Quando os proprietários de empresas expandem os seus empreendimentos e investimentos, as mudanças no panorama da empresa começam a tornar-se visíveis. Alterações, tais como a contratação de novos funcionários ou a conquista de novos fornecedores, podem afectar o processo global da empresa em termos de ganhos e perdas financeiras.
Se a empresa ainda estiver presa nos processos de pagamento tradicionais, um grande número de transacções envolvendo clientes e fornecedores pode ser um desafio a enfrentar. Uma forma eficaz de melhorar os processos de pagamento é adaptar o processo de correspondência tripartida.
O que é a correspondência tripartida?
Uma correspondência tripartida é o processo de correspondência da factura, ordem de compra, e receber relatório para validar os detalhes de uma compra antes de fazer um pagamento. O objectivo deste processo é reduzir o risco de fraude e perda financeira, evitando o reembolso de compras não autorizadas.
A factura do fornecedor é um documento que declara o montante dos serviços ou bens que o comprador deve ao fornecedor. É um documento que mostra o número da factura, nome e informação do fornecedor, descontos no pagamento, e calendário de pagamentos.
O pedido de compra (PO) é um documento que lista os tipos, quantidades e preços de produtos e serviços acordados pelo fornecedor e comprador. É também chamada de recibo de confirmação de encomenda.
Os produtos, quantidades, e preços específicos de cada item encomendado são chamados de itens de linha. Os itens da linha podem também incluir informações adicionais, tais como comentários ou encargos.
Um código único gerado no pedido chama-se número do pedido. É utilizado como um número de rastreio ou referência que é uniforme com a factura.
Mean entretanto, o relatório de recepção é um documento que declara que o comprador recebeu os bens ou serviços do fornecedor. Uma vez reconhecido, este documento é também considerado como confirmação de pagamento.
Porque deve utilizar uma correspondência de três vias
A correspondência de três vias pode ser trabalhosa e demorada, porque tanto o fornecedor como o comprador alocarão tempo e recursos para cumprir a papelada necessária. O processo também exige que ambas as partes verifiquem e enviem documentos de ida e volta.
P>Posto isto, o processo de correspondência de três vias é uma prática comercial eficaz tanto para fornecedores como para compradores. Ao adquirir, exigir e combinar os três documentos, as empresas podem assegurar um processo de pagamento seguro e à prova de tolos.
O processo de combinação torna a auditoria simples. Os recibos das encomendas e as facturas dos fornecedores são dois documentos padrão necessários para auditorias. A exigência destes dois documentos antes da conclusão de uma transacção contribui para um processo simples.
Benefícios de uma correspondência a três vias
Os três principais benefícios do processo de correspondência a três vias centram-se na eliminação de quaisquer discrepâncias no processo de compra.
Economia de tempo e dinheiro
Um dos benefícios de uma correspondência tripartida é ajudar a empresa a poupar tempo e dinheiro. Consistência e exactidão dos dados são essenciais em qualquer processo de pagamento. Qualquer informação errada e duplicação pode levar a facturas fraudulentas de fornecedores e transacções pagas em excesso. Com o jogo a três, o pagamento excessivo e outros potenciais problemas de pagamento são imediatamente assinalados mesmo antes da entrega.
Bom relação fornecedor-comprador
Um jogo a três fortalece também as relações fornecedor-comprador. Quando os documentos necessários são preenchidos e apresentados a tempo, os fornecedores sentem-se importantes e valorizados. Como resultado, eles consideram a empresa como um parceiro comercial respeitável e de confiança.
Auditoria facilitada
Uma partida a três pode também tornar mais fácil a auditoria e a contabilidade. Se os documentos estiverem completos e isentos de erros, a sua compilação torna-se sem problemas. Além disso, os auditores não terão dificuldade em verificar os dados apresentados.
Como funciona um processo de correspondência a três vias
O processo de correspondência a três vias funciona sistematicamente, e como se segue:
- O comprador faz a encomenda com o fornecedor. Um PO correspondente é enviado ao fornecedor com base na encomenda efectuada.
- Um departamento de contas a pagar (AP) cria uma factura baseada no PO.
- O comprador recebe uma factura do fornecedor com base no PO.
- Os detalhes da factura serão verificados se o conteúdo corresponde ao PO. A verificação será feita através de um processo de aprovação da factura.
- O comprador reconhece um relatório de recepção emitido pelo fornecedor como prova de pagamento e conclusão da encomenda.
- Se todos os detalhes nos três documentos coincidirem, a factura é aprovada, e o pagamento é liberado.
Como funciona uma correspondência de três vias
Para obter uma explicação mais detalhada de como o processo funciona, eis um exemplo:
Uma agência de publicidade necessita de 20 novos computadores portáteis para os seus empregados utilizarem. Ao fazer as encomendas, o PO é enviado ao fornecedor.
Após a encomenda dos artigos do fornecedor, o departamento de compras da agência recebe uma factura de $10.000 ou informações de facturação. A factura é baseada no PO enviado pelo comprador ao fornecedor.
O departamento de contabilidade da agência conduz então um processo de aprovação de facturação. Durante este processo, os departamentos de compras e contabilidade têm de verificar os itens listados na factura se correspondem ao PO, incluindo cada item e número de PO.
Entrega dos portáteis na agência, o departamento de recepção verifica o PO e a factura com o relatório de recepção ou recepção de mercadorias. Este recibo serve como prova de pagamento e entrega dos artigos.
Outro documento que pode ser incluído no pacote de entrega é a guia de remessa. Este documento indica os detalhes da encomenda – conteúdos, data da encomenda e entrega, e endereço de entrega. Quando um portátil estiver em falta ou for danificado durante a entrega, o departamento receptor pode consultar a guia de remessa para possíveis alterações.
Ultimamente, todos os documentos devem ter a mesma informação. Se os três documentos essenciais – PO, factura, e relatório de recepção – coincidirem com a entrega efectiva, então é uma correspondência a três.
Para melhorar o processamento de correspondência de três vias, um serviço de pagamento, como o Tipalti, com optimização de ponta a ponta, desde a colocação da encomenda até à liberação do pagamento, é um requisito obrigatório para um procedimento padronizado.
A diferença entre correspondência de 2 vias, 3 vias, e 4 vias
Por defeito, uma correspondência de 2 vias é o que as empresas normalmente têm. O processo só precisa de dois documentos, a factura, e a PO. Entretanto, a correspondência de 4 vias acrescenta outra camada no processo para fins de inspecção e verificação.
O processo de inspecção é feito após a entrega. Todos os documentos são cruzados e inspeccionados antes de finalmente aceitarem os bens ou serviços.
A correspondência de 4 vias é a mais demorada mas mais meticulosa de todos os processos. Deve ser feito apenas quando é necessário um cumprimento rigoroso ou verificação.
Comparado com a correspondência de 2 e 4 vias, o processo de correspondência de 3 vias é a escolha ideal de controlo interno.
O objectivo principal da correspondência de 3 vias é evitar que qualquer factura ou pagamento incorrecto e fraudulento ocorra numa empresa. A correspondência de 3 vias ajuda as empresas a evitar problemas relacionados com a TA, resolvendo quaisquer possíveis desajustes nas facturas e encomendas antes de os pagamentos serem processados.
Os Drawbacks do Processo de correspondência manual
A maioria das empresas utiliza processos de correspondência manual para registar transacções financeiras. O processamento manual inclui a obtenção de documentos físicos em forma de jornais ou livros-razão.
Embora os registos físicos possam ser tradicionais e sempre acessíveis, há muito mais desvantagens em comparação com as soluções automatizadas.
Custos Mais
O processamento manual médio custa cerca de $12-$30 por peça, o que pode aumentar cerca de cinco a seis dígitos por mês. Cada papel utilizado também custa uma fortuna se for calculado separadamente do serviço. Considerando métodos alternativos, como o processamento automático, pode ser necessário uma grande parte do orçamento atribuído ao manuseamento manual.
Time-consuming
O processamento de correspondência manual leva tempo a concluir, mesmo com dois ou três empregados a trabalhar em conjunto. Reunir pessoas, tais como fornecedores e supervisores, para assinar documentos pode levar tempo. A comparação física e a introdução de dados também pode causar atrasos.
Pagamentos tardios
Por muito que as empresas queiram pagar aos seus fornecedores a tempo, o processamento manual pode causar atrasos devido aos atrasos ou aos documentos mal colocados. Os pagamentos atrasados mancham a reputação de uma empresa e podem afectar futuras transacções.
Errotério humano
O processamento e verificação manual de dados é trabalhoso e pode ser propenso a erros e interpretações erradas, uma vez que tudo é feito à mão. As cópias físicas também podem ser mal colocadas, perdidas, ou danificadas devido a problemas de manuseamento ou armazenamento.
Comutar para uma solução de software electrónico pagável, como o Tipalti, pode erradicar as desvantagens dos processos de correspondência manual.
Porquê automatizar o seu processo de correspondência
Automizar o processo de correspondência pode ajudar a poupar tempo, dinheiro, recursos, e energia. Passar para um processo digitalizado assegura rapidez nos pagamentos, precisão na codificação de dados e acessibilidade em várias plataformas.
A automatização do PA, como o que Tipalti oferece, pode reduzir 80% da carga de trabalho do departamento de contabilidade sem empregar pessoal adicional.
Processos automatizados de correspondência também reduzem o tempo gasto numa tarefa. Gera e envia facturas automaticamente sem erros – sem mais atrasos e atrasos nos pagamentos.
A Solução de Automatização para Processos de Correspondência
Uma automatização AP integrada é uma solução inovadora e eficiente para empresas que querem minimizar a carga de trabalho e maximizar a produtividade dos empregados.
Tipalti é a solução de automatização para todas as preocupações de AP que as empresas com processos de correspondência manual estão a experimentar. As facturas são enviadas e recebidas através de correio electrónico ou portal web, o que torna o processamento do pagamento quase sem esforço. As facturas podem ser enviadas em lotes para um processamento comercial mais organizado.
O processamento de Tipalti não termina aí. Também percorre todo o processo de pagamento e reúne os documentos correspondentes para um processo mais racionalizado.
Saber o que a empresa precisa e como a empresa pode melhorar, especialmente no aspecto financeiro, pode ser um ponto de partida para uma organização crescer e ganhar tracção a longo prazo. As inovações da AP são elementos vitais para uma solução empresarial global sustentável e centralizada, um pagamento de cada vez.