Wenn Geschäftsinhaber ihre Unternehmungen und Investitionen ausweiten, werden Veränderungen in der Unternehmenslandschaft langsam sichtbar. Veränderungen, wie die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Gewinnung neuer Lieferanten, können sich auf den Gesamtprozess des Unternehmens in Bezug auf finanzielle Gewinne und Verluste auswirken.
Wenn das Unternehmen noch in traditionellen Zahlungsprozessen verhaftet ist, kann eine große Anzahl von Transaktionen mit Kunden und Lieferanten eine Herausforderung darstellen. Eine effektive Möglichkeit zur Verbesserung der Zahlungsprozesse ist die Anpassung des Drei-Wege-Abgleichs.
Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?
Ein Drei-Wege-Abgleich ist der Prozess des Abgleichs der Rechnung, der Bestellung und des Eingangsberichts, um die Details eines Kaufs zu validieren, bevor eine Zahlung erfolgt. Der Zweck dieses Prozesses ist es, das Risiko von Betrug und finanziellen Verlusten zu reduzieren, indem die Rückerstattung von nicht autorisierten Käufen verhindert wird.
Die Lieferantenrechnung ist ein Dokument, das den Betrag der Dienstleistungen oder Waren angibt, den der Käufer dem Lieferanten schuldet. Es ist ein Dokument, das die Rechnungsnummer, den Namen und die Informationen des Lieferanten, Zahlungsabschläge und den Zahlungsplan enthält.
Die Bestellung (PO) ist ein Dokument, das die Arten, Mengen und Preise der Produkte und Dienstleistungen auflistet, die zwischen dem Lieferanten und dem Käufer vereinbart wurden. Sie wird auch als Auftragsbestätigung bezeichnet.
Die spezifischen Produkte, Mengen und Preise der einzelnen bestellten Artikel werden als Positionen bezeichnet. Die Positionen können auch zusätzliche Informationen enthalten, wie z.B. Kommentare oder Gebühren.
Ein eindeutiger Code, der in der Bestellung generiert wird, heißt Bestellnummer. Sie wird als Tracking- oder Referenznummer verwendet, die mit der Rechnung einheitlich ist.
Die Empfangsbestätigung ist ein Dokument, das bestätigt, dass der Käufer die Waren oder Dienstleistungen vom Lieferanten erhalten hat. Einmal bestätigt, gilt dieses Dokument auch als Zahlungsbestätigung.
Warum sollten Sie einen Drei-Wege-Abgleich verwenden
Der Drei-Wege-Abgleich kann arbeitsintensiv und zeitaufwändig sein, da sowohl der Lieferant als auch der Käufer Zeit und Ressourcen aufwenden müssen, um den notwendigen Papierkram zu erledigen. Der Prozess erfordert außerdem, dass beide Parteien die Dokumente prüfen und sich gegenseitig zusenden.
Dennoch ist der Drei-Wege-Abgleich eine effektive Geschäftspraxis sowohl für Lieferanten als auch für Käufer. Durch das Erfassen, Anfordern und Abgleichen der drei Dokumente können Unternehmen einen narrensicheren und sicheren Zahlungsprozess gewährleisten.
Der Abgleichprozess macht die Prüfung einfach. Bestellbelege und Lieferantenrechnungen sind zwei Standarddokumente, die für Audits benötigt werden. Die Anforderung dieser beiden Dokumente vor Abschluss einer Transaktion trägt zu einem unkomplizierten Prozess bei.
Vorteile eines Drei-Wege-Abgleichs
Die drei Hauptvorteile des Drei-Wege-Abgleichs konzentrieren sich auf die Beseitigung von Unstimmigkeiten im Einkaufsprozess.
Zeit- und Geldersparnis
Ein Vorteil eines Drei-Wege-Abgleichs ist, dass er dem Unternehmen hilft, Zeit und Geld zu sparen. Konsistenz und Genauigkeit der Daten sind in jedem Zahlungsprozess wichtig. Falsche Informationen und Doppelungen können zu betrügerischen Lieferantenrechnungen und überzahlten Transaktionen führen. Mit dem Drei-Wege-Abgleich werden Überzahlungen und andere potenzielle Zahlungsprobleme sofort erkannt, noch vor der Lieferung.
Gute Lieferanten-Käufer-Beziehung
Ein Drei-Wege-Abgleich stärkt auch die Lieferantenbeziehungen. Wenn notwendige Dokumente erfüllt und pünktlich eingereicht werden, fühlen sich die Lieferanten wichtig und wertgeschätzt. Dadurch betrachten sie das Unternehmen als seriösen und vertrauenswürdigen Geschäftspartner.
Auditierung leicht gemacht
Ein Drei-Wege-Abgleich kann auch die Auditierung und Buchführung erleichtern. Wenn die Dokumente vollständig und fehlerfrei sind, wird die Zusammenstellung mühelos.
Wie ein Drei-Wege-Abgleich funktioniert
Der Drei-Wege-Abgleich funktioniert systematisch und wie folgt:
- Der Einkäufer gibt die Bestellung beim Lieferanten auf. Basierend auf der Bestellung wird eine entsprechende Bestellung an den Lieferanten gesendet.
- Eine Kreditorenbuchhaltung erstellt eine Rechnung basierend auf der Bestellung.
- Der Einkäufer erhält eine Rechnung vom Lieferanten basierend auf der Bestellung.
- Die Rechnungsdetails werden geprüft, ob der Inhalt mit der Bestellung übereinstimmt. Die Prüfung erfolgt durch einen Rechnungsfreigabeprozess.
- Der Einkäufer bestätigt einen vom Lieferanten ausgestellten Empfangsbericht als Nachweis der Zahlung und der Auftragsabwicklung.
- Wenn alle Details in den drei Dokumenten übereinstimmen, wird die Rechnung genehmigt und die Zahlung freigegeben.
Wie ein Drei-Wege-Abgleich funktioniert
Um eine genauere Erklärung zu erhalten, wie der Prozess funktioniert, hier ein Beispiel:
Eine Werbeagentur benötigt 20 neue Laptops für ihre Mitarbeiter. Nach der Bestellung wird die Bestellung an den Lieferanten geschickt.
Nach der Bestellung der Artikel beim Lieferanten erhält die Einkaufsabteilung der Agentur eine Rechnung über 10.000 $ oder Rechnungsinformationen. Die Rechnung basiert auf der Bestellung, die der Einkäufer an den Lieferanten geschickt hat.
Die Buchhaltungsabteilung der Agentur führt dann einen Rechnungsfreigabeprozess durch. Während dieses Prozesses müssen die Einkaufs- und die Buchhaltungsabteilung die in der Rechnung aufgeführten Positionen überprüfen, ob sie mit der Bestellung übereinstimmen, einschließlich jeder Einzelposition und der Bestellnummer.
Bei der Lieferung der Laptops an die Agentur prüft die empfangende Abteilung die Bestellung und die Rechnung mit dem Empfangsbericht oder Wareneingang. Dieser Beleg dient als Nachweis für die Zahlung und Lieferung der Artikel.
Ein weiteres Dokument, das im Lieferpaket enthalten sein kann, ist der Packzettel. Dieses Dokument enthält Angaben zum Inhalt des Pakets, zum Bestell- und Lieferdatum sowie zur Lieferadresse. Wenn ein Laptop fehlt oder bei der Lieferung beschädigt wird, kann der Wareneingang auf den Packzettel verweisen.
Schließlich müssen alle Dokumente die gleichen Informationen enthalten. Stimmen die drei wesentlichen Dokumente – Lieferschein, Rechnung und Wareneingangsbericht – mit der tatsächlichen Lieferung überein, handelt es sich um einen Dreifach-Match.
Um die Abwicklung des Drei-Wege-Abgleichs zu verbessern, ist ein Zahlungsservice wie Tipalti mit einer End-to-End-Optimierung von der Auftragserteilung bis zur Zahlungsfreigabe ein Muss für ein standardisiertes Verfahren.
Der Unterschied zwischen 2-Wege-, 3-Wege- und 4-Wege-Abgleich
Standardmäßig ist ein 2-Wege-Abgleich das, was Unternehmen normalerweise haben. Der Prozess benötigt nur zwei Dokumente, die Rechnung und die Bestellung. Währenddessen fügt der 4-Wege-Abgleich eine weitere Ebene in den Prozess ein, die der Inspektion und Verifizierung dient.
Der Prüfprozess wird nach der Lieferung durchgeführt. Alle Dokumente werden gegengeprüft und inspiziert, bevor die Ware oder Dienstleistung endgültig abgenommen wird.
Der 4-Wege-Abgleich ist der zeitaufwändigste, aber sorgfältigste unter allen Prozessen. Er sollte nur durchgeführt werden, wenn eine strikte Einhaltung oder Überprüfung erforderlich ist.
Im Vergleich zum 2-Wege- und 4-Wege-Abgleich ist der 3-Wege-Abgleich die ideale Wahl für die interne Kontrolle.
Der Hauptzweck des 3-Wege-Abgleichs ist es, falsche und betrügerische Rechnungen oder Zahlungen in einem Unternehmen zu verhindern. Der 3-Wege-Abgleich hilft Unternehmen, Probleme im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung zu vermeiden, indem er mögliche Unstimmigkeiten bei Rechnungen und Bestellungen auflöst, bevor Zahlungen verarbeitet werden.
Die Nachteile des manuellen Abgleichs
Die meisten Unternehmen verwenden manuelle Abgleichsprozesse, um finanzielle Transaktionen zu erfassen. Die manuelle Verarbeitung beinhaltet die Beschaffung von physischen Dokumenten in Form von Journalen oder Hauptbüchern.
Auch wenn physische Aufzeichnungen traditionell und immer zugänglich sind, haben sie im Vergleich zu automatisierten Lösungen weitaus mehr Nachteile.
Kostet mehr
Die durchschnittliche manuelle Verarbeitung kostet etwa 12 bis 30 Dollar pro Stück, was pro Monat einen fünf- bis sechsstelligen Betrag ausmachen kann. Auch jedes verwendete Papier kostet ein Vermögen, wenn es separat von der Dienstleistung berechnet wird. Die Erwägung alternativer Methoden, wie z. B. die automatisierte Verarbeitung, kann einen großen Teil des für die manuelle Bearbeitung vorgesehenen Budgets in Anspruch nehmen.
Zeitaufwendig
Die manuelle Abgleichsverarbeitung nimmt viel Zeit in Anspruch, selbst wenn zwei oder drei Mitarbeiter gemeinsam daran arbeiten. Das Versammeln von Personen, wie z.B. Lieferanten und Vorgesetzte, um Dokumente zu unterschreiben, kann Zeit in Anspruch nehmen. Auch das physische Vergleichen und Eingeben von Daten kann zu Verzögerungen führen.
Verspätete Zahlungen
So sehr Unternehmen ihre Lieferanten auch pünktlich bezahlen wollen, die manuelle Verarbeitung kann aufgrund von Rückständen oder verlegten Dokumenten zu Verzögerungen führen. Verspätete Zahlungen schaden dem Ruf eines Unternehmens und können sich auf künftige Transaktionen auswirken.
Menschliche Fehler
Manuelle Datenverarbeitung und -prüfung ist mühsam und kann anfällig für Fehler und Fehlinterpretationen sein, da alles von Hand gemacht wird. Physische Kopien können auch verlegt werden, verloren gehen oder durch falsche Handhabung oder Lagerprobleme beschädigt werden.
Die Umstellung auf eine elektronische Kreditoren-Softwarelösung wie Tipalti kann die Nachteile manueller Abgleichprozesse ausmerzen.
Warum Sie Ihren Abgleichprozess automatisieren sollten
Durch die Automatisierung des Abgleichprozesses können Sie Zeit, Geld, Ressourcen und Energie sparen. Die Umstellung auf einen digitalisierten Prozess gewährleistet Schnelligkeit bei Zahlungen, Genauigkeit bei der Codierung von Daten und Zugänglichkeit auf verschiedenen Plattformen.
Automatisierung, wie sie Tipalti anbietet, kann die Buchhaltung um 80 % entlasten, ohne zusätzliches Personal einzustellen.
Automatisierte Abgleichsprozesse reduzieren auch die Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird. Sie generiert und versendet Rechnungen automatisch und ohne Fehler – keine Rückstände und verzögerte Zahlungen mehr.
Die Automatisierungslösung für den Abgleichprozess
Eine integrierte AP-Automatisierung ist eine innovative und effiziente Lösung für Unternehmen, die den Arbeitsaufwand minimieren und die Produktivität der Mitarbeiter maximieren wollen.
Tipalti ist die Automatisierungslösung für alle AP-Probleme, die Unternehmen mit manuellen Matching-Prozessen erleben. Rechnungen werden per E-Mail oder Webportal versendet und empfangen, was die Zahlungsabwicklung fast mühelos macht. Rechnungen können in Stapeln verschickt werden, um die Geschäftsabwicklung besser zu organisieren.
Die Verarbeitung von Tipalti hört damit nicht auf. Es durchläuft auch den gesamten Zahlungsvorgang und stellt die passenden Dokumente zusammen, um den Prozess zu straffen.
Zu wissen, was das Unternehmen braucht und wie es sich verbessern kann, vor allem in finanzieller Hinsicht, kann ein Ausgangspunkt für ein Unternehmen sein, um zu wachsen und langfristig an Boden zu gewinnen. AP-Innovationen sind wichtige Elemente für eine nachhaltige und zentralisierte globale Geschäftslösung, eine Zahlung nach der anderen.