるのを待っています）。
もし、「借り物」や「盗品」、「でっち上げ」の納税者番号を使おうと考えていたなら、宣誓する前によく考えてください。
2:
ほとんどの納税者は、Backup Withholdingを免除されていますが、IRS（米国内国歳入庁）から、利息や配当金の報告を怠った結果、Backup Withholdingの対象になったという通知を受けていません。 IRSが何を言っているのかわからないという人は、おそらく免除されているでしょう。 もし免除されていなくても、IRSはあなたに通知しているでしょうし、あなたに給料を支払っている会社は、あなたの給料から一律24％の所得税を源泉徴収してIRSに送ることになっているので、知る必要があります。 ちなみに、これで確定申告で不正をしてはいけないもう一つの理由がわかりましたね。 それは、将来の顧客にそのことを伝えなければならないかもしれないし、それによって会社があなたのことを考え直すかもしれないからです。
3.私は米国市民またはその他の米国人です。
あなたが居住外国人であれば、問題ありません。 また、IRSは以下のものを「U.S.パーソン」とみなしています：米国内で、または米国の法律に基づいて設立または組織されたパートナーシップ、法人、会社、または協会、国内の不動産、および国内の信託。 あなたのビジネスがパートナーシップで、外国人パートナーがいる場合は、特別なルールが適用されますので、フォームW-9の説明書をお読みください。
4.このフォームに入力されたFATCAコード（もしあれば）は、私がFATCA報告を免除されていることを示しています。
外国口座税務コンプライアンス法（FATCA）に関連するこの項目については、おそらく心配する必要はないでしょう。
Special Considerations When Filing Form W-9
Form W-9では、確定申告ですべての利息や配当金を報告しなかったために、現在バックアップ源泉徴収の対象となっていることをIRSから通知された場合、上記の項目2を消すように指示されています。
不動産取引に関連してForm W-9を記入する場合は、項目2を消しても構いません。
さて、W-9の説明書の細かい文字をよく読むと、ほとんどの人はこのフォームに署名する必要はないようです。
さて、W-9の説明書をよく読むと、ほとんどの人はこのフォームに署名する必要はないようです。
Returning Form W-9
記入したW-9を、記入を依頼した企業に返してください。 理想的には、個人情報の盗難に遭わないように直接届けることですが、この方法は現実的でないことが多いです。 郵便は比較的安全と考えられます。 フォームを電子メールで送信しなければならない場合は、文書と電子メールメッセージの両方を暗号化し、メッセージを送信する前に受信者の電子メールアドレスが正しいかどうかを3回確認してください。
The Bottom Line
Form W-9に正確な情報を提供することで、受け取った支払いや、このフォームを必要とするその他の取引が、IRSに適切に報告されることになります。 ビジネスの適切な分類など、いくつかの項目について不明な点がある場合は、会計士や他のファイナンシャルアドバイザーに確認してください。